Microsoft 365 für KMU: Warum der Wechsel jetzt Sinn macht!

Das Support-Ende von Office 2016 und 2019 steht bevor – ein entscheidender Moment für KMU! Microsoft 365 bietet für KMU die zukunftssichere Lösung, um Cyberrisiken zu minimieren und moderne Arbeitsweisen zu fördern. Alternativ lockt Office 2024, doch wie sinnvoll ist diese Wahl wirklich? In diesem Artikel erfährst Du, welche Option langfristig die beste für Dein Unternehmen ist.

Support-Ende von Office 2016 und 2019: Warum jetzt Handeln wichtig ist

Das Support-Ende von Office 2016 und 2019 zwingt Unternehmen zum Handeln. Für KMU ist jetzt der Moment gekommen, auf eine sichere und zukunftsorientierte Lösung umzusteigen. Microsoft 365 für KMU bietet umfassenden Schutz vor Cyberangriffen und unterstützt gleichzeitig eine moderne, digitale Arbeitsweise. Schütze Dein Unternehmen und stelle es jetzt zukunftssicher auf.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) betont in seinem Bericht „Die Lage der IT-Sicherheit in Deutschland 2023“, dass die Bedrohungslage im Cyberraum so hoch ist wie nie zuvor. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind zunehmend Ziel von Cyberangriffen, was zu erheblichen finanziellen Schäden führen kann. Das BSI hebt hervor, dass Ransomware-Angriffe eine der größten Bedrohungen darstellen und auch KMU erheblich treffen. Zudem verzeichnet das BSI täglich rund 250.000 neue Schadprogramm-Varianten, was die Notwendigkeit aktueller Sicherheitsmaßnahmen unterstreicht.

Der vollständige Bericht des BSI aus dem Jahr 2023 kann hier eingesehen werden: Die Lage der IT-Sicherheit in Deutschland 2023

Microsoft 365: Die sichere Alternative

Microsoft 365 für KMU ist mehr als nur eine Office-Lösung. Es bietet kontinuierliche Sicherheitsupdates, die neuesten Schutzmechanismen und praktische Tools für eine effiziente Zusammenarbeit. Egal, ob Dein Team vor Ort, hybrid oder vollständig remote arbeitet – diese Lösung hält Deine IT-Infrastruktur sicher und Dein Unternehmen wettbewerbsfähig.

Wichtig: Ob Du in Präsenz arbeitest oder Dein Team hybride Arbeitsweisen nutzt – der Wechsel zu Microsoft 365 sichert Deine IT-Infrastruktur und ermöglicht gleichzeitig eine moderne, produktive Zusammenarbeit.

Office 2024: Eine Zwischenlösung – mit Einschränkungen für die digitale Zusammenarbeit

Microsoft hat am 1. Oktober 2024 die neue Version Office 2024 für Windows und Mac veröffentlicht. Diese Version bringt aktualisierte Versionen von Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook mit sich und wird gemäß der „Fixed Lifecycle Policy“ bis zum 9. Oktober 2029 unterstützt. Das bedeutet jedoch, dass das Sicherheitsproblem lediglich aufgeschoben, aber nicht gelöst wird. Nach Ablauf dieses Zeitraums endet auch hier der Support, und Unternehmen stehen erneut vor der Herausforderung, eine neue Lösung zu finden.

Kann man Office 2024 mit Microsoft Teams ergänzen?

Ja, es ist möglich, Microsoft Teams zusätzlich zu Office 2024 zu verwenden. Microsoft Teams kann als eigenständiger Dienst unabhängig von der Office-Suite lizenziert werden. Unternehmen, die auf Office 2024 setzen, könnten Teams für Kollaborations- und Kommunikationszwecke abonnieren, um wichtige Funktionen wie Videokonferenzen, Chats und Teamarbeit zu nutzen.

Die Einschränkungen von Office 2024 + Teams

Im Vergleich zur vollständigen Microsoft 365-Suite bietet die Kombination von Office 2024 und einer separaten Teams-Lizenz jedoch erhebliche Einschränkungen:

Keine nahtlose Cloud-Integration: Die Zusammenarbeit in Echtzeit, z. B. das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten, wird eingeschränkt, da Office 2024 nicht vollständig in die Microsoft-Cloud eingebunden ist.

Fehlende App-Familie: Andere leistungsstarke Tools wie OneDrive for Business, Power Automate, Viva Insights oder Microsoft Planner, die in Microsoft 365 enthalten sind, fehlen in Office 2024 vollständig.

Zusätzliche Kosten: Eine eigenständige Teams-Lizenz ist kostenpflichtig und kann die Gesamtkosten für diese Lösung erhöhen, ohne den vollen Funktionsumfang von Microsoft 365 zu erreichen.

Fazit: Office 2024 kann eine temporäre Lösung sein, verschiebt aber die Probleme lediglich bis 2029 und bietet keine vollständige Unterstützung für cloudbasierte Zusammenarbeit. Wer wirklich von den Vorteilen moderner digitaler Arbeitsweisen profitieren möchte, ist mit einem Umstieg auf Microsoft 365 langfristig besser beraten.

