Fragen aus dem Netz Archive

Dokumenten-Zauber: Die gemeinsame Bearbeitung in Word in Office 365

März 21, 2024/in Fragen aus dem Netz, Microsoft 365/von Carolin Berscheid

Nie wieder wildes Dokumenten-Hin-und-Her! In diesem Beitrag erfährst du, warum die gemeinsame Bearbeitung in Office365 Word so genial ist und erhältst außerdem eine schrittweise Anleitung für die nahtlose Zusammenarbeit mit deinem Team.

Für einen schnellen und einfachen Start in Microsoft Word empfehlen wir außerdem unser 90-minütiges Live-Online-Training „Word – Der schnelle Einstieg“.

Gemeinsame Bearbeitung in Word – Schluss mit dem Datei-Chaos!

Bisher bedeutete Teamarbeit oft lästiges Herunterladen, Bearbeiten und erneutes Hochladen von Dateien. Das führt nicht selten zu Verwirrung über Versionen und unnötigem Stress. Die Lösung? Gemeinsame Bearbeitung in Microsoft Word in Office 365!

Gemeinsame Bearbeitung in Word – Schritt für Schritt erklärt

Schritt 1: Cloud-Speicherung für mühelosen Zugriff

Für die gemeinsame Bearbeitung muss ein Word-Dokument in der Cloud gespeichert sein. Das ist wirklich kinderleicht. Denn in Office 365 hast du zwei Möglichkeiten, dein Dokument in der Cloud zu speichern: die gemeinsame Dateiablage in Teams und dein persönliches OneDrive. Diese Ablageorte machen nicht nur die sichere Aufbewahrung möglich, sondern gewähren auch deinem Team bequemen Zugriff von überall aus.

Um dein Word-Dokument in der Cloud zu speichern, kanns du in In Microsoft Word wie folgt vorgehen:

Öffne das Word-Dokument, das du in der Cloud speichern möchtest.
Klicke auf die Schaltfläche „Datei“ oben links im Menü.
Wähle im Dropdown-Menü „Speichern unter“.
Wähle nun den gewünschten Speicherort aus: dein OneDrive oder unter „Websites“ das Team, dem du die Datei zuordnen möchtest.
Wähle den richtigen Ordner am Speicherort aus.
Gib einen Dateinamen ein und klicke auf „Speichern“, um das Dokument in der Cloud zu speichern.

Das Dokument wird nun in der Cloud gespeichert. Wenn du die Datei in einem Teams-Kanal gespeichert hast, hat dein Team nun bereits von überall aus Zugriff darauf. Hast du die Datei in deinem persönlichen OneDrive gespeichert, teile sie, wie in Schritt zwei beschrieben, mit deinen Kolleg:innen.

Schritt 2: Teilen leicht gemacht

Aber wie teilt man dieses Dokument jetzt mit dem Team? Ganz einfach! Nutze dazu die „Freigeben“-Funktion in Word und gib die E-Mail-Adressen deiner Teamkollegen ein – so hat jeder darauf Zugriff und die gemeinsame Bearbeitung in Word kann beginnen.

So gehst du Schritt für Schritt vor:

Öffne das Word-Dokument, das du teilen möchtest.
Klicke auf die Schaltfläche „Freigeben“ oben rechts im Menü.
Gib die E-Mail-Adressen deiner Teamkollegen in das Feld „Personen hinzufügen“ ein.
Wähle die Berechtigungsstufe aus, die du deinen Teamkollegen geben möchtest (z. B. Bearbeiten oder Nur anzeigen).
Klicke auf „Senden“, um das Dokument zu teilen.

Deine Teamkollegen erhalten nun eine E-Mail mit einem Link zum geteilten Dokument und können es direkt in ihrem Browser öffnen und bearbeiten.

Schritt 3: Echtzeit-Kollaboration für maximale Produktivität

Und jetzt komm das Beste: Du und dein Team könnt gleichzeitig am Dokument arbeiten. Egal, ob im Homeoffice oder im Büro – Änderungen werden bei der gemeinsamen Bearbeitung in Word in Echtzeit synchronisiert. So geht modernes Teamwork!

Die Echtzeit-Kollaboration ist automatisch aktiviert, wenn du ein Word-Dokument über eine Cloud-Speicherplattform teilst. Dein Team kann das Dokument gleichzeitig öffnen und bearbeiten, und Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert.

Schritt 4: Kommentare und Anmerkungen – die unsichtbaren Notizen

Es gibt außerdem die Möglichkeit, Kommentare und Anmerkungen im Dokument hinzuzufügen. Sie fungieren als unsichtbare Notizen für dein Team. So kann alles Wichtige direkt im Dokument hinterlassen und von allen Bearbeitenden eingesehen werden.

Um Kommentare und Anmerkungen zu einem Word-Dokument hinzuzufügen, gehe wie folgt vor:

Öffne das Word-Dokument.
Markiere den Text oder Abschnitt, zu dem du einen Kommentar hinzufügen möchtest.
Klicke mit der rechten Maustaste auf die markierte Stelle und wähle „Neuer Kommentar“ aus dem Kontextmenü.
Gib deinen Kommentar in das Kommentarfeld ein und drücke die Eingabetaste, um ihn zu speichern.
Dein Kommentar wird jetzt als Notiz im Dokument angezeigt und kann von anderen Bearbeitern eingesehen werden.

Schritt 5: Versionenkontrolle ohne Kristallkugel

Und der letzte Pluspunkt: Bei der gemeinsamen Bearbeitung werden automatisch verschiedene Versionen des Dokuments gespeichert. So behältst du den Überblick und kannst bei Bedarf ältere Versionen problemlos wiederherstellen – ganz ohne Zauberstab und Kristallkugel.

Wie du da wieder rankommst? Ganz einfach! Um ältere Versionen wiederherzustellen, kannst du folgendermaßen vorgehen:

Öffne das Word-Dokument.
Klicke auf die Schaltfläche „Datei“ oben links im Menü.
Wähle im Dropdown-Menü „Info“ aus.
Klicke auf die Option „Versionen verwalten“.
Wähle die gewünschte ältere Version aus der Liste der verfügbaren Versionen aus und klicke auf „Wiederherstellen“.

Das Dokument wird nun auf den Stand der ausgewählten Version zurückgesetzt.

Die gemeinsame Bearbeitung in Word – so geht Teamwork!

Die gemeinsame Bearbeitung in Microsoft Word vereinfacht nicht nur die Zusammenarbeit, sondern spart auch Zeit und befreit dich vom Stress des Datei-Chaos. Warum also nicht ein wenig zaubern? Speichere dein Dokument einfach in der gemeinsamen Dateiablage in Microsoft Teams oder in OneDrive, teile es mit deinem Team und schon kann der Word-Zauber beginnen!

Du interessierst dich für weitere Themen rund um Microsoft 365? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du viele spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst Du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen.

Musik in eine Microsoft PowerPoint Präsentation einfügen – so geht’s!

Mai 5, 2023/in Fragen aus dem Netz, Microsoft 365, Microsoft Office/von Flecsable

Wusstest du, dass man Musik in einer PowerPoint-Präsentation verwenden kann? Nein? Na dann wird es höchste Zeit, dass wir dir zeigen, wie das funktioniert! Denn der Einsatz von Musik in Präsentationen ist ein gutes Mittel, um zum Beispiel die Stimmung aufzulockern oder den Inhalt zu verstärken. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du Musik zu deiner PowerPoint-Präsentation hinzufügen kannst und welche Optionen es gibt, sie abzuspielen.

