Wie funktioniert externes Telefonieren mit Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist ein umfangreiches Tool, welches die erfolgreiche Online-Zusammenarbeit im Unternehmen möglich macht. Aber wusstet ihr eigentlich, dass sich das Programm nicht nur für die Teilnahme an Videokonferenzen oder zum Chatten mit Kolleg:innen verwenden lässt? Wir verraten euch heute, wie externes Telefonieren mit Microsoft Teams möglich ist.

So funktioniert externes Telefonieren mit Microsoft Teams

Eine Telefon-Funktion, die euch vielleicht in Microsoft Teams bereits bekannt ist, sind sogenannte „Voice-over-IP-Anrufe“. Damit könnt ihr innerhalb eures Unternehmens sämtliche Teammitglieder anrufen, indem ihr sie ganz einfach aus euren Kontakten auswählt und einen Audioanruf startet. Es handelt sich dabei aber nicht um Anrufe über das öffentliche Telefonnetz, sondern lediglich um eine Art „Gegensprechanlage“ innerhalb des Unternehmens.

In den meisten Unternehmen existiert daher neben Microsoft Teams weiterhin eine klassische Telefonanlage mit Sprechapparaten. Es gibt allerdings die Möglichkeit, das unternehmensinterne Microsoft Teams an das öffentliche Telefonnetz anzuschließen. So kann der Teams-App eine Telefonnummer zugewiesen werden und die Mitglieder können auch externe Anrufe ganz einfach über das Programm tätigen. Extra Hardware benötigt es dafür nicht.

Anrufpläne oder Direct Routing: Microsoft Teams mit dem Telefonnetz verbinden

Um externe Telefonie mit Microsoft Teams nutzen zu können, muss allerdings ein Add-on zum Microsoft-Office-365-Tarif erworben werden. Es gibt im Wesentlichen zwei Optionen, die auf diese Weise das Tätigen, Empfangen und Weiterleiten von Anrufen zu und von Festnetz- und Mobiltelefonen im öffentlichen Telefonnetz über Microsoft Teams möglich machen.

  • Telefonanlage und Anrufpläne aktivieren: Bei dieser Option stellt Microsoft Ihren Benutzern die Telefonnummer und alle Telefonnetz-Dienste zur Verfügung.
  • Direct Routing verwenden: Diese Option wird meist von größeren Unternehmen bevorzugt. Dabei wird eine bereits bestehende Telefonnetz-Verbindung mit Microsoft Teams verbunden.

Beide Varianten haben Vorteile. So bekommt ihr mit einem Microsoft Anrufplan Zugriff auf ein vollständiges Microsoft-Telefonsystem mit internationalen und nationalen Plänen, die zu den Bedürfnissen eures Unternehmens passen. Da die Pläne über Microsoft 365 betrieben werden, ist zudem keine Bereitstellung oder Wartung vor Ort erforderlich.

Direct Routing hingegen kann die richtige Wahl sein, wenn im Unternehmen bereits ein Vertrag mit einem Telefonanbieter besteht, der weiter genutzt werden soll. Die vorhandene Telefonanlage muss nicht ersetzt werden, sondern kann einfach mittels der sogenannten „Session-Border-Controller-Technologie“ mit Microsoft Teams verbunden werden

Telefonieren mit Microsoft Teams: So erwirbt man einen Anrufplan

Microsoft bietet zwei verschiedene, eigene Anrufpläne an: Microsoft 365 Business Voice für Unternehmen mit bis zu 300 Nutzer:innen oder Microsoft 365 E5 für Großunternehmen ab 300 Nutzer:innen. Soll die Telefoneinrichtung per Direct Routing über den Telefonanbieter erfolgen, muss hierfür ebenfalls eine Berechtigung erworben werden.

Nachdem ihr die für euch passende Add-On-Lizenz für Microsoft Teams gekauft habt, müsst ihr diese euren Nutzer:innen zuweisen. Das kann kann übrigens nur, wer globaler, Lizenz- oder Benutzeradministrator ist. Das Einsehen und Zuweisen von erworbenen Lizenzen ist im Admin-Center möglich. Im Bereich „Lizenzen an Benutzer zuweisen“ könnt ihr den Namen der gewünschten Benutzer:innen eingeben und anschließend aktivieren.

Rufnummern in Microsoft Teams einrichten

Sobald ihr die entsprechenden Lizenzen aktiviert habt, müsst ihr Telefonnummern für die Benutzer:innen hinzuzufügen. Es gibt drei verschiedene Arten, wie man diese erhalten kann:

  1. Neue Nummern über das Admin-Center von Teams erhalten
  2. Neue Nummern außerhalb des Admin-Centers zu erhalten
  3. Bestehende Nummern importieren

Im Admin-Center bietet Microsoft Teams eine Vielzahl von Nummernoptionen an, um neue Nummern einzurichten. Es besteht allerdings das Risiko, dass je nach Land oder Region nicht alle gewünschten Nummern verfügbar sind.