Microsoft 365: Mehr als nur Word, Excel und PowerPoint

Microsoft 365 bietet nicht nur die klassischen Office-Programme wie Word, Excel und PowerPoint, sondern eine breite Palette zusätzlicher Tools, die speziell auf die Bedürfnisse moderner KMUs zugeschnitten sind. Diese Anwendungen sind darauf ausgelegt, die Effizienz zu steigern, die Zusammenarbeit zu optimieren und interne Prozesse zu erleichtern. Hier einige Beispiele, wie Microsoft 365 Dein Unternehmen voranbringen kann:

Microsoft Teams: Kommunikation auf einem neuen Level

Mit Microsoft Teams wird die Zusammenarbeit in hybriden und dezentralen Teams nahtlos und effizient. So kann z. B. ein KMU mit mehreren Standorten Videokonferenzen und Chats nutzen, um regelmäßig Meetings abzuhalten, ohne auf Reisen angewiesen zu sein. Dank der Integration von Planner und OneDrive können Projekte live verfolgt und Dokumente gemeinsam bearbeitet werden.

OneDrive for Business: Flexibler und sicherer Zugriff auf Dateien

Die Cloud-Speicherlösung von Microsoft 365 ermöglicht den Zugriff auf Dokumente von überall – sicher und zuverlässig. So kann z. B. ein Außendienstmitarbeiter während eines Kundentermins direkt auf Produktdatenblätter zugreifen und diese aktualisieren. Änderungen sind sofort für das gesamte Team sichtbar, ohne lästige E-Mail-Anhänge.

Power Automate: Routineaufgaben effizient automatisieren

Power Automate erleichtert die Automatisierung wiederkehrender Prozesse und reduziert manuelle Arbeit. Z. B. kann ein Handwerksbetrieb die Genehmigung von Urlaubsanträgen oder das automatische Versenden von Rechnungen durch Power Automate steuern. Dies spart wertvolle Zeit und minimiert Fehler.

Microsoft Planner: Strukturierte Aufgaben- und Projektverwaltung

Planner ist ein benutzerfreundliches Aufgabenmanagement-Tool, das Transparenz und Struktur in die Teamarbeit bringt. Das Marketing kann mit Planner z. B. Kampagnen organisieren, Deadlines setzen und Verantwortlichkeiten klar definieren. Dies hilft, Projekte termingerecht abzuschließen und Ressourcen optimal zu nutzen.

Microsoft Lists: Prozesse einfach und übersichtlich gestalten

Lists hilft bei der Verwaltung von Informationen und Prozessen, indem strukturierte Listen erstellt werden. Beispielweise kann ein kleines Bauunternehmen mit Microsoft Lists Reklamationen oder Sicherheitsmeldungen zentral erfassen und verfolgen, um schnelle Lösungen zu gewährleisten.

Fazit: Auch für KMU ist Microsoft 365 die bessere Wahl!

Viele Tools sind speziell darauf ausgelegt, auch KMUs effizienter zu machen und Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Sie ersetzen gerade im KMU oft zusätzliche Software und reduzieren dadurch Kosten und Komplexität. Das Beste daran: Alle diese Anwendungen sind ohne Zusatzkosten im Microsoft 365-Abonnement enthalten!

Kostenvergleich: Microsoft 365 vs. Office 2024

Auf den ersten Blick scheint ein Microsoft 365-Abonnement teurer als der Einmalkauf von Office 2024. Doch bei genauer Betrachtung wird klar, dass die versteckten Zusatzkosten bei Office 2024 – wie für zusätzliche Softwarelösungen – die initialen Einsparungen schnell auffressen. Microsoft 365 bietet hingegen eine All-in-One-Lösung, die deutlich effizienter und langfristig auch kostengünstiger ist.

Wir haben einmal für ein KMU mit 250 Mitarbeitenden die Kosten verglichen. Dabei sind wir davon ausgegangen dass 150 Mitarbeitenden einen Büroarbeitsplatz haben und 100 Mitarbeitende im Außendienst oder in der Werkstatt arbeiten. Das Unternehmen benötigt für den Kundensupport ein Ticketsystem. Es soll außerdem ein Aufgabenplanungstool zum Einsatz kommen. Da der Support von Office 2024 im Oktober 2029 ausläuft, haben wir die Kosten auf 5 Jahre hochgerechnet.

Office 2024: Hohe Zusatzkosten durch externe Tools

Einmalkosten für Office 2024 pro Lizenz: Rund 300 € pro Mitarbeitenden. Bei 250 Mitarbeitenden ergeben sich Gesamtkosten von 75.000 €.

Microsoft Teams-Essentials: 4 € pro Nutzer und Monat, also 12.000 € jährlich für 250 Mitarbeitende. Über fünf Jahre summieren sich die Kosten auf 60.000 €.

Ticketsystem: Ein Tool wie Zendesk oder Freshdesk kostet durchschnittlich 15 € pro Nutzer und Monat. Für 50 Mitarbeitende im Support (angenommenes Szenario) entstehen jährliche Kosten von 9.000 €, also 45.000 € über fünf Jahre.