Du willst alles über multimediale Präsentationsmöglichkeiten mit Audio- und Video-Elementen in Microsoft PowerPoint wissen? Dann empfehlen wir dir unser 90-minütiges Online-Training: „PowerPoint Multimedia-Werkzeuge“.

Erster Schritt: Musik zur PowerPoint-Präsentation hinzufügen

Um Musik in deiner PowerPoint-Präsentation zu verwenden, musst du sie zuerst einmal in die gewünschten Folie einfügen. Das funktioniert so:

Klicke auf „Einfügen“ in der Menüleiste und wähle „Audio“.
Wähle die Option „Audio auf meinem PC“ aus und navigiere zu der Musikdatei, die du hinzufügen möchtest.
Klicke auf „Einfügen“ und die Musikdatei wird in deine Präsentation eingefügt.

Alternativ kannst du auch Musik aus Online-Quellen wie YouTube oder SoundCloud einbinden. Dafür musst du nur den entsprechenden Einbettungscode kopieren und einfügen. Aber Achtung! Das solltest du nur machen, wenn du die Erlaubnis des Urheberrechtsinhabers hast – sonst ist das nicht legal und du könntest rechtliche Probleme bekommen.

Zweiter Schritt: Musik in der PowerPoint-Präsentation abspielen

Hast du die Musik zu deiner PowerPoint-Präsentation hinzugefügt, musst du jetzt noch festlegen, wann und wie sie abgespielt werden soll. Dafür gibt es mehrere Optionen:

Automatisch abspielen: Die Musik soll automatisch abgespielt werden, sobald die Folie angezeigt wird? Dann klicke auf die Musikdatei und wähle „Automatisch abspielen“ aus den Optionen in der Menüleiste aus.
Bei Klick abspielen: Soll deine Musik erst abgespielt werden, wenn du auf eine bestimmte Schaltfläche oder ein Objekt in deiner PowerPoint-Präsentation klickst? Dann wähle einfach „Bei Klick abspielen“ aus den Optionen in der Menüleiste aus.
Endlosschleife: Oder möchtest du, dass deine Musik dauerhaft abgespielt wird? Dann wähle „Wiedergabe in Endlosschleife“ aus den Optionen in der Menüleiste aus.

Dritter Schritt: Musik individuell an deine PowerPoint-Präsentation anpassen

Zu guter Letzt gibt es noch die Möglichkeit, deine Musik individuell an die PowerPoint-Präsentation anzupassen. Dazu hast du folgende Möglichkeiten:

Lautstärke: Um die Lautstärke der Musik anzupassen, klicke auf deine Musikdatei und passe sie über die Lautstärkeregler in der Menüleiste an.
Dauer: Außerdem kannst du auch die Dauer deiner Musik anpassen. Klicke dazu auf Audio-Tools“ und dann auf „Audiooptionen“. Hier kannst du zudem einstellen, ob die Musik beim Verlassen der Folie gestoppt werden oder weiterlaufen soll.
Effekte: Weiter kannst du verschiedene Effekte auf deine Musik anwenden, Fade-In oder Fade-Out-Effekte. Klicke dazu auf „Audio-Tools“ klicken und dann auf „Audioeffekte“ und wähle aus, was dir gefällt.

Musik in eine PowerPoint-Präsentation einzufügen ist also überhaupt nicht schwer! So kannst du deine Präsentation auf einfache Art und Weise interessanter gestalten. Du kannst deine Botschaft verstärken und holst dein Publikum ab. Achte allerdings immer darauf, dass du keine Urheberrechte verletzt und nur lizenzierte Musik verwendest. Wenn Du mehr Tipps und Tricks erfahren möchtest, empfehlen wir Dir unsere Trainings zu Microsoft PowerPoint. Hier erklären wir noch viele weitere Funktionen und gehen in die Tiefe. Viel Spaß beim Ausprobieren!

Fünf Excel-Funktionen, die du kennen solltest – einfach erklärt!

April 26, 2023/in Fragen aus dem Netz, Microsoft Excel, Microsoft Office/von Flecsable

Mit Microsoft Excel zu arbeiten, stellt viele Menschen erst einmal vor eine Herausforderung. Auf den ersten Blick wirkt das Programm so, als gäbe es quasi endlose Möglichkeiten, es zu nutzen. Aber keine Sorge – so kompliziert ist es gar nicht! In diesem Blogartikel werden wir Dir fünf der wichtigsten Excel-Formeln und -Funktionen erläutern, damit Du Deine Daten schnell und einfach organisieren, analysieren und präsentieren kannst.

Für einen schnellen und einfachen Start in Excel empfehlen wir außerdem unser Training „Excel Quickstart – Der sichere Einstieg in die Arbeit mit Tabellen“.

SUMME-Funktion

Die SUMME ist eine der grundlegenden Excel-Funktion. Sie ermöglicht es Dir, die Summe einer Gruppe von Zahlen schnell und einfach zu berechnen. Wenn Du beispielsweise eine Liste von Umsatzzahlen hast, kannst Du die SUMME-Formel verwenden, um die Gesamtsumme zu berechnen.

Um die SUMME-Funktion anzuwenden, markiere einfach die Zellen, die Du addieren möchtest, und gib „=SUMME(Bereich)“ in eine leere Zelle ein. „Bereich“ steht hier für den Bereich der Zellen, die Du addieren möchtest. Den Bereich kannst Du z.B. in der Form C5:C16 angeben und damit alle Zellen in diesem Bereich einschließen.

MITTELWERT-Funktion

Eine weitere wichtige Excel-Funktion nennt sich MITTELWERT. Sie berechnet den Durchschnitt einer Gruppe von Zahlen. Du kannst die Funktion verwenden, um beispielsweise den Durchschnitt von Schülernoten oder Umsatzzahlen zu berechnen.

Um die MITTELWERT-Funktion zu verwenden, markiere die Zellen, für die Du den Durchschnitt berechnen möchtest, und gib „=MITTELWERT(Bereich)“ in eine leere Zelle ein. „Bereich“ steht auch hier wieder für den Bereich der Zellen, für den Du den Durchschnitt berechnen möchtest.

MAX- und MIN-Funktion

Die MAX- und MIN-Funktion berechnet den höchsten bzw. niedrigsten Wert in einer Gruppe von Zahlen. Du kannst diese Funktionen verwenden, um beispielsweise den höchsten Umsatz oder den niedrigsten Lagerbestand in Deinem Unternehmen zu finden.

Um die MAX- oder MIN-Funktion zu verwenden, markiere die Zellen, für die Du den höchsten bzw. niedrigsten Wert berechnen möchtest, und gib „=MAX(Bereich)“ oder „=MIN(Bereich)“ in eine leere Zelle ein. „Bereich“ steht -wir kennen das ja schon – hier für den Bereich der Zellen, für den Du den höchsten bzw. niedrigsten Wert berechnen möchtest.

WENN-Funktion

Die WENN-Funktion ist eine der am häufigsten verwendeten Funktionen in Excel. Sie ermöglicht es Dir, eine Bedingung zu testen und eine Aktion auszuführen, wenn die Bedingung erfüllt ist.