Die einfachere Möglichkeit ist es, die Rufnummern von eurem bisherigen Telefonanbieter oder Netzbetreiber zu importieren. Wenn ihr die direkte Weiterleitung, also Direct Routing, über Microsoft Teams nutzt, solltet ihr eure Nummern ohnehin behalten können.

Denkt bei dem Einrichten der Telefonnummern daran, dass ihr nicht nur jene für die Benutzer:innen eures Microsoft Teams benötigt, sondern ggf. auch gebührenfreie Nummern für Audiokonferenzen, Anrufwarteschlangen oder automatische Vermittlungsstellen. Auch diese könnt ihr entweder im Admin-Center erhalten oder euch von eurem Direct-Routing-Anbieter bei der Einrichtung unterstützen lassen.

Externe Anrufe mit Microsoft Teams tätigen

Ist die Einrichtung für externes Telefonieren mit Microsoft Teams nun endlich geschafft, stellt sich letztlich noch die Frage: Wie tätigt man einen externen Anruf über das Programm?

Das ist ganz einfach:

  1. Wählt Anrufe aus.
  2. Gebt einen Namen oder eine externe Nummer ein, um jemanden anzurufen.

    Hinweis: Wenn eure Organisation über eine Enterprise Voice- oder Business Voice-Lizenz verfügt, könnt ihr beliebige Personen über Teams anrufen, selbst wenn diese es nicht verwenden.

  3. Wenn ihr bereit seid, startet den Anruf.

Du interessierst dich für weitere Themen rund um Microsoft 365? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du viele spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen. 

„Shared Channels“-Funktion in Microsoft Teams: Wie erstellt man freigegebene Kanäle?

Microsoft Teams ist nicht nur ein hilfreiches Kommunikationstool, sondern dient in der Microsoft 365 -Umgebung als zentrale Plattform für die digitale Zusammenarbeit in Organisationen. Um dabei Datensicherheit und Datenschutz zu gewährleisten, wird Teams allerdings in der Regel nur innerhalb eines gemeinsamen Microsoft 365-Hauptkontos (Tenant) genutzt, beispielsweise dem Business-Abonnement eines Unternehmens, an welches die Angestellten angebunden sind. Externe konnten bislang nur über einen Gastzugriff zu einem Teams hinzugefügt werden. Die Schwierigkeit dabei: Dadurch erhalten sie automatisch Zugriff auf alle Standard-Kanäle des Teams, was problematisch in Bezug auf sensible Unternehmensdaten ist. In der Praxis wurde deshalb bislang meist ein neues Team gegründet, wenn mit externen Partnern zusammengearbeitet wurde. Das wiederum wird allerdings schnell unübersichtlich, da so immer wieder zwischen den verschiedenen Teams hin- und her gewechselt werden muss. Auch Microsoft hat dieses Problem erkannt und nun Abhilfe geschaffen. Die neue Microsoft Teams Funktion „Freigegebene Kanäle“ oder auch „Shared Channels“ vereinfacht die Zusammenarbeit über die eigenen Organisationsgrenzen hinweg erheblich. Wir erklären euch heute, wie ihr sie einrichten und nutzen könnt.

Achtung: Damit diese Funktion in eurem Microsoft Teams funktioniert, muss der Administrator vorab einige technische Einstellungen vornehmen, Rahmenbedingungen prüfen und ggf. anpassen. Mehr Infos dazu findet ihr auf der offiziellen Microsoft Website unter diesem Link.

Standard, private und freigegebene Kanäle in Microsoft Teams – Was ist der Unterschied?

In Microsoft Teams kann man also ab sofort nicht wie bisher zwischen zwei Kanaltypen wählen, sondern bekommt noch eine dritte Auswahlmöglichkeit. Wollt ihr einen neuen Themen- oder Projektkanal in einem Team eröffnen, könnt ihr nun einen Standardkanal, einen privaten Kanal oder – neu – einen freigegebenen bzw. geteilten Kanal erstellen. Hier eine Übersicht, über die Unterschiede zwischen den drei Kanälen:

  • Standard-Kanal: Auf einen Standard-Kanal haben alle Mitglieder eines Teams Zugriff. Jedes Teammitglied kann die Inhalte in diesem Kanal einsehen, auch wenn es sich nur um einen Gast handelt.
  • Privater Kanal: Ein privater Kanal ist ein nicht-öffentlicher Kanal. Das bedeutet, dass nur eine bestimmte, ausgewählte Personengruppe aus dem Team nach erfolgter Einladung darauf Zugriff hat. Mitglied des privaten Kanals kann allerdings nur sein, wer auch Mitglied des Teams ist. Für Gäste im Team funktioniert dies nicht.
  • Geteilter/Freigegebener Kanal: Dieser neue Kanaltyp ist ebenfalls nur für eine bestimmte, ausgewählte Personengruppe zugänglich. Die entscheidende Neuerung dabei: Kanalmitglieder können sowohl Mitglieder des Teams sein, aber auch Externe außerhalb der Organisation. Die Freigabe zur Zusammenarbeit gilt nur für diesen Kanal, ohne, dass automatisch auch Zugriff auf alle anderen Kanäle des Teams gegeben wird. Mitglieder des freigegebenen Kanals müssen außerdem nicht Mitglied oder Gast des Teams werden.

