Microsoft Teams in Outlook integrieren

Wie lässt sich Microsoft Teams in Outlook integrieren? – Die wichtigsten Funktionen

Verwendest du bei der Arbeit Microsoft 365, dann wirst du sicherlich sowohl Microsoft Teams, als auch Outlook für die interne und externe Kommunikation verwenden. Aber wusstest du eigentlich, dass du die beiden Programme miteinander verbinden und dadurch hilfreiche Funktionen nutzen kannst? Wir erklären dir heute, wie du Microsoft Teams in dein Outlook integrieren kannst. Das geht nämlich ganz einfach und hilft dir dabei, die Zusammenarbeit deiner verschiedenen Microsoft 365 Tools in Zukunft optimal zu gestalten!

Chats und Dokumente aus Teams ganz einfach in Outlook teilen

Zum einen kannst du sowohl Chats, als auch Dokumente aus deinem Microsoft Teams in Outlook teilen. Dazu klickst du in einem Chat oder Channel bei Teams in der entsprechenden Chat-Nachricht oder der geteilten Datei oben rechts auf die drei Punkte. Dort wirst du nun erweiterte Optionen sehen. Eine dieser Optionen lautet „Mit Outlook teilen“. Wählst du diese aus, öffnet sich ein neues Fenster mit einer neuen E-Mail. Dazu benötigst du übrigens kein Outlook auf deinem Laptop oder PC. Microsoft Teams erstellt für dich automatisch eine neue E-Mail über die Outlook Web App und deine Anmeldedaten aus Teams. In der E-Mail sind bereits die Unterhaltung, der Kanal oder die Datei, die du teilen möchtest, sowie die Betreff-Zeile enthalten. Selbstverständlich kannst du den Text in der E-Mail auch ändern. Du musst abschließend nur noch die Empfänger:in der Mail eingeben und schon ist sie bereit zum versenden.

Wichtig: Das Ganze funktioniert nur, wenn du Outlook Web aktiviert hast.

Antwortet die Empfänger:in auf deine E-Mail, dann wird diese nicht direkt in Teams veröffentlicht, sondern du erhältst wiederum eine E-Mail zurück. In dieser findest du allerdings auch einen Link der „Zu Teams wechseln“ lautet. Klickst du oder die Empfänger:in auf der anderen Seite darauf, so öffnet sich Microsoft Teams und springt zur betreffenden Unterhaltung.

So teilst du E-Mails aus deinem Outlook-Postfach in Teams

Eine weitere Funktion, um Microsoft Teams in dein Outlook zu integrieren, ist das Teilen von E-Mails aus deinem Postfach. Öffne dazu zuerst die entsprechende E-Mail, die du teilen möchtest. Gehe anschließend in der oberen Navigationsleiste auf „In Teams teilen“. Es öffnet sich daraufhin ein neues Eingabefenster. Dort kannst du unter „Teilen mit“ die Person oder den Teams-Channel auswählen, mit dem du die E-Mail teilen möchtest. Im zweiten grauen Feld kannst du optional noch eine zusätzliche Nachricht zu deiner geteilten E-Mail eingeben.
Achtung: Wenn du die Anhänge ebenfalls mit versenden willst, darfst du nicht vergessen, das Häkchen unter „Anlagen einschließen“ zu setzen. Damit ist der Prozess dann auch schon abgeschlossen.  Im letzten Dialogfenster hast du dann noch die Möglichkeit, zu Microsoft Teams zu springen. Deine geteilte E-Mail wird kurz später automatisch als Nachricht an die gewählten Empfänger:innen oder den ausgewählten Kanal geschickt.

Eine Teams-Besprechung in Outlook planen

Ein weiteres hilfreiches Feature, ist das Planen von Teams-Besprechungen direkt in Outlook. Um eine Teams-Besprechungen in Outlook anzulegen und zu konfigurieren hast du mehrere Möglichkeiten.

Eine neue Teams-Besprechung in Outlook erstellen

Möchtest du eine neue Teams-Besprechung in Outlook planen, gehe wie gewohnt in deinen Kalender und klicke dort auf die Schaltfläche „Neue Teams-Besprechung“. Es wird anschließend das Besprechungsfenster eingeblendet. Dort kannst du deine Teams-Besprechung benennen. Danach gibst du die Namen oder E-Mailadressen der Teilnehmer:innen in die Felder „Erforderlich“ bzw. „Optional“ ein. Das Feld „Ort“ wird automatisch mit „Microsoft Teams-Besprechung“ ausgefüllt. Den Zeitraum der Besprechung legst du schließlich noch wie gewohnt fest.