Um die WENN-Funktion zu verwenden, gib „=WENN(Bedingung;dann;sonst)“ in eine leere Zelle ein. „Bedingung“ steht hier für die Bedingung, die Du testen möchtest, „dann“ steht für die Aktion, die ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung erfüllt ist, und „sonst“ steht für die Aktion, die ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist. Achte darauf, dass Texte immer mit Anführungszeichen einzutragen sind, sonst erhältst Du die Fehlermeldung „#NAME?“.

SVERWEIS-Funktion

Der SVERWEIS ist eine der erweiterten Excel-Funktion, mit der du nach Daten in einer Tabelle suchen und Informationen aus einer anderen Spalte zurückgeben kannst. Du kannst diese Funktion verwenden, um beispielsweise Kundeninformationen oder Bestellungen in einer Datenbank zu suchen.

Um die SVERWEIS-Funktion zu verwenden, gib „=SVERWEIS(Suchwert;Matrix;Spaltenindex;[Bereich_Verweis])“ in eine leere Zelle ein. „Suchwert“ steht hier für den Wert, den Du in der Tabelle suchen möchtest, „Matrix“ steht für den Bereich der Tabelle, in der Du suchen möchtest, „Spaltenindex“ (als Zahl) steht für die Spalte, aus der die Informationen zurückgegeben werden sollen, und „[Bereich_Verweis]“ ist ein optionaler Parameter, der angibt, ob Du eine exakte Übereinstimmung oder eine ungefähre Übereinstimmung suchen möchtest.

Diese fünf wichtigen Excel-Funktion sind nur ein kleiner Teil dessen, was das Programm zu bieten hat. Es gibt viele weitere Formeln und Funktionen, die Dir helfen können, Deine Daten effektiv zu organisieren, analysieren und präsentieren. Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, empfehlen wir Dir unsere Trainings zu Excel. Hier erklären wir noch viele weiter Funktionen und gehen in die Tiefe. Viel Spaß beim Exceln!

Excel für Anfänger:innen: Die wichtigsten Funktionen im Überblick

März 22, 2023/in Fragen aus dem Netz, Microsoft Excel, Microsoft Office/von Flecsable

Excel ist ein leistungsstarkes Tool zur Verarbeitung von Daten und zur Erstellung von Tabellen und Diagrammen. Es ist eine der am weitesten verbreiteten Microsoft-Anwendungen in Unternehmen weltweit und wird in fast allen Branchen verwendet, von der Finanzwelt bis hin zur Wissenschaft. Für Anfänger kann es jedoch eine Herausforderung sein, sich mit den zahlreichen Funktionen und Begriffen vertraut zu machen. In diesem Artikel möchten wir deshalb die wichtigsten Funktionen und Konzepte von Excel vorstellen, um Anfänger:innen den Einstieg in das Programm zu erleichtern.
Für einen schnellen und einfachen Start in Excel empfehlen wir unser Training „Excel Quickstart – Der sichere Einstieg in die Arbeit mit Tabellen“.

Tabellen erstellen und bearbeiten

Die Erstellung von Tabellen ist eine der grundlegenden Funktionen von Excel. Du kannst Zellen auswählen, indem du sie anklickst, und Informationen eingeben, indem du einfach auf der Tastatur tippst. Du kannst auch Spalten und Zeilen hinzufügen oder löschen, indem du mit der rechten Maustaste auf eine Spalten- oder Zeilenüberschrift klickst und „Einfügen“ oder „Löschen“ auswählst.

Daten formatieren

Eine wichtige Funktion in Excel, die Anfänger:innen kennen sollten, ist die Formatierung von Daten. Du kannst Schriftart, -größe und -farbe ändern, Zahlen formatieren und das Aussehen von Tabellenzellen anpassen. Zum Beispiel kannst du Daten in einer Tabelle farblich hervorheben, um wichtige Informationen zu betonen.

Formeln und Funktionen

Eine der interessantesten Funktionen von Excel ist die Möglichkeit, Formeln und Funktionen zu verwenden, um Daten zu verarbeiten und zu analysieren. Zum Beispiel kannst du mit der SUMME-Funktion die Summe einer Reihe von Zahlen berechnen, oder mit der MITTELWERT-Funktion den Durchschnittswert einer Gruppe von Zahlen ermitteln. Es gibt unzählige Formeln und Funktionen, die du verwenden kannst, um deine Daten zu verarbeiten und zu analysieren.

Diagramme erstellen

Eine weitere wichtige Funktion von Excel ist die Möglichkeit, Diagramme zu erstellen. Diagramme sind eine visuelle Darstellung von Daten und können helfen, Trends und Muster zu identifizieren. Zum Erstellen eines Diagramms wählst du einfach die Daten aus, die du darstellen möchtest, und wählst die Art des Diagramms, das du erstellen möchtest. Excel bietet verschiedene Arten von Diagrammen an, darunter Säulendiagramme, Kreisdiagramme, Liniendiagramme und mehr.

Bedingte Formatierung

Die bedingte Formatierung ist eine Funktion in Excel, die es dir ermöglicht, Excel automatisch Zellen zu formatieren, basierend auf bestimmten Bedingungen. Zum Beispiel kannst du die Schriftfarbe einer Zelle ändern, wenn der Wert in der Zelle einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. Die bedingte Formatierung kann dir helfen, schnell auf wichtige Informationen in deiner Tabelle aufmerksam zu machen.

Filtern und Sortieren

Um schnell auf bestimmte Daten zugreifen zu können, kannst du in Excel Filter- und Sortierfunktionen verwenden. Mit der Filterfunktion kannst du bestimmte Daten ausblenden, um dich auf die relevanten Informationen zu konzentrieren. Mit der Sortierfunktion kannst du die Daten nach bestimmten Kriterien sortieren, wie z.B. alphabetisch oder numerisch.

Excel ist ein vielseitiges Tool mit einer Vielzahl von Funktionen, die es dir ermöglichen, Daten schnell und einfach zu verarbeiten und zu analysieren. Indem du die grundlegenden Funktionen von Excel beherrschst, kannst du Zeit sparen und deine Arbeitsabläufe verbessern. In unseren Trainings zu Excel zeigen wir noch viele weiter Funktionen und gehen in die Tiefe.

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Smartphone-Bildschirm in Microsoft Teams teilen – so funktioniert’s

Februar 8, 2023/in Fragen aus dem Netz/von Flecsable

In einem Microsoft Teams Meeting den eigenen Bildschirm zu teilen ist eine beliebte Funktion. Aber wusstest du schon, dass du auch deinen Smartphone-Bildschirm teilen kannst? Das ist besonders hilfreich, wenn du beispielsweise eine App auf deinem Telefon oder die mobile Ansicht einer Website zeigen möchtest. Wie das in wenigen Schritten funktioniert, erklären wir dir in diesem Artikel.

Microsoft Teams: So teilst du deinen Smartphone-Bildschirm

Schritt 1: Neueste Version der Teams-App installieren

Im ersten Schritt solltest du sicherstellen, dass du die neueste Version von Microsoft Teams auf deinem Smartphone installiert hast. Prüfe also zunächst im Google Play Store (Android) oder im App Store (iOS), ob ein App-Update verfügbar ist. Wenn ja, aktualisiere deine Teams-App. Oder falls du sie noch gar nicht auf dem Handy hast, lade sie herunter. Logge dich anschließend mit deinen Zugangsdaten ein.