Hier findet ihr die einzelnen Funktionen in den drei verschiedenen Kanälen nochmals im direkten Vergleich:

Funktion Standardkanal Privater Kanal Geteilter Kanal
Personen außerhalb des Teams hinzufügen
Kanal mit anderen Teams teilnen
Teilnahme externer Gäste
Gruppenräume einrichten
Kanal mit eigener SharePoint-Webseite
Stichwortsuche
Geplante Meetings

Wie funktionieren freigegebene Kanäle in Microsoft Teams?

Freigegebene Kanäle in Microsoft kann standardmäßig nur erstellen, wer „Besitzer“ eines Teams ist. Für einfache Teammitglieder und Gäste geht dies nur dann, wenn die Richtlinien auf Organisationsebene vom Administrator entsprechend angepasst wurden. Wer den Kanal erstellt, wird automatisch auch Kanalbesitzer. Es können aber im freigegebenen Kanal auch mehrere Mitglieder zu Besitzern ernannt werden. Nur Kanalbesitzer können Personen zum freigegebenen Kanal in Microsoft Teams hinzufügen oder entfernen oder gar den gesamten Kanal löschen. Hier noch einige Dinge, die ihr bei geteilten Kanälen beachten müsst:

  • Habt ihr den Kanaltyp einmal ausgewählt, könnt ihr ihn nachträglich nicht mehr ändern. Einen freigegebenen Kanal kann man also nicht in einen privaten oder Standardkanal umändern oder umgekehrt.
  • Teambesitzer können Details zu einem freigegebenen Kanal nur dann einsehen, sofern sie selbst Mitglied des geteilten Kanals sind.
  • Jeder freigegebene Kanal übernimmt automatisch zunächst die Einstellungen des übergeordneten Teams. Nachträglich können Kanaleinstellungen (beispielsweise wer Mitglieder hinzufügen oder Registerkarten erstellen darf) aber geändert werden, ohne dass sich jene des gesamten Teams verändern
  • Pro Team sind aktuell 200 freigegebene Kanäle möglich, von denen jeder für 5.000 Mitglieder und 50 weitere Teams freigegeben werden kann. Die maximale Teilnehmerzahl liegt bei 25.000.
  • Mitglieder in freigegeben Kanälen können wie gewohnt chatten, Online-Meetings durchführen oder zeitgleich an gemeinsamen Dateien (z. B. Excel-Tabellen, Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen) oder in Apps, die in die Registerkarten eingebunden wurden, arbeiten. Ausgenommen sind von letzterem allerdings aktuell noch Planner, Forms und Stream.
  • Externe Teilnehmende an geteilten Kanälen müssen ein von Azure AD unterstütztes Arbeits-, Schul- oder Unikonto haben.

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So erstellt man einen geteilten Kanal in Microsoft Teams

Zu guter Letzt erklären wir euch nun noch Schritt für Schritt, wie ihr einen geteilten bzw. freigegebenen Kanal in Microsoft Teams erstellt.

 

  1. Klickt (sofern ihr die entsprechende Berechtigung habt) in eurem Teams auf  Kanal hinzufügen. Nun öffnet sich ein kleines Fenster mit dem Titel „Kanal für Team XY erstellen“. Im Dropdown-Menü unter „Datenschutz“ findet ihr nun drei Kanaltypen zur Auswahl: Standard, Privat, Freigegeben
  2. Klickt nun auf Freigeben und aktiviert oder deaktiviert je nachdem das Häkchen direkt darunter: Diesen Kanal für alle Teammitglieder freigeben. Damit könnt ihr festlegen, ob alle aktuellen Teammitglieder in den neuen geteilten Kanal hinzugefügt werden oder ob der Kanal lediglich für ausgewählte Personen freigegeben werden soll. Anschließend könnt ihr weitere Personen zum „Shared Channel“ hinzuzufügen. Für Personen aus eurem Unternehmen (also eurem Microsoft-365-Tenant) müsst ihr nur deren Namen eingeben. Personen außerhalb eurer Organisation fügt ihr mit deren Email-Adresse hinzu.
  3. Die von euch ausgewählten Personen erhalten nun eine Einladung für diesen speziellen, freigegebenen Kanal. Alle anderen Kanäle des Teams bleiben hingegen davon ausgenommen und sind für externe Teilnehmende nicht einsehbar.
  4. Der erstellte freigegebene Kanal wird schließlich mit einer schrägliegenden Acht bzw. Schleife als Symbol gekennzeichnet. Klickt ihr den Kanal mit der rechten Maustaste an, könnt ihr ihn verwalten. Ihr könnt so Einstellungen ändern, weitere Personen hinzufügen, den Kanal bearbeiten, also etwa Name und Beschreibung ändern oder ihn löschen.