Im unteren Bereich kannst du außerdem zusätzlich im Vorfeld schon die Besprechungsoptionen anpassen. Hier kannst du zum Beispiel festlegen, welche Teilnehmer:innen den Wartebereich umgehen können, wer präsentieren darf oder auch ob Mikrofon und Kamera zugelassen sind und der Chat aktiviert sein soll.

Bei einer Teams-Besprechung wird im Nachrichten-Textfeld automatisch der Meeting-Link eingebettet. Du kannst die Besprechungseinladung optional auch noch mit mehr Text und Informationen ergänzen. Klickst du nun auf „Senden“, erhalten die angegebenen Personen eine Einladung zu deiner Teams-Besprechung und der Termin wird in ihren Outlook-Kalendern eingetragen.

Auch interessant: Welche Rollen gibt es im Microsoft Teams Meeting und wie ändert man sie?

Eine bestehende Outlook-Besprechung in ein Teams-Meeting umwandeln

Du kannst übrigens auch eine schon bestehende Besprechung in Outlook ganz einfach in eine Teams-Besprechung umwandeln. Dazu öffnest du einfach die entsprechend Besprechung. Im oberen Menü klickst du nun auf die Schaltfläche „Teams Besprechung“.  Zu einer Teams-Besprechung kannst du übrigens auch externe Personen einladen. Sie können der Besprechung dann online beitreten und müssen dafür weder Microsoft Teams installiert haben, noch über einen Office 365-Account zu verfügen. Beachte allerdings, dass deine Gäste ggf. den Edge- oder Chrome-Browser verwenden müssen.

Outlook-Termine automatisch als Teams-Besprechungen anlegen

Möchtest du in Zukunft alle deine in Outlook erstellten Termine automatisch als Teams-Besprechung anlegen, gibt es auch hierfür einen einfachen Trick. Gehe in deinem Outlook zu den Kalendereinstellungen. Dann setzt du ein Häkchen bei „Onlinebesprechungen zu allen Besprechungen hinzufügen“. So wird aus jedem neuen Termin automatisch eine Teams-Besprechung.

Du interessierst dich für weitere Themen rund um die Microsoft 365? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du jede Woche spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen. 

Shortcuts und Tastenkombinationen Microsoft Teams

Zaubertricks für Microsoft Teams: Hilfreiche Shortcuts und Chat-Befehle im Überblick

Du willst deine Kolleg:innen mal so richtig mit deinen Computer-Skills beeindrucken? Dann bist du in diesem Beitrag genau richtig! Denn wenn du ihn bis zum Ende gelesen hast, wirst du um einige technische Zaubertricks schlauer sein. Konkret geht es um Shortcuts für Microsoft Teams. Wusstest du nämlich, dass sich in diesem Programm eine Vielzahl von Tastenkombinationen und Befehlen versteckt, mit denen du Dinge erledigen kannst ohne deine Maus zu benutzen? Fast wie von Zauberhand!

Microsoft Teams: Chat-Befehle für Windows und Mac

So kannst du dir die Liste der Befehle anzeigen lassen 

In Microsoft Teams gibt es eine ganze Reihe an Befehlen, die du dazu verwenden kannst, bestimmte Dinge auszuführen. Um eine Liste über alle Befehle angezeigt zu bekommen, gibt einfach SCHRÄGSTRICH (/) in das Such- bzw. Befehlsfeld am oberen Rand deiner Teams-Anwendung ein. Alternativ kannst du auch einfach STRG/CMD + SCHRÄGSTRICH (/) auf deiner Tastatur eintippen.

Überblick: Die wichtigsten Chat-Befehle für Windows und Mac

Es gibt einige Chat-Befehle, die du wohl öfter im täglichen Gebrauch verwenden wirst als andere. Hier findest du einen kurzen Überblick, über die wichtigsten Befehle. Sie funktionieren sowohl auf Windows, als auch Mac gleichermaßen.