Schritt 2: Meeting starten

Um deinen Smartphone-Bildschirm im Microsoft Teams-Meeting zu teilen, musst du nun ein Meeting starten. Entweder wurdest du dazu bereits eingeladen oder du erstellst selbst ein neues Meeting. Gehe dazu in die Microsoft Teams-App und tippe auf „Meetings“. Wähle anschließend „Neues Meeting“ aus und gib alle erforderlichen Informationen ein, wie z. B. Datum, Uhrzeit und Teilnehmende. Du kannst dich übrigens auch parallel mit deinem Smartphone und deinem PC oder Laptop ins Meeting einwählen. So kannst du deinen Smartphone-Bildschirm zusätzlich zum normalen Desktop-Bildschirm teilen. Das bietet sich an, wenn du dein Handy nur zur zusätzlichen Veranschaulichung auf einem Mobilgerät nutzen möchtest.

Schritt 3: Smartphone-Bildschirm in Microsoft Teams teilen

Während des Microsoft Teams Meetings kannst du deinen Smartphone-Bildschirm nun jederzeit teilen. Dazu tippst du auf die drei kleinen Punkte in der Menüleiste am unteren Bildschirmrand und anschließend auf „Teilen“. Nun wird eine Vorschau deines Smartphone-Bildschirms gezeigt. Wenn du jetzt nochmal auf „Teilen“ klickst, wird deine Handy-Oberfläche im Meeting geteilt.

Schritt 4: Teilen des Smartphone-Bildschirms beenden

Möchtest du deinen Smartphone-Bildschirm im Microsoft Teams Meeting nicht mehr teilen, kannst du das natürlich auch wieder beenden. Dazu einfach erneut auf das „Teilen“-Symbol in der Menüleiste tippen und „Bildschirm teilen beenden“ auswählen. Alternativ kannst du auch einfach das Meeting beenden, dann wird auch dein Bildschirm nicht mehr geteilt.

Das Teilen des Smartphone-Bildschirms im Microsoft Teams Meeting ist also ganz einfach und schnell möglich. Mit dieser Funktion kannst du mobile Inhalte von deinem Handy teilen, ohne es dafür an einen Computer anschließen zu müssen. So gestaltest du deine Meetings noch effektiver!

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Wo speichert Microsoft Teams geteilte Dateien und Dokumente – und wie findet man sie wieder?

Januar 10, 2023/in Fragen aus dem Netz/von Flecsable

Microsoft Teams ist ein Tool, das die Online-Zusammenarbeit in der digitalen Arbeitswelt enorm erleichtert. So kann man beispielsweise per Mausklick Dateien ganz einfach mit seinen Kolleg:innen teilen. Aber was ist, wenn ich etwa eine Powerpoint-Präsentation, die in einem Meeting geteilt wurde oder ein Word-Dokument, das mir jemand per Teams-Chat privat gesendet hat, ein paar Monate später noch einmal benötige? Wir geben euch in unserem heutigen Beitrag die Antwort auf eine häufig gestellte Frage: Wo speichert Microsoft Teams geteilte Dateien und Dokumente – und wie finde ich sie am leichtesten wieder?

Geteilte Dateien in Microsoft Teams – drei verschiedene Möglichkeiten

Grundgedanke der Microsoft-365-Welt ist es, die Microsoft Dienste untereinander zu vernetzen und die Arbeit mit den verschiedenen Programmen so effizient wie möglich zu gestalten. Deshalb arbeitet etwa Microsoft Teams zur Dateiablage sowohl mit den Programmen SharePoint als auch OneDrive. Das führt dazu, dass man Dateien im Wesentlichen auf drei verschiedene Arten in Teams wiederfinden kann.

Direkt in der Teams-App über den Datei-Reiter
Über Office.com bzw. SharePoint Online
Über OneDrive

Wie genau das für jede Option im Einzelnen funktioniert, erklären wir euch nun nacheinander.

Auch interessant: Microsoft Teams „Shared Channels“: Wie funktionieren freigegebene Kanäle?

Gespeicherte Dateien und Dokumente in Microsoft Teams finden

Der wahrscheinlich einfachste und schnellste Weg, geteilte Daten und Dokumente in Microsoft Teams wiederzufinden, ist im Programm selbst. Das geht über den Menüpunkt ‚Dateien‘. Diesen gibt es in der App gleich an mehreren Orten. Zum einen am linken Rand des Programms als eigenen Reiter, innerhalb unterschiedlicher Kanäle oder auch in 1:1-Unterhaltungen, Gruppenchats und Meeting-Chats.

Dateien, die in einem Kanal geteilt werden, werden im SharePoint-Ordner des Teams gespeichert. Diese Dateien findet ihr über die Registerkarte ‚Dateien‘ am oberen Rand jedes Kanals. Dateien, die in einen 1:1- oder Gruppenchat hochgeladen wurden, werden in eurem OneDrive for Business-Ordner gespeichert und sind nur für die Personen in der entsprechenden Unterhaltung freigegeben. Im Chat findet ihr diese ebenfalls oben über den Reiter ‚Dateien‘.

Wichtig ist also, den richtigen Tab auszuwählen, je nachdem wo die gesuchte Datei geteilt wurde. Der übergeordnete Menüpunkt ‚Dateien‘ ist bei der Suche von bestimmten Dateien übrigens eher weniger hilfreich, da die Liste geteilter Dateien in Microsoft Teams nur einen begrenzten Zeitraum anzeigt. Ein wenig praktischer hingegen ist der Tab ‚Downloads‘. Hier befinden sich nämlich alle Dokumente, die ein:e Nutzer:in in der Vergangenheit über Teams heruntergeladen hat.

Kennt ihr den Namen oder andere Eckpunkte der gesuchten Datei, hilft euch außerdem auch Suchfunktion beim Auffinden der gewünschten Inhalte.

Geteilte Dateien über Office.com sehen

Eine zweite Möglichkeit geteilte Dateien in Microsoft Teams wiederzufinden, ist es, sich direkt über Office.com in das Microsoft-Konto einzuloggen.

Ihr findet hier nicht nur die Browser-Versionen der Microsoft 365 Apps, sondern auch die Übersicht ‚Mein Inhalt‘. In dieser Ablage könnt ihr geteilte Dateien und Dokumente unter anderem nach Person und Besprechung filtern. Neben Teams-Dateien werden hier übrigens auch Dokumente gespeichert, die als E-Mail-Anhang oder über andere Apps gesendet wurden. Ihr habt mit dieser Variante also gleich sämtliche Dateien an einem Ort im Überblick.

Dokumente über die OneDrive Web App wiederfinden

Drittens und letztens könnt ihr in Microsoft Teams geteilte Dateien und Dokumente auch über die Web-Version von Microsoft OneDrive finden, sofern es sich um privat in Chats geteilte Dateien handelt (siehe oben). Unter ‚Geteilt‘ findet ihr dann nicht nur Dateien, die andere Personen mit euch geteilt haben, sondern andersherum auch alle Inhalte, die ihr für andere freigegeben habt, entweder über den Teams-Chat oder als direkte Freigabe in OneDrive.