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Wie gestaltet man hybride Meetings erfolgreich? – Tipps und Tricks

In vielen Unternehmen können Arbeitnehmer:innen mittlerweile regelmäßig aus dem Home Office arbeiten. Deshalb ist es beispielsweise nicht unüblich, dass bei Besprechungen ein Teil der Kolleg:innen vor Ort ist, während andere sich virtuell hinzuschalten. Hybride Meetings können Teams allerdings auch vor neue Herausforderungen stellen. Werden diese Besprechungen nicht durchdacht geplant, läuft man schnell Gefahr, dass Informationen untergehen, Teilnehmende nicht berücksichtigt werden, sich geistig ausklinken und am Ende alles im Chaos endet. Wir geben dir deshalb in diesem Beitrag einige Tipps, wie du dein hybrides Meeting effizient und erfolgreich gestalten kannst!

Auch interessant: Hybrides Arbeiten – Führung und Zusammenarbeit im „new normal“

Hybride Meetings erfordern die richtige Technik

Hybride Teams, die zum Teil im Büro aber auch im Home Office arbeiten benötigen für ihre Meetings vor allem einen Ort, an dem alle Teilnehmenden gleichermaßen zusammengebracht werden können. Dazu ist vor allem die richtige Technik essentiell. Es gibt zwar bereits Ansätze für Virtual-Reality-Meetings, doch hier kann man noch von Zukunftsmusik sprechen. Vielmehr sollte man in der jetzigen Zeit pragmatische Lösungen finden, die für Unternehmen verschiedener Größenordnungen umsetzbar sind.

Ein oftmals großes technisches Problem in hybriden Meetings ist eine unzureichende Tonqualität sowie eine schlechte Sicht auf die Teilnehmenden im Konferenzraum. Das hat zur Folge, dass sich die Online-Teilnehmer:innen nicht nur örtlich, sondern auch inhaltlich schnell fern von der Besprechung fühlen können. Es ist deshalb besonders wichtig, sie mit entsprechender Technik ab- und ins Meeting hinein zu holen. Idealerweise sollte im Meetingraum eine Raumkamera installiert werden, die dazu geeignet ist alle vor Ort Teilnehmenden im Bild einzufangen. Weiter muss dazu ein Raummikrofon platziert werden, das die Übertragung der Sprache garantiert. Auch sollten Lautsprecher an verschiedenen Orten im Raum angebracht werden, sodass die Online-Teilnehmenden gut verstanden werden können.

Idealerweise hat man außerdem einen großen (Fernseh-)Bildschirm im Konferenzraum, auf dem alle am Konferenztisch versammelten Mitarbeitenden ihre Kolleg:innen im Home-Office gut sehen und ansprechen können. Sollte das nicht möglich sein, sollten alle körperlich Anwesenden einen Laptop vor sich haben, auf dem sie die remote Teilnehmenden sehen können.

Hybride Meetings brauchen Moderatoren

In hybriden Meetings ist aus außerdem sehr sinnvoll, einen oder zwei Teilnehmende zu Moderator:innen zu ernennen. Mindestens eine:r von beiden sollte vor Ort anwesend sein, der:die ander:e könnte hingegen für die Online-Teilnehmenden verantwortlich sein. Der:die Moderator:in vor Ort lenkt das Geschehen im Raum, achtet auf die Gruppendynamik und darauf, dass die in Präsenz Teilnehmenden auch ihre Kolleg:innen im Home-Office zu Wort kommen lassen. Zudem kontrollieren sie die Raumtechnik. Als Online-Moderator:in sollte man beispielsweise den Gruppenchat im Blick haben und auf Wortmeldungen der virtuellen Teilnehmenden aufmerksam machen.

Auch interessant: Die verschiedenen Rollen in Microsoft Teams Meetings und ihre Funktionen

Hybride Meetings: „Online first“-Regel einführen

Dass es nämlich als Online-Teilnehmer:in gar nicht so leicht ist, zu Wort zu kommen, kennst du sicher selbst. Im Meetingraum vor Ort kann es nämlich sehr schnell zu lebhaften Diskussionen kommen. Eine einfache Möglichkeit, um zu vermeiden, dass virtuelle Teilnehmende dabei untergehen, ist die Einführung einer „Online first“-Regel für hybride Meetings. Das meint, dass sobald eine Frage geäußert wird oder eine Meinungsäußerung gewünscht ist,  sich grundsätzlich zuerst die Kolleg:innen im Home-Office äußern dürfen. So gibst du ihnen genug Raum, sich einzubringen und reduzierst die Gefahr, dass sie sich ausgeschlossen fühlen.