  • /Abwesend: Damit änderst du deinen Status auf „abwesend“.
  • /Beschäftigt: Damit änderst du deinen Status auf „beschäftigt“
  • /bingleichzurück: Wenn du mal kurz wegmusst, kannst du das so anderen Teilnehmer:innen anzeigen
  • /nichtstören: Mit diesem Befehl wissen die anderen Chatteilnehmer, dass du gerade beschäftigt bist oder nicht gestört werden willst. Besonders praktisch ist das im Home Office.
  • /Verfügbar: Damit wirst du in Teams wieder grün und damit als verfügbar angezeigt.

Auch interessant: Welche Rollen gibt es im Microsoft Teams Meeting und wie ändert man sie?

Shortcuts, um Microsoft Teams ohne Maus und Touchpad zu navigieren

In Microsoft Teams findest du auf der linken Seite die verschiedenen Anwendungen wie Aktivität, Anrufe, Chat etc. in der App-Leiste aufgelistet. Diese erreichst du zwar grundsätzlich auch mit deiner Maus oder dem Touchpad. Noch einfacher kannst du es dir allerdings machen, wenn du bestimmte Tastenkombinationen verwendest. Damit gelangst du direkt zu deiner gewünschten Anwendung. Du musst nur beachten, dass die Shortcuts in Microsoft Teams sich in diesem Fall für die Desktop-Anwendung und die Web-App unterscheiden. Hier eine Übersicht:

 
Aktion Desktop-App Web-App
Aktivität öffnen STRG/CMD + 1 STRG/CMD + UMSCHALT + 1
Chat öffnen STRG/CMD + 2 STRG/CMD + UMSCHALT + 2
Teams öffnen STRG/CMD + 3 STRG /CMD + UMSCHALT + 3
Kalender öffnen STRG/CMD + 4 STRG/CMD + UMSCHALT + 4
Anrufe öffnen STRG/CMD + 5 STRG/CMD + UMSCHALT + 5
Dateien öffnen STRG/CMD + 6 STRG/CMD + UMSCHALT + 6

Aber Achtung: Hast du die Reihenfolge der Anwendungen in deiner App-Leiste verändert, dann musst du auch die Ziffern bei der Einfabe entsprechend anpassen.

Tastenkombinationen in Microsoft Teams für Meetings und Anrufe

Microsoft Teams wird in der Online-Zusammenarbeit vor allem für Meetings und Anrufe genutzt. Und auch hierfür gibt es eine Menge Shortcuts, die dir die Arbeit erleichtern können. Das Prinzip der Tastenkombinationen ist ähnlich wie für die Navigation, allerdings werden hier statt Zahlen Buchstaben verwendet. Zum Beispiel C für „Call“ (Anrufen), D für „Deny“ oder auch S für „Speak“ (Sprechen) und M für „Mute“ (Stumm). Im Gegensatz zu oben wird sind die Befehle für Desktop- und Web-App in diesem Fall gleich. Auch hier haben wir für dich wieder eine Übersicht erstellt:

 
Aktion Desktop-App Web-App
Videoanruf annehmen STRG/CMD + UMSCHALT + A STRG/CMD + UMSCHALT + A
Audioanruf annehmen STRG/CMD + UMSCHALT + S STRG/CMD + UMSCHALT + S
Anruf ablehnen STRG /CMD+ UMSCHALT + D STRG/CMD + UMSCHALT + D
Anruf (Audio) starten STRG/CMD + UMSCHALT + C STRG/CMD + UMSCHALT + C
Videoanruf starten STRG /CMD + UMSCHALT + U STRG/CMD + UMSCHALT + U
Auf Stummschaltung wechseln STRG/CMD + UMSCHALT + M STRG/CMD + UMSCHALT + M
Video umschalten STRG/CMD + UMSCHALT + O leider nicht möglich

Möchtest du in einer Besprechung außerdem Inhalte deines Bildschirms freigeben, verwende dafür STRG+UMSCHALT+LEER. Es wird sich anschließend eine Symbolleiste öffnen, in der du ganz einfach auswählen kannst, ob du den Teilnehmenden deinen gesamten Desktop oder lediglich ein einzelnes Fenster oder eine Datei zeigen willst.

Suchst du außerdem eine:n bestimmte:n Gesprächspartner:in oder ein spezielles Team, kannst du dafür die Tastenkombination STRG/CMD+UMSCHALT+F eingeben. Es erscheint dann ein Suchfeld, über welches du Inahlte nach Namen, Text, Team oder Kanal filtern kannst.