Auch hier könnte ihr die Suche für ein schnelleres Auffinden vermisster Dokumente nutzen.

Gelöschte Datei in Microsoft Teams wiederherstellen

Solltet ihr nun eine Datei in Microsoft Teams partout nicht mehr auffinden können, besteht leider auch die Möglichkeit, dass ihr sie versehentlich gelöscht habt. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, wie ihr ins Nirvana beförderte Dateien und Dokumente wiederherstellen könnt. Voraussetzung ist allerdings, dass das Löschen noch nicht zu lange her ist.

Was viele Nutzer:innen nämlich nicht wissen: Auch OneDrive und SharePoint haben einen Papierkorb. Gelöschte Dateien und Dokumente – auch aus Microsoft Teams – werden dort für 93 Tage, also ca. drei Monate, aufbewahrt, bevor sie endgültig ‚entsorgt‘ werden.

Um eine gelöschte Datei aus Microsoft Teams wiederherzustellen, öffnet zunächst SharePoint bzw. OneDrive über die Schaltfläche in der Teams-App. Klickt dann auf den ‚Papierkorb‘, um die zwischengespeicherten Dokumente aufzurufen. Wenn ihr Glück habt, findet ihr hier eure vermisste Datei und könnte sie dann wieder zurückholen.

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Was bedeutet welcher Microsoft Teams Status und wann ändert er sich auf ‚Abwesend‘?

Dezember 21, 2022/in Fragen aus dem Netz/von Flecsable

Die Status-Anzeige in der Microsoft-Teams-App ist vor allem für das Arbeiten im Home Office praktisch. Denn daran lässt sich erkennen, ob Kolleg:innen gerade zu erreichen sind oder nicht. Und auch du selbst kannst damit angeben, ob du gerade verfügbar bist oder nicht gestört werden willst, etwa weil du telefonierst. Wir erklären euch heute, was die verschiedenen Statusanzeigen bedeuten und – eine häufig gestellte Frage – wann sich der Microsoft Teams Status automatisch auf ‚Abwesend‘ ändert und ob man dies ausschalten kann.

Grün, gelb und rot: Was bedeutet welcher Microsoft Teams Status?

Insgesamt gibt es bei Microsoft Teams fünf verschiedene Statusanzeigen in vier Farben: grün, gelb, rot und weiß.

Der grüne Button mit einem Häkchen bedeutet ‚Verfügbar‘. Das heißt, dass der/die Nutzer:in gerade vor dem Bildschirm sitzt und zu erreichen ist.

Der gelbe Button kennzeichnet den Status ‚Bin gleich zurück‘ oder ‚Abwesend‘. Er erscheint, wenn du an deinem PC oder Laptop nicht aktiv ist. Die Statusänderung erfolgt automatisch nach fünf Minuten in denen du deine Maus nicht bewegt hast. Das kann also auch passieren, wenn du gerade zum Beispiel ein Video ansiehst.

Zeigt der Microsoft Teams Status rot an, dann bedeutet das ‚Beschäftigt‘. Dies wird automatisch angezeigt, wenn sich der:die Nutzer:in gerade in einer Besprechung oder einem Telefonat befindet. Dann kannst du dein:e Kolleg:in auch nicht anrufen.

Ebenfalls mit rot gekenntzeichnet ist der Status ‚Nicht stören‘. Dieser erscheint, sobald jemand seinen Bildschirm in einem Meeting teilt oder eine Präsentation hält.

Ist dein Laptop oder PC ausgeschaltet oder hat gerade keine Internetverbindung, dann wird ein weißer Button mit einem Kreuz angezeigt. Dieser bedeutet, dass du offline und dein Status unbekannt ist.

Auch interessant: „Shared Channels“ in Microsoft Teams: Wie erstellt man freigegebene Kanäle?

Microsoft Teams Status manuell einstellen

Der Status lässt sich in Microsoft Teams übrigens auch manuell ändern. So kannst du deine Kolleg:innen aktiv wissen lassen, ob du gerade konzentriert an etwas arbeitest oder unterwegs bist. Es gibt dazu im Wesentlichen zwei Möglichkeiten:

Über dein Icon in der rechten oberen Ecke der Teams-App kannst du ganz einfach den jeweiligen Status einstellen. Machst du zum Beispiel Mittagspause, kannst du „Bin gleich zurück“ nehmen.
Eine andere Möglichkeit ist es, über deinen Kalender Zeiten festzulegen, in denen du nicht gestört werden möchtest. Dazu erstellst du einfach einen Termin in dem nur du selbst als Teilnehmer:in bist. Diesen kannst du zum Beispiel ‚Fokuszeit‘ nennen. Du kannst ihn auch für feste Tage oder Zeiten in der Woche einstellen. Tritt dieser selbst gesetzte Termin dann ein, sehen andere bei dir für die Zeit des Termins den Button ‚Nicht stören‘.

Microsoft Teams Status: Kann man die automatische Änderung auf ‚Abwesend‘ ausschalten?

Eine Frage, die viele Nutzer:innen interessiert: Kann man eigentlich verhindern, dass der Microsoft Teams Status sich automatisch auf ‚Abwesend‘ ändert? So bedeutet keine Aktivität am PC oder Laptop schließlich nicht immer automatisch, dass man gerade nicht arbeitet oder am Schreibtisch sitzt. So erkennt Teams ausbleibende Aktivität über die Windows-Mechanismen, beispielsweise fehlende Maus- oder Tastatureingaben. Wenn Sie jetzt allerdings über Ihr Handy oder eine normale Telefonleitung telefonieren oder ein Dokument in Papierform lesen, dann ändert sich der Status ebenfalls in ‚inaktiv‘ – das ist aber schlichtweg falsch.

In Microsoft Teams selbst gibt es leider keine Option, die automatische Statusänderung abzustellen. Das Ganze lässt sich aber theoretisch anders lösen. Du könntest beispielsweise deine Computermaus auf eine Armbanduhr mit Sekundenzeiger legen. Das sorgt dafür, dass Microsoft Teams immer wieder eine Bewegung erkennt. Es gibt dafür mittlerweile außerdem sogenannten „Mouse Jiggler“. Das ist ein kleines Gerät, welches man über den USB-Ausgang am Computer anschließt, welches simuliert, eine sich bewegende Computermaus zu sein. Weiter gibt es kostenlose Programme im Internet („Status Holder“) die im Hintergrund laufen und dafür sorgen, dass dein Computersystem dauerhaft aktiv bleibt.

Unser Tipp ist es allerdings, sich bezüglich des Teams Status nicht allzu verrückt zu machen. In der Regel wird keine Arbeitgeberin ständig den Anwesenheitsstatus ihrer Mitarbeitenden bei Teams checken – dazu ist meistens auch überhaupt keine Zeit. Und auch deine Kolleg:innen interessieren sich wahrscheinlich viel weniger für den Teams-Status anderer, als man das annehmen würde. Mal kurz zu Hause vom Laptop aufzustehen, sich einen Kaffee zu machen oder frische Luft zu schnappen ist übrigens auch nicht verboten und spricht keineswegs für Faulheit. Und dass man das Home Office nicht dafür nutzen sollte, während der Arbeitszeit Shoppen zu gehen oder auf dem Sofa Netflix zu schauen ist eigentlich für die meisten Mitarbeitenden ja auch selbstverständlich. ;-)

Du interessierst dich für weitere Themen rund um Microsoft Teams und die Microsoft-365-Arbeitswelt? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du viele spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen.