Hybrides Meeting heißt: Kamera an, bitte!

Weiter sollten alle virtuell Teilnehmenden ausdrücklich darum gebeten werden, ihre Webcam einzuschalten. Zwar kann man hierzu rein rechtlich niemanden zwingen, weise aber deine Kolleg:innen ruhig darauf hin, dass die eingeschaltete Kamera einen wichtigen Teil zu einem erfolgreichen hybriden Meeting beiträgt. Gestik und Mimik sind nämlich essentiell, um sich im Team gegenseitig zu verstehen. Auch ist es deutlich einfacher, wenn Online-Teilnehmer:innen einfach eine Hand heben können, um zu signalisieren, dass sie etwas sagen möchten. Generell wird die Atmosphäre deutlich weniger anonym, wenn man sich gegenseitig ins Gesicht blicken kann. Auch schützt es davor, dass sich virtuell Teilnehmende gedanklich aus dem Meeting ausklinken und nebenbei vielleicht noch andere Dinge erledigen.

In hybriden Meetings auf Online-Aktivitäten setzen

Die aktive Beteiligung der Online-Teilnehmer:innen ist generell eine der größten Hürden in hybriden Meetings. In „offline“-Besprechungen ist es normalerweise üblich, Gedanken auf einem Whiteboard oder einem Flipchart im Konferenzraum festzuhalten. Kolleg:innen, die zu Hause vor dem Bildschirm sitzen können hier sich hierbei jedoch nur schlecht einbringen. Zudem lassen sich handschriftliche Aufzeichnungen durch die Webcam oft auch nur schlecht lesen.

Es ist daher sinnvoll, solche Aktivitäten in Online-Räume zu verlagern, auch für diejenigen, die vor Ort anwesend sind. Digitale Whiteboards gibt es mittlerweile zur Genüge – ein beliebtes Programm ist beispielsweise „Miro“. So können alle Teilnehmenden gleichermaßen Notizen machen und aktiv mitarbeiten. Ein weiterer Pluspunkt: Die Meeting-Ergebnisse haben alle auf diese Weise direkt in digitaler Form auf ihrem Laptop.

Wir hoffen, dieser Beitrag hat dir geholfen! Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen. Damit wurden wir übrigens für den getAbstract International Book Award 2022 nominiert und stehen auf der Longlist in der Kategorie “Business Impact”. Die Jury wird im Oktober eine:n Gewinner:in wählen. Du kannst mitentscheiden, wer den Publikumspreis gewinnt. Hier kannst du abstimmen – und mit etwas Glück ein getAbstract Jahresabo Pro gewinnen: http://getab.li/vote22de

Microsoft Teams in Outlook integrieren

Wie lässt sich Microsoft Teams in Outlook integrieren? – Die wichtigsten Funktionen

Verwendest du bei der Arbeit Microsoft 365, dann wirst du sicherlich sowohl Microsoft Teams, als auch Outlook für die interne und externe Kommunikation verwenden. Aber wusstest du eigentlich, dass du die beiden Programme miteinander verbinden und dadurch hilfreiche Funktionen nutzen kannst? Wir erklären dir heute, wie du Microsoft Teams in dein Outlook integrieren kannst. Das geht nämlich ganz einfach und hilft dir dabei, die Zusammenarbeit deiner verschiedenen Microsoft 365 Tools in Zukunft optimal zu gestalten!

Chats und Dokumente aus Teams ganz einfach in Outlook teilen

Zum einen kannst du sowohl Chats, als auch Dokumente aus deinem Microsoft Teams in Outlook teilen. Dazu klickst du in einem Chat oder Channel bei Teams in der entsprechenden Chat-Nachricht oder der geteilten Datei oben rechts auf die drei Punkte. Dort wirst du nun erweiterte Optionen sehen. Eine dieser Optionen lautet „Mit Outlook teilen“. Wählst du diese aus, öffnet sich ein neues Fenster mit einer neuen E-Mail. Dazu benötigst du übrigens kein Outlook auf deinem Laptop oder PC. Microsoft Teams erstellt für dich automatisch eine neue E-Mail über die Outlook Web App und deine Anmeldedaten aus Teams. In der E-Mail sind bereits die Unterhaltung, der Kanal oder die Datei, die du teilen möchtest, sowie die Betreff-Zeile enthalten. Selbstverständlich kannst du den Text in der E-Mail auch ändern. Du musst abschließend nur noch die Empfänger:in der Mail eingeben und schon ist sie bereit zum versenden.

Wichtig: Das Ganze funktioniert nur, wenn du Outlook Web aktiviert hast.

Antwortet die Empfänger:in auf deine E-Mail, dann wird diese nicht direkt in Teams veröffentlicht, sondern du erhältst wiederum eine E-Mail zurück. In dieser findest du allerdings auch einen Link der „Zu Teams wechseln“ lautet. Klickst du oder die Empfänger:in auf der anderen Seite darauf, so öffnet sich Microsoft Teams und springt zur betreffenden Unterhaltung.