Aufgabenmanagement: Ein Tool wie Asana kostet ebenfalls ca. 15 € pro Nutzer und Monat. Bei 250 Mitarbeitenden ergeben sich jährliche Kosten von rund 45.000 € und über fünf Jahre insgesamt 225.000 €.

Externe Sicherheits- und Wartungslösungen: Da Office 2024 keine integrierten Sicherheitsupdates bietet, sind externe Sicherheitslösungen erforderlich. Diese schlagen mit 10.000 € bis 15.000 € jährlich zu Buche, also 50.000 € bis 75.000 € über fünf Jahre.

➡ Gesamtkosten für Office 2024 inkl. Teams, Ticketsystem, Aufgabenmanagement und Sicherheitslösungen (5 Jahre): 455.000 € bis 480.000 €.

Microsoft 365: Kosteneinsparungen durch cleveren Lizenzmix

Lizenzkosten bei gemischtem Einsatz von E3- und E1-Lizenzen

E3-Lizenz: Eine E3-Lizenz kostet rund 32 € pro Nutzer und Monat. Für 150 der 250 Mitarbeitenden (z. B. Office-Mitarbeitende mit hohen Anforderungen) ergeben sich jährliche Kosten von 57.600 €. Über fünf Jahre summieren sich diese auf 288.000 €.

E1-Lizenz: Eine E1-Lizenz kostet rund 8,40 € pro Nutzer und Monat und bietet Zugriff auf alle Cloud-basierten Tools (z. B. Teams, OneDrive, Outlook) ohne die Desktop-Anwendungen. Für die 100 Mitarbeitenden, die vorwiegend unterwegs sind und primär mobile Geräte nutzen, belaufen sich die jährlichen Kosten auf 10.080 € und über fünf Jahre auf 50.400 €.

➡ Gesamtkosten für gemischte Lizenzen (150 E3 + 100 E1) über 5 Jahre: 338.400 €.

Keine Zusatzkosten für Ticketsystem und Aufgabenmanagement

Ticketsystem: Mit Microsoft Lists können Reklamationen oder Supportanfragen zentral erfasst und verwaltet werden. Die Kosten für externe Tools wie Zendesk entfallen.

Aufgabenmanagement: Microsoft Planner ersetzt Tools wie Asana und ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit innerhalb von Teams.

Mit Power Automate können zeitaufwändige Routineaufgaben wie das Versenden von Berichten oder die Bearbeitung von Anfragen automatisiert werden. Durch Automatisierung können personelle Ressourcen eingespart oder für andere Aufgaben eingesetzt werden. Dies kann langfristig erhebliche Kosten reduzieren, die in diesem Vergleich noch nicht vollständig quantifiziert werden können.

Regelmäßige Sicherheitsupdates und Cloud-Backup-Funktionen sind vollständig integriert und ersparen zusätzliche Investitionen in externe Anbieter.

➡ Gesamtkosten für Microsoft 365 (gemischte Lizenzen) über 5 Jahre: 338.400 €.

Fazit: Microsoft 365 ist nicht zwingend teurer, dafür aber zukunftssicher!

Der Einsatz von gemischten Microsoft 365-Lizenzen (E3 und E1) senkt die Kosten erheblich und bietet dennoch alle Vorteile einer modernen, cloudbasierten Arbeitsumgebung. Tools wie Planner und Lists sowie Automatisierungsmöglichkeiten mit Power Automate ersetzen teure externe Softwarelösungen. Da Office 2024 durch Zusatzsoftware ergänzt werden muss, können hier hingegen hohe Zusatzkosten für Drittanbieter-Software entstehen, und die Sicherheitsprobleme werden lediglich hinausgezögert.

Quelle: Microsoft 365 Enterprise-Plan Office Home & Business 2024

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Die Umstellung auf Microsoft 365 und die Auswahl der richtigen Lizenzen erfordert Planung und Expertise. Die Einführung der Tools bedeutet ein Perspektivenwechsel für die Zusammenarbeit. Die Auswahl der Tools, die zu deinem Unternehmen passen, ist ausschlaggebend für die effektive digitale Zusammenarbeit. Die Mitarbeitenden mit dem notwendigen Wissen im Umgang mit den Tools auszustatten, ist der Schlüssel für effiziente und zukunftssichernde Zusammenarbeit im KMU.

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Fazit: Umstellung von Office auf Microsoft 365 im KMU – der beste Zeitpunkt ist jetzt!

Microsoft 365 für KMU ist die beste Wahl für Unternehmen, die nicht nur sicher, sondern auch effizient arbeiten wollen. Mit nahtlosen Cloud-Lösungen und Tools wie Teams und OneDrive bist Du bestens aufgestellt. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um Dein Unternehmen fit für die Zukunft zu machen!

Wir stehen Dir dabei mit unserer Expertise zur Seite und sorgen dafür, dass Deine Mitarbeitenden fit gemacht werden, um die neue Microsoft 365 Arbeitsumgebung effektiv und effizient zu nutzen. Wir begleiten Dich, um sicherzustellen, dass Dein Team die neuen Tools optimal einsetzt und die Umstellung reibungslos verläuft!

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