Wie funktioniert externes Telefonieren mit Microsoft Teams?

November 23, 2022/in Fragen aus dem Netz/von Flecsable

Microsoft Teams ist ein umfangreiches Tool, welches die erfolgreiche Online-Zusammenarbeit im Unternehmen möglich macht. Aber wusstet ihr eigentlich, dass sich das Programm nicht nur für die Teilnahme an Videokonferenzen oder zum Chatten mit Kolleg:innen verwenden lässt? Wir verraten euch heute, wie externes Telefonieren mit Microsoft Teams möglich ist.

So funktioniert externes Telefonieren mit Microsoft Teams

Eine Telefon-Funktion, die euch vielleicht in Microsoft Teams bereits bekannt ist, sind sogenannte „Voice-over-IP-Anrufe“. Damit könnt ihr innerhalb eures Unternehmens sämtliche Teammitglieder anrufen, indem ihr sie ganz einfach aus euren Kontakten auswählt und einen Audioanruf startet. Es handelt sich dabei aber nicht um Anrufe über das öffentliche Telefonnetz, sondern lediglich um eine Art „Gegensprechanlage“ innerhalb des Unternehmens.

In den meisten Unternehmen existiert daher neben Microsoft Teams weiterhin eine klassische Telefonanlage mit Sprechapparaten. Es gibt allerdings die Möglichkeit, das unternehmensinterne Microsoft Teams an das öffentliche Telefonnetz anzuschließen. So kann der Teams-App eine Telefonnummer zugewiesen werden und die Mitglieder können auch externe Anrufe ganz einfach über das Programm tätigen. Extra Hardware benötigt es dafür nicht.

Anrufpläne oder Direct Routing: Microsoft Teams mit dem Telefonnetz verbinden

Um externe Telefonie mit Microsoft Teams nutzen zu können, muss allerdings ein Add-on zum Microsoft-Office-365-Tarif erworben werden. Es gibt im Wesentlichen zwei Optionen, die auf diese Weise das Tätigen, Empfangen und Weiterleiten von Anrufen zu und von Festnetz- und Mobiltelefonen im öffentlichen Telefonnetz über Microsoft Teams möglich machen.

Telefonanlage und Anrufpläne aktivieren: Bei dieser Option stellt Microsoft Ihren Benutzern die Telefonnummer und alle Telefonnetz-Dienste zur Verfügung.
Direct Routing verwenden: Diese Option wird meist von größeren Unternehmen bevorzugt. Dabei wird eine bereits bestehende Telefonnetz-Verbindung mit Microsoft Teams verbunden.

Beide Varianten haben Vorteile. So bekommt ihr mit einem Microsoft Anrufplan Zugriff auf ein vollständiges Microsoft-Telefonsystem mit internationalen und nationalen Plänen, die zu den Bedürfnissen eures Unternehmens passen. Da die Pläne über Microsoft 365 betrieben werden, ist zudem keine Bereitstellung oder Wartung vor Ort erforderlich.

Direct Routing hingegen kann die richtige Wahl sein, wenn im Unternehmen bereits ein Vertrag mit einem Telefonanbieter besteht, der weiter genutzt werden soll. Die vorhandene Telefonanlage muss nicht ersetzt werden, sondern kann einfach mittels der sogenannten „Session-Border-Controller-Technologie“ mit Microsoft Teams verbunden werden

Telefonieren mit Microsoft Teams: So erwirbt man einen Anrufplan

Microsoft bietet zwei verschiedene, eigene Anrufpläne an: Microsoft 365 Business Voice für Unternehmen mit bis zu 300 Nutzer:innen oder Microsoft 365 E5 für Großunternehmen ab 300 Nutzer:innen. Soll die Telefoneinrichtung per Direct Routing über den Telefonanbieter erfolgen, muss hierfür ebenfalls eine Berechtigung erworben werden.

Nachdem ihr die für euch passende Add-On-Lizenz für Microsoft Teams gekauft habt, müsst ihr diese euren Nutzer:innen zuweisen. Das kann kann übrigens nur, wer globaler, Lizenz- oder Benutzeradministrator ist. Das Einsehen und Zuweisen von erworbenen Lizenzen ist im Admin-Center möglich. Im Bereich „Lizenzen an Benutzer zuweisen“ könnt ihr den Namen der gewünschten Benutzer:innen eingeben und anschließend aktivieren.

Rufnummern in Microsoft Teams einrichten

Sobald ihr die entsprechenden Lizenzen aktiviert habt, müsst ihr Telefonnummern für die Benutzer:innen hinzuzufügen. Es gibt drei verschiedene Arten, wie man diese erhalten kann:

Neue Nummern über das Admin-Center von Teams erhalten
Neue Nummern außerhalb des Admin-Centers zu erhalten
Bestehende Nummern importieren

Im Admin-Center bietet Microsoft Teams eine Vielzahl von Nummernoptionen an, um neue Nummern einzurichten. Es besteht allerdings das Risiko, dass je nach Land oder Region nicht alle gewünschten Nummern verfügbar sind.

Die einfachere Möglichkeit ist es, die Rufnummern von eurem bisherigen Telefonanbieter oder Netzbetreiber zu importieren. Wenn ihr die direkte Weiterleitung, also Direct Routing, über Microsoft Teams nutzt, solltet ihr eure Nummern ohnehin behalten können.

Denkt bei dem Einrichten der Telefonnummern daran, dass ihr nicht nur jene für die Benutzer:innen eures Microsoft Teams benötigt, sondern ggf. auch gebührenfreie Nummern für Audiokonferenzen, Anrufwarteschlangen oder automatische Vermittlungsstellen. Auch diese könnt ihr entweder im Admin-Center erhalten oder euch von eurem Direct-Routing-Anbieter bei der Einrichtung unterstützen lassen.

Externe Anrufe mit Microsoft Teams tätigen

Ist die Einrichtung für externes Telefonieren mit Microsoft Teams nun endlich geschafft, stellt sich letztlich noch die Frage: Wie tätigt man einen externen Anruf über das Programm?

Das ist ganz einfach:

Wählt Anrufe aus.
Gebt einen Namen oder eine externe Nummer ein, um jemanden anzurufen.

Hinweis: Wenn eure Organisation über eine Enterprise Voice- oder Business Voice-Lizenz verfügt, könnt ihr beliebige Personen über Teams anrufen, selbst wenn diese es nicht verwenden.
Wenn ihr bereit seid, startet den Anruf.

Du interessierst dich für weitere Themen rund um Microsoft 365? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du viele spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen.

„Shared Channels“-Funktion in Microsoft Teams: Wie erstellt man freigegebene Kanäle?