So teilst du E-Mails aus deinem Outlook-Postfach in Teams

Eine weitere Funktion, um Microsoft Teams in dein Outlook zu integrieren, ist das Teilen von E-Mails aus deinem Postfach. Öffne dazu zuerst die entsprechende E-Mail, die du teilen möchtest. Gehe anschließend in der oberen Navigationsleiste auf „In Teams teilen“. Es öffnet sich daraufhin ein neues Eingabefenster. Dort kannst du unter „Teilen mit“ die Person oder den Teams-Channel auswählen, mit dem du die E-Mail teilen möchtest. Im zweiten grauen Feld kannst du optional noch eine zusätzliche Nachricht zu deiner geteilten E-Mail eingeben.
Achtung: Wenn du die Anhänge ebenfalls mit versenden willst, darfst du nicht vergessen, das Häkchen unter „Anlagen einschließen“ zu setzen. Damit ist der Prozess dann auch schon abgeschlossen.  Im letzten Dialogfenster hast du dann noch die Möglichkeit, zu Microsoft Teams zu springen. Deine geteilte E-Mail wird kurz später automatisch als Nachricht an die gewählten Empfänger:innen oder den ausgewählten Kanal geschickt.

Eine Teams-Besprechung in Outlook planen

Ein weiteres hilfreiches Feature, ist das Planen von Teams-Besprechungen direkt in Outlook. Um eine Teams-Besprechungen in Outlook anzulegen und zu konfigurieren hast du mehrere Möglichkeiten.

Eine neue Teams-Besprechung in Outlook erstellen

Möchtest du eine neue Teams-Besprechung in Outlook planen, gehe wie gewohnt in deinen Kalender und klicke dort auf die Schaltfläche „Neue Teams-Besprechung“. Es wird anschließend das Besprechungsfenster eingeblendet. Dort kannst du deine Teams-Besprechung benennen. Danach gibst du die Namen oder E-Mailadressen der Teilnehmer:innen in die Felder „Erforderlich“ bzw. „Optional“ ein. Das Feld „Ort“ wird automatisch mit „Microsoft Teams-Besprechung“ ausgefüllt. Den Zeitraum der Besprechung legst du schließlich noch wie gewohnt fest.

Im unteren Bereich kannst du außerdem zusätzlich im Vorfeld schon die Besprechungsoptionen anpassen. Hier kannst du zum Beispiel festlegen, welche Teilnehmer:innen den Wartebereich umgehen können, wer präsentieren darf oder auch ob Mikrofon und Kamera zugelassen sind und der Chat aktiviert sein soll.

Bei einer Teams-Besprechung wird im Nachrichten-Textfeld automatisch der Meeting-Link eingebettet. Du kannst die Besprechungseinladung optional auch noch mit mehr Text und Informationen ergänzen. Klickst du nun auf „Senden“, erhalten die angegebenen Personen eine Einladung zu deiner Teams-Besprechung und der Termin wird in ihren Outlook-Kalendern eingetragen.

Auch interessant: Welche Rollen gibt es im Microsoft Teams Meeting und wie ändert man sie?

Eine bestehende Outlook-Besprechung in ein Teams-Meeting umwandeln

Du kannst übrigens auch eine schon bestehende Besprechung in Outlook ganz einfach in eine Teams-Besprechung umwandeln. Dazu öffnest du einfach die entsprechend Besprechung. Im oberen Menü klickst du nun auf die Schaltfläche „Teams Besprechung“.  Zu einer Teams-Besprechung kannst du übrigens auch externe Personen einladen. Sie können der Besprechung dann online beitreten und müssen dafür weder Microsoft Teams installiert haben, noch über einen Office 365-Account zu verfügen. Beachte allerdings, dass deine Gäste ggf. den Edge- oder Chrome-Browser verwenden müssen.

Outlook-Termine automatisch als Teams-Besprechungen anlegen

Möchtest du in Zukunft alle deine in Outlook erstellten Termine automatisch als Teams-Besprechung anlegen, gibt es auch hierfür einen einfachen Trick. Gehe in deinem Outlook zu den Kalendereinstellungen. Dann setzt du ein Häkchen bei „Onlinebesprechungen zu allen Besprechungen hinzufügen“. So wird aus jedem neuen Termin automatisch eine Teams-Besprechung.

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Shortcuts und Tastenkombinationen Microsoft Teams

Zaubertricks für Microsoft Teams: Hilfreiche Shortcuts und Chat-Befehle im Überblick

Du willst deine Kolleg:innen mal so richtig mit deinen Computer-Skills beeindrucken? Dann bist du in diesem Beitrag genau richtig! Denn wenn du ihn bis zum Ende gelesen hast, wirst du um einige technische Zaubertricks schlauer sein. Konkret geht es um Shortcuts für Microsoft Teams. Wusstest du nämlich, dass sich in diesem Programm eine Vielzahl von Tastenkombinationen und Befehlen versteckt, mit denen du Dinge erledigen kannst ohne deine Maus zu benutzen? Fast wie von Zauberhand!

Microsoft Teams: Chat-Befehle für Windows und Mac

So kannst du dir die Liste der Befehle anzeigen lassen 

In Microsoft Teams gibt es eine ganze Reihe an Befehlen, die du dazu verwenden kannst, bestimmte Dinge auszuführen. Um eine Liste über alle Befehle angezeigt zu bekommen, gibt einfach SCHRÄGSTRICH (/) in das Such- bzw. Befehlsfeld am oberen Rand deiner Teams-Anwendung ein. Alternativ kannst du auch einfach STRG/CMD + SCHRÄGSTRICH (/) auf deiner Tastatur eintippen.

Überblick: Die wichtigsten Chat-Befehle für Windows und Mac

Es gibt einige Chat-Befehle, die du wohl öfter im täglichen Gebrauch verwenden wirst als andere. Hier findest du einen kurzen Überblick, über die wichtigsten Befehle. Sie funktionieren sowohl auf Windows, als auch Mac gleichermaßen.

  • /Abwesend: Damit änderst du deinen Status auf „abwesend“.
  • /Beschäftigt: Damit änderst du deinen Status auf „beschäftigt“
  • /bingleichzurück: Wenn du mal kurz wegmusst, kannst du das so anderen Teilnehmer:innen anzeigen
  • /nichtstören: Mit diesem Befehl wissen die anderen Chatteilnehmer, dass du gerade beschäftigt bist oder nicht gestört werden willst. Besonders praktisch ist das im Home Office.
  • /Verfügbar: Damit wirst du in Teams wieder grün und damit als verfügbar angezeigt.

Auch interessant: Welche Rollen gibt es im Microsoft Teams Meeting und wie ändert man sie?

Shortcuts, um Microsoft Teams ohne Maus und Touchpad zu navigieren

In Microsoft Teams findest du auf der linken Seite die verschiedenen Anwendungen wie Aktivität, Anrufe, Chat etc. in der App-Leiste aufgelistet. Diese erreichst du zwar grundsätzlich auch mit deiner Maus oder dem Touchpad. Noch einfacher kannst du es dir allerdings machen, wenn du bestimmte Tastenkombinationen verwendest. Damit gelangst du direkt zu deiner gewünschten Anwendung. Du musst nur beachten, dass die Shortcuts in Microsoft Teams sich in diesem Fall für die Desktop-Anwendung und die Web-App unterscheiden. Hier eine Übersicht:

 
Aktion Desktop-App Web-App
Aktivität öffnen STRG/CMD + 1 STRG/CMD + UMSCHALT + 1
Chat öffnen STRG/CMD + 2 STRG/CMD + UMSCHALT + 2
Teams öffnen STRG/CMD + 3 STRG /CMD + UMSCHALT + 3
Kalender öffnen STRG/CMD + 4 STRG/CMD + UMSCHALT + 4
Anrufe öffnen STRG/CMD + 5 STRG/CMD + UMSCHALT + 5
Dateien öffnen STRG/CMD + 6 STRG/CMD + UMSCHALT + 6

Aber Achtung: Hast du die Reihenfolge der Anwendungen in deiner App-Leiste verändert, dann musst du auch die Ziffern bei der Einfabe entsprechend anpassen.

Tastenkombinationen in Microsoft Teams für Meetings und Anrufe

Microsoft Teams wird in der Online-Zusammenarbeit vor allem für Meetings und Anrufe genutzt. Und auch hierfür gibt es eine Menge Shortcuts, die dir die Arbeit erleichtern können. Das Prinzip der Tastenkombinationen ist ähnlich wie für die Navigation, allerdings werden hier statt Zahlen Buchstaben verwendet. Zum Beispiel C für „Call“ (Anrufen), D für „Deny“ oder auch S für „Speak“ (Sprechen) und M für „Mute“ (Stumm). Im Gegensatz zu oben wird sind die Befehle für Desktop- und Web-App in diesem Fall gleich. Auch hier haben wir für dich wieder eine Übersicht erstellt:

 
Aktion Desktop-App Web-App
Videoanruf annehmen STRG/CMD + UMSCHALT + A STRG/CMD + UMSCHALT + A
Audioanruf annehmen STRG/CMD + UMSCHALT + S STRG/CMD + UMSCHALT + S
Anruf ablehnen STRG /CMD+ UMSCHALT + D STRG/CMD + UMSCHALT + D
Anruf (Audio) starten STRG/CMD + UMSCHALT + C STRG/CMD + UMSCHALT + C
Videoanruf starten STRG /CMD + UMSCHALT + U STRG/CMD + UMSCHALT + U
Auf Stummschaltung wechseln STRG/CMD + UMSCHALT + M STRG/CMD + UMSCHALT + M
Video umschalten STRG/CMD + UMSCHALT + O leider nicht möglich

Möchtest du in einer Besprechung außerdem Inhalte deines Bildschirms freigeben, verwende dafür STRG+UMSCHALT+LEER. Es wird sich anschließend eine Symbolleiste öffnen, in der du ganz einfach auswählen kannst, ob du den Teilnehmenden deinen gesamten Desktop oder lediglich ein einzelnes Fenster oder eine Datei zeigen willst.