Hier findest du einen Spickzettel für die Microsoft Teams Shortcuts

Das war jetzt ganz schön viel an Information? Keine Sorge, die Shortcuts für Microsoft Teams musst du dir nicht alle auswendig merken. Es gibt nämlich einen Trick, mit dem du einen Spickzettel erhältst. Verwendest du die Tastenkombination STRG/CMD+PUNKT (.), öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem du alle Shortcuts nachschauen kannst.

Ganz schön cool, oder? Wir wünschen viel Spaß beim Ausprobieren unserer kleinen Microsoft Teams Zaubertricks!

Du interessierst dich für weitere Themen rund um die Microsoft 365? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du jede Woche spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen. 

 

Welche Rollen gibt es im Microsoft Teams Meeting und wie ändert man sie?

Organisierst du ein Microsoft Teams Meeting mit mehreren Teilnehmer:innen, kannst du ihnen verschiedene Rollen zuweisen,…

Microsoft Teams Co-Organisator

Microsoft Teams: Der Co-Organisator wird endlich freigeschaltet!

Bereits im letzten Jahr hat Microsoft eine neue Funktion für Microsoft Teams Meetings angekündigt: den Co-Organisator. Wann genau dieser im Programm verfügbar sein soll, war allerdings zunächst unklar. Bis jetzt! Denn nun gab das Software-Unternehmen in einer Mitteilung konkretere Informationen bekannt, wann das neue Feature eingeführt wird.

Mit der neuen Funktion ist es für Organisatoren von Teams Meetings möglich, optional bis zu 10 der eingeladenen Personen die Rolle des Co-Organisator zuzuweisen. Damit erhalten Sie fast alle Zugriffsmöglichkeiten, die auch der Organisator im Meeting hat.

Wie legt man bei Teams einen Co-Organisator fest? 

In Microsoft Teams einen Co-Organisator für ein Meeting festzulegen soll ähnlich funktionieren wie die Moderator-Funktion. Der Meeting-Organisator kann auf eine Auswahlbox klicken um ein Drop-Down Menü zu öffnen, in dem er aus einer Liste aus den dafür qualifizierten eingeladenen Teilnehmer:innen wählen kann, wem er die Rolle des Co-Organisators zuweisen will. Um in einem Teams Meeting als Co-Organisator ausgewählt werden zu können muss der/die Teilnehmende einen Account nutzen, der der gleichen Organisation angehört wie jener des Organisators.

Auch interessant: Zielführend statt Zeitfresser – Online Meeting effektiv und effizient gestalten 

Was der Microsoft Teams Co-Organisator kann

Der Co-Organisator wird in der Meeting-Liste als zusätzlicher Organisator angezeigt und hat die meisten Zugriffsmöglichkeiten, die auch der Organisator hat. Im Meeting kann der Co-Organisator dann die folgenden Dinge tun:

  • Besprechungsoptionen aufrufen und ändern
  • Die Lobby umgehen
  • Einlass von Personen aus der Lobby während der Sitzung
  • Das Meeting abschließen
  • Inhalte präsentieren
  • Die Rolle anderer Meeting-Teilnehmer:innen ändern
  • Das Meeting für alle beenden

… und was nicht

Es gibt jedoch auch einige Funktionen, auf die der Co-Organisator im Gegensatz zum Organisator weiterhin keinen Zugriff hat. Das sind im Folgenden:

  • Breakout-Rooms erstellen und managen
  • Anwesenheitsberichte ansehen und herunterladen
  • Verwalten der Meeting-Aufzeichnung
  • Die Meeting-Einladung bearbeiten
  • Entfernen oder Ändern der Organisator-Rolle

Wann wird der Co-Organisator in Microsoft Teams verfügbar sein?

Nun aber zur wichtigsten aller Fragen: Wann wird die Funktion des Co-Organisator in Microsoft Teams verfügbar sein? Hierzu äußerte sich Microsoft in einer neuen Mitteilung. Die Einführung des Features soll Mitte März begonnen werden und Ende März abgeschlossen sein.

Du interessierst dich für weitere Themen rund um die Microsoft 365? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du jede Woche spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen. 

Kann und darf mein:e Arbeitgeber:in private Microsoft Teams Chats mitlesen?

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Microsoft Teams: Anforderungen an Software und Hardware im Überblick

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