Oktober 19, 2022/2 Kommentare/in Fragen aus dem Netz/von Flecsable

Microsoft Teams ist nicht nur ein hilfreiches Kommunikationstool, sondern dient in der Microsoft 365 -Umgebung als zentrale Plattform für die digitale Zusammenarbeit in Organisationen. Um dabei Datensicherheit und Datenschutz zu gewährleisten, wird Teams allerdings in der Regel nur innerhalb eines gemeinsamen Microsoft 365-Hauptkontos (Tenant) genutzt, beispielsweise dem Business-Abonnement eines Unternehmens, an welches die Angestellten angebunden sind. Externe konnten bislang nur über einen Gastzugriff zu einem Teams hinzugefügt werden. Die Schwierigkeit dabei: Dadurch erhalten sie automatisch Zugriff auf alle Standard-Kanäle des Teams, was problematisch in Bezug auf sensible Unternehmensdaten ist. In der Praxis wurde deshalb bislang meist ein neues Team gegründet, wenn mit externen Partnern zusammengearbeitet wurde. Das wiederum wird allerdings schnell unübersichtlich, da so immer wieder zwischen den verschiedenen Teams hin- und her gewechselt werden muss. Auch Microsoft hat dieses Problem erkannt und nun Abhilfe geschaffen. Die neue Microsoft Teams Funktion „Freigegebene Kanäle“ oder auch „Shared Channels“ vereinfacht die Zusammenarbeit über die eigenen Organisationsgrenzen hinweg erheblich. Wir erklären euch heute, wie ihr sie einrichten und nutzen könnt.

Achtung: Damit diese Funktion in eurem Microsoft Teams funktioniert, muss der Administrator vorab einige technische Einstellungen vornehmen, Rahmenbedingungen prüfen und ggf. anpassen. Mehr Infos dazu findet ihr auf der offiziellen Microsoft Website unter diesem Link.

Standard, private und freigegebene Kanäle in Microsoft Teams – Was ist der Unterschied?

In Microsoft Teams kann man also ab sofort nicht wie bisher zwischen zwei Kanaltypen wählen, sondern bekommt noch eine dritte Auswahlmöglichkeit. Wollt ihr einen neuen Themen- oder Projektkanal in einem Team eröffnen, könnt ihr nun einen Standardkanal, einen privaten Kanal oder – neu – einen freigegebenen bzw. geteilten Kanal erstellen. Hier eine Übersicht, über die Unterschiede zwischen den drei Kanälen:

Standard-Kanal: Auf einen Standard-Kanal haben alle Mitglieder eines Teams Zugriff. Jedes Teammitglied kann die Inhalte in diesem Kanal einsehen, auch wenn es sich nur um einen Gast handelt.
Privater Kanal: Ein privater Kanal ist ein nicht-öffentlicher Kanal. Das bedeutet, dass nur eine bestimmte, ausgewählte Personengruppe aus dem Team nach erfolgter Einladung darauf Zugriff hat. Mitglied des privaten Kanals kann allerdings nur sein, wer auch Mitglied des Teams ist. Für Gäste im Team funktioniert dies nicht.
Geteilter/Freigegebener Kanal: Dieser neue Kanaltyp ist ebenfalls nur für eine bestimmte, ausgewählte Personengruppe zugänglich. Die entscheidende Neuerung dabei: Kanalmitglieder können sowohl Mitglieder des Teams sein, aber auch Externe außerhalb der Organisation. Die Freigabe zur Zusammenarbeit gilt nur für diesen Kanal, ohne, dass automatisch auch Zugriff auf alle anderen Kanäle des Teams gegeben wird. Mitglieder des freigegebenen Kanals müssen außerdem nicht Mitglied oder Gast des Teams werden.

Hier findet ihr die einzelnen Funktionen in den drei verschiedenen Kanälen nochmals im direkten Vergleich:

Funktion	Standardkanal	Privater Kanal	Geteilter Kanal
Personen außerhalb des Teams hinzufügen	❌	❌	✔
Kanal mit anderen Teams teilnen	❌	❌	✔
Teilnahme externer Gäste	✔	✔	❌
Gruppenräume einrichten	✔	❌	❌
Kanal mit eigener SharePoint-Webseite	❌	✔	✔
Stichwortsuche	✔	❌	❌
Geplante Meetings	✔	❌	✔

Wie funktionieren freigegebene Kanäle in Microsoft Teams?

Freigegebene Kanäle in Microsoft kann standardmäßig nur erstellen, wer „Besitzer“ eines Teams ist. Für einfache Teammitglieder und Gäste geht dies nur dann, wenn die Richtlinien auf Organisationsebene vom Administrator entsprechend angepasst wurden. Wer den Kanal erstellt, wird automatisch auch Kanalbesitzer. Es können aber im freigegebenen Kanal auch mehrere Mitglieder zu Besitzern ernannt werden. Nur Kanalbesitzer können Personen zum freigegebenen Kanal in Microsoft Teams hinzufügen oder entfernen oder gar den gesamten Kanal löschen. Hier noch einige Dinge, die ihr bei geteilten Kanälen beachten müsst:

Habt ihr den Kanaltyp einmal ausgewählt, könnt ihr ihn nachträglich nicht mehr ändern. Einen freigegebenen Kanal kann man also nicht in einen privaten oder Standardkanal umändern oder umgekehrt.
Teambesitzer können Details zu einem freigegebenen Kanal nur dann einsehen, sofern sie selbst Mitglied des geteilten Kanals sind.
Jeder freigegebene Kanal übernimmt automatisch zunächst die Einstellungen des übergeordneten Teams. Nachträglich können Kanaleinstellungen (beispielsweise wer Mitglieder hinzufügen oder Registerkarten erstellen darf) aber geändert werden, ohne dass sich jene des gesamten Teams verändern
Pro Team sind aktuell 200 freigegebene Kanäle möglich, von denen jeder für 5.000 Mitglieder und 50 weitere Teams freigegeben werden kann. Die maximale Teilnehmerzahl liegt bei 25.000.
Mitglieder in freigegeben Kanälen können wie gewohnt chatten, Online-Meetings durchführen oder zeitgleich an gemeinsamen Dateien (z. B. Excel-Tabellen, Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen) oder in Apps, die in die Registerkarten eingebunden wurden, arbeiten. Ausgenommen sind von letzterem allerdings aktuell noch Planner, Forms und Stream.
Externe Teilnehmende an geteilten Kanälen müssen ein von Azure AD unterstütztes Arbeits-, Schul- oder Unikonto haben.

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So erstellt man einen geteilten Kanal in Microsoft Teams

Zu guter Letzt erklären wir euch nun noch Schritt für Schritt, wie ihr einen geteilten bzw. freigegebenen Kanal in Microsoft Teams erstellt.

Klickt (sofern ihr die entsprechende Berechtigung habt) in eurem Teams auf Kanal hinzufügen. Nun öffnet sich ein kleines Fenster mit dem Titel „Kanal für Team XY erstellen“. Im Dropdown-Menü unter „Datenschutz“ findet ihr nun drei Kanaltypen zur Auswahl: Standard, Privat, Freigegeben
Klickt nun auf Freigeben und aktiviert oder deaktiviert je nachdem das Häkchen direkt darunter: Diesen Kanal für alle Teammitglieder freigeben. Damit könnt ihr festlegen, ob alle aktuellen Teammitglieder in den neuen geteilten Kanal hinzugefügt werden oder ob der Kanal lediglich für ausgewählte Personen freigegeben werden soll. Anschließend könnt ihr weitere Personen zum „Shared Channel“ hinzuzufügen. Für Personen aus eurem Unternehmen (also eurem Microsoft-365-Tenant) müsst ihr nur deren Namen eingeben. Personen außerhalb eurer Organisation fügt ihr mit deren Email-Adresse hinzu.
Die von euch ausgewählten Personen erhalten nun eine Einladung für diesen speziellen, freigegebenen Kanal. Alle anderen Kanäle des Teams bleiben hingegen davon ausgenommen und sind für externe Teilnehmende nicht einsehbar.
Der erstellte freigegebene Kanal wird schließlich mit einer schrägliegenden Acht bzw. Schleife als Symbol gekennzeichnet. Klickt ihr den Kanal mit der rechten Maustaste an, könnt ihr ihn verwalten. Ihr könnt so Einstellungen ändern, weitere Personen hinzufügen, den Kanal bearbeiten, also etwa Name und Beschreibung ändern oder ihn löschen.