Suchst du außerdem eine:n bestimmte:n Gesprächspartner:in oder ein spezielles Team, kannst du dafür die Tastenkombination STRG/CMD+UMSCHALT+F eingeben. Es erscheint dann ein Suchfeld, über welches du Inahlte nach Namen, Text, Team oder Kanal filtern kannst.

Hier findest du einen Spickzettel für die Microsoft Teams Shortcuts

Das war jetzt ganz schön viel an Information? Keine Sorge, die Shortcuts für Microsoft Teams musst du dir nicht alle auswendig merken. Es gibt nämlich einen Trick, mit dem du einen Spickzettel erhältst. Verwendest du die Tastenkombination STRG/CMD+PUNKT (.), öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem du alle Shortcuts nachschauen kannst.

Ganz schön cool, oder? Wir wünschen viel Spaß beim Ausprobieren unserer kleinen Microsoft Teams Zaubertricks!

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Welche Rollen gibt es im Microsoft Teams Meeting und wie ändert man sie?

Organisierst du ein Microsoft Teams Meeting mit mehreren Teilnehmer:innen, kannst du ihnen verschiedene Rollen zuweisen,…

Microsoft Teams Co-Organisator

Microsoft Teams: Der Co-Organisator wird endlich freigeschaltet!

Bereits im letzten Jahr hat Microsoft eine neue Funktion für Microsoft Teams Meetings angekündigt: den Co-Organisator. Wann genau dieser im Programm verfügbar sein soll, war allerdings zunächst unklar. Bis jetzt! Denn nun gab das Software-Unternehmen in einer Mitteilung konkretere Informationen bekannt, wann das neue Feature eingeführt wird.

Mit der neuen Funktion ist es für Organisatoren von Teams Meetings möglich, optional bis zu 10 der eingeladenen Personen die Rolle des Co-Organisator zuzuweisen. Damit erhalten Sie fast alle Zugriffsmöglichkeiten, die auch der Organisator im Meeting hat.

Wie legt man bei Teams einen Co-Organisator fest? 

In Microsoft Teams einen Co-Organisator für ein Meeting festzulegen soll ähnlich funktionieren wie die Moderator-Funktion. Der Meeting-Organisator kann auf eine Auswahlbox klicken um ein Drop-Down Menü zu öffnen, in dem er aus einer Liste aus den dafür qualifizierten eingeladenen Teilnehmer:innen wählen kann, wem er die Rolle des Co-Organisators zuweisen will. Um in einem Teams Meeting als Co-Organisator ausgewählt werden zu können muss der/die Teilnehmende einen Account nutzen, der der gleichen Organisation angehört wie jener des Organisators.

Auch interessant: Zielführend statt Zeitfresser – Online Meeting effektiv und effizient gestalten 

Was der Microsoft Teams Co-Organisator kann

Der Co-Organisator wird in der Meeting-Liste als zusätzlicher Organisator angezeigt und hat die meisten Zugriffsmöglichkeiten, die auch der Organisator hat. Im Meeting kann der Co-Organisator dann die folgenden Dinge tun:

  • Besprechungsoptionen aufrufen und ändern
  • Die Lobby umgehen
  • Einlass von Personen aus der Lobby während der Sitzung
  • Das Meeting abschließen
  • Inhalte präsentieren
  • Die Rolle anderer Meeting-Teilnehmer:innen ändern
  • Das Meeting für alle beenden

… und was nicht

Es gibt jedoch auch einige Funktionen, auf die der Co-Organisator im Gegensatz zum Organisator weiterhin keinen Zugriff hat. Das sind im Folgenden:

  • Breakout-Rooms erstellen und managen
  • Anwesenheitsberichte ansehen und herunterladen
  • Verwalten der Meeting-Aufzeichnung
  • Die Meeting-Einladung bearbeiten
  • Entfernen oder Ändern der Organisator-Rolle

Wann wird der Co-Organisator in Microsoft Teams verfügbar sein?

Nun aber zur wichtigsten aller Fragen: Wann wird die Funktion des Co-Organisator in Microsoft Teams verfügbar sein? Hierzu äußerte sich Microsoft in einer neuen Mitteilung. Die Einführung des Features soll Mitte März begonnen werden und Ende März abgeschlossen sein.

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Kann und darf mein:e Arbeitgeber:in private Microsoft Teams Chats mitlesen?

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Microsoft Teams: Anforderungen an Software und Hardware im Überblick

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