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Wie gestaltet man hybride Meetings erfolgreich? – Tipps und Tricks

September 14, 2022/in Fragen aus dem Netz/von Flecsable

In vielen Unternehmen können Arbeitnehmer:innen mittlerweile regelmäßig aus dem Home Office arbeiten. Deshalb ist es beispielsweise nicht unüblich, dass bei Besprechungen ein Teil der Kolleg:innen vor Ort ist, während andere sich virtuell hinzuschalten. Hybride Meetings können Teams allerdings auch vor neue Herausforderungen stellen. Werden diese Besprechungen nicht durchdacht geplant, läuft man schnell Gefahr, dass Informationen untergehen, Teilnehmende nicht berücksichtigt werden, sich geistig ausklinken und am Ende alles im Chaos endet. Wir geben dir deshalb in diesem Beitrag einige Tipps, wie du dein hybrides Meeting effizient und erfolgreich gestalten kannst!

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Hybride Meetings erfordern die richtige Technik

Hybride Teams, die zum Teil im Büro aber auch im Home Office arbeiten benötigen für ihre Meetings vor allem einen Ort, an dem alle Teilnehmenden gleichermaßen zusammengebracht werden können. Dazu ist vor allem die richtige Technik essentiell. Es gibt zwar bereits Ansätze für Virtual-Reality-Meetings, doch hier kann man noch von Zukunftsmusik sprechen. Vielmehr sollte man in der jetzigen Zeit pragmatische Lösungen finden, die für Unternehmen verschiedener Größenordnungen umsetzbar sind.

Ein oftmals großes technisches Problem in hybriden Meetings ist eine unzureichende Tonqualität sowie eine schlechte Sicht auf die Teilnehmenden im Konferenzraum. Das hat zur Folge, dass sich die Online-Teilnehmer:innen nicht nur örtlich, sondern auch inhaltlich schnell fern von der Besprechung fühlen können. Es ist deshalb besonders wichtig, sie mit entsprechender Technik ab- und ins Meeting hinein zu holen. Idealerweise sollte im Meetingraum eine Raumkamera installiert werden, die dazu geeignet ist alle vor Ort Teilnehmenden im Bild einzufangen. Weiter muss dazu ein Raummikrofon platziert werden, das die Übertragung der Sprache garantiert. Auch sollten Lautsprecher an verschiedenen Orten im Raum angebracht werden, sodass die Online-Teilnehmenden gut verstanden werden können.

Idealerweise hat man außerdem einen großen (Fernseh-)Bildschirm im Konferenzraum, auf dem alle am Konferenztisch versammelten Mitarbeitenden ihre Kolleg:innen im Home-Office gut sehen und ansprechen können. Sollte das nicht möglich sein, sollten alle körperlich Anwesenden einen Laptop vor sich haben, auf dem sie die remote Teilnehmenden sehen können.

Hybride Meetings brauchen Moderatoren

In hybriden Meetings ist aus außerdem sehr sinnvoll, einen oder zwei Teilnehmende zu Moderator:innen zu ernennen. Mindestens eine:r von beiden sollte vor Ort anwesend sein, der:die ander:e könnte hingegen für die Online-Teilnehmenden verantwortlich sein. Der:die Moderator:in vor Ort lenkt das Geschehen im Raum, achtet auf die Gruppendynamik und darauf, dass die in Präsenz Teilnehmenden auch ihre Kolleg:innen im Home-Office zu Wort kommen lassen. Zudem kontrollieren sie die Raumtechnik. Als Online-Moderator:in sollte man beispielsweise den Gruppenchat im Blick haben und auf Wortmeldungen der virtuellen Teilnehmenden aufmerksam machen.

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Hybride Meetings: „Online first“-Regel einführen

Dass es nämlich als Online-Teilnehmer:in gar nicht so leicht ist, zu Wort zu kommen, kennst du sicher selbst. Im Meetingraum vor Ort kann es nämlich sehr schnell zu lebhaften Diskussionen kommen. Eine einfache Möglichkeit, um zu vermeiden, dass virtuelle Teilnehmende dabei untergehen, ist die Einführung einer „Online first“-Regel für hybride Meetings. Das meint, dass sobald eine Frage geäußert wird oder eine Meinungsäußerung gewünscht ist, sich grundsätzlich zuerst die Kolleg:innen im Home-Office äußern dürfen. So gibst du ihnen genug Raum, sich einzubringen und reduzierst die Gefahr, dass sie sich ausgeschlossen fühlen.

Hybrides Meeting heißt: Kamera an, bitte!

Weiter sollten alle virtuell Teilnehmenden ausdrücklich darum gebeten werden, ihre Webcam einzuschalten. Zwar kann man hierzu rein rechtlich niemanden zwingen, weise aber deine Kolleg:innen ruhig darauf hin, dass die eingeschaltete Kamera einen wichtigen Teil zu einem erfolgreichen hybriden Meeting beiträgt. Gestik und Mimik sind nämlich essentiell, um sich im Team gegenseitig zu verstehen. Auch ist es deutlich einfacher, wenn Online-Teilnehmer:innen einfach eine Hand heben können, um zu signalisieren, dass sie etwas sagen möchten. Generell wird die Atmosphäre deutlich weniger anonym, wenn man sich gegenseitig ins Gesicht blicken kann. Auch schützt es davor, dass sich virtuell Teilnehmende gedanklich aus dem Meeting ausklinken und nebenbei vielleicht noch andere Dinge erledigen.

In hybriden Meetings auf Online-Aktivitäten setzen

Die aktive Beteiligung der Online-Teilnehmer:innen ist generell eine der größten Hürden in hybriden Meetings. In „offline“-Besprechungen ist es normalerweise üblich, Gedanken auf einem Whiteboard oder einem Flipchart im Konferenzraum festzuhalten. Kolleg:innen, die zu Hause vor dem Bildschirm sitzen können hier sich hierbei jedoch nur schlecht einbringen. Zudem lassen sich handschriftliche Aufzeichnungen durch die Webcam oft auch nur schlecht lesen.

Es ist daher sinnvoll, solche Aktivitäten in Online-Räume zu verlagern, auch für diejenigen, die vor Ort anwesend sind. Digitale Whiteboards gibt es mittlerweile zur Genüge – ein beliebtes Programm ist beispielsweise „Miro“. So können alle Teilnehmenden gleichermaßen Notizen machen und aktiv mitarbeiten. Ein weiterer Pluspunkt: Die Meeting-Ergebnisse haben alle auf diese Weise direkt in digitaler Form auf ihrem Laptop.

Wir hoffen, dieser Beitrag hat dir geholfen! Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen.