Die hybride Zusammenarbeit bietet viele Chancen aber auch jede Menge Herausforderungen. Wer dachte, wenn die Mitarbeitenden erst einmal wieder im Büro sind, wird alles wie früher, hat schnell gemerkt, dass dem nicht so ist. Und mit der Einführung von Microsoft 365 und Teams allein ist es auf dem Weg zu effizienter digitaler Zusammenarbeit auch nicht getan.

Wie aber kannst du als Führungskraft die hybride Zusammenarbeit gemeinsam mit deinem Team aufs nächste Level heben und dabei Akzeptanz für neue Arbeitsweisen und Prozesse erzeugen? Wie kannst du dein Team davon überzeugen, Microsoft 365 & Teams intensiv zu testen und evtl. gewohnte Prozesse und Tools gegen neuen Arbeitsweisen und neue Apps einzutauschen?

Mit den Collaboration Sprints gehst du in einem iterativen Prozess die Herausforderungen gemeinsam mit deinem hybriden Team systematisch an und nimmst dabei dein Team mit. Die Beteiligung deines Teams an der Weiterentwicklung und der Erprobung neuer Zusammenarbeitsmethoden führt zu einer hohen Akzeptanz. Skeptiker können sich sicher sein, dass sie neue Tools und Prozesse ergebnisoffen zunächst testen können und dass diese nicht einfach „über ihre Köpfe hinweg“ eingeführt werden. Ihr lernt und erprobt gemeinsam und beschäftigt euch intensiv mit eurer digitalen Arbeitsumgebung.

Was brauchst du für die Sprints?

Nutze für die Sprints das digitale Whiteboard von Microsoft Teams. Das Board lässt sich ganz leicht in jedes Team einbinden.
Hier findest du eine Vorlage.

Wie gehst du bei den Sprints vor?

1. Bestandsaufnahme

Starte mit einer Bestandsaufnahme und sammle Zusammenarbeitsanlässe, an denen ihr arbeiten wollt. Ihr nutzt (zu) viele Kommunikationskanäle und das führt zu Verlust von Informationen? Ihr verbringt gefühlt Stunden damit, Dateien zu suchen und wisst auch nicht spontan, wo ihr eine Datei am besten ablegt? Ihr verbringt viel zu viel Zeit in viel zu ineffizienten Meeting? Dann schreibt diese Probleme in eure Ideensammlung für die Collaboration Sprints.

2. Sprint planen

Schritt 1 – Teilen und zeigen (ca. 20 – 30 min)

Teile zunächst die Impulse und Erkenntnisse, die du zum Leitthema (z. B. „Welche Regeln benötigen wir, um die Kommunikation im Team zu verbessern?“) des Meetings geben möchtest, mit deinem Team. Dokumentiere diese am besten vor dem Meeting, damit du nichts vergisst, was dir wichtig ist.

Zeige dann deinem Team, welche Techniken in Teams du kennst (z. B. um Nachrichten zu formatieren und dadurch besser auffindbar zu machen). Einige Teammitglieder kennen diese Techniken vielleicht bereits und können hier vielleicht noch weitere Tricks beisteuern. Für andere wird das Gezeigte neu sein. Durch das Zeigen und gemeinsame Ausprobieren förderst du das gemeinsame Lernen im Team.

Tipp: Noch mehr Akzeptanz erreichst du, wenn du reihum deine Teammitglieder bittest, den Impuls zu einem Thema vorzubereiten und mit dem Team zu teilen.

Schritt 2: Sammeln und auswählen (ca. 10 min)

Sammelt nun gemeinsam Ideen, was ihr tun könnt, um besser zusammenzuarbeiten. Fokus ist dabei weiterhin das Leit-thema aus deinem Impuls.

Votet für die unterschiedlichen Ideen und dokumentiert, welche Ideen die größte Zustimmung finden.

 

Schritt 3: Priorisieren und vereinbaren (ca. 20 min)

Bewertet nun gemeinsam die Ideen und priorisiert die Ideen, die mit hoher Wahrscheinlichkeit eine große Wirkung haben werden und dabei leicht umzusetzen sind.

Vereinbart und dokumentiert, was ihr im Zeitraum bis zum nächsten Sprintmeeting testen und konsequent umsetzen wollt. Verteilt ggf. Aufgaben, falls etwas vorzubereiten ist (z. B. einen Kanal einrichten, Tag-Gruppen einrichten usw.).

Plant für dieses Meeting ca. 1 Stunde ein! Achtet im Meeting auf striktes Timeboxing. Lange Diskussionen sind nicht notwendig, denn es wird hier ja nichts „in Stein gemeißelt“!

3. Sprint

In dieser Phase heißt es, konsequent bleiben und nicht in alte Verhaltensmuster zurückfallen. Da ihr euch zunächst Änderungen ausgewählt habt, die leicht umzusetzen sind und von denen ihr vermutet, dass sie eine hohe Wirksamkeit haben und eine deutliche Verbesserung bringen, fällt euch das sicher nicht schwer.

Gebt Vorgehensweisen, die euch nicht so leicht von der Hand gehen, eine Chance und haltet sie bis zum nächsten Meeting strikt durch.

Die Zeit bis zum nächsten Teammeeting ist überschaubar und es lohnt sich, durchzuhalten. Ihr gebt euch und eurem Team damit die Chance eine nachhaltige Verbesserung herbeizuführen!

Wählt einen ausreichend langen Zeitraum für euren Sprint, der aber nicht zu lange ist. In der Praxis haben sich Sprints von zwei bis drei Wochen bewährt.

4. Sprint Review

Es ist Zeit, den Erfolg des Sprints zu bewerten.

Schritt 1: Retro (ca. 20 – 25 min)

Schaut gemeinsam mit dem Team auf folgende Punkte:

Was war gut?
Was habt ihr gelernt?
Was hat nicht funktioniert?
Was hat euch gefehlt?

Ganz wichtig ist hierbei, dass ihr die Meinung eurer Teammitglieder unkommentiert lasst. Ihr müsst sie nicht davon überzeugen, dass etwas gut war, nur weil ihr es gut fandet. Hört euch ihre Argumente an und diskutiert, was ihr daraus lernen könnt und wo es noch Verbesserungspotential gibt.

Schritt 2: Vereinbarung (5 min)

Entscheidet gemeinsam, was ihr aus dem Sprint dauerhalt mit in eure Zusammenarbeit nehmt. Evtl. wollt ihr auch noch ein Thema in einen weiteren Sprint zu einem späteren Zeitpunkt einplanen. Dokumentiert diese Ergebnisse.

Im Anschluss könnt ihr den nächsten Sprint planen!

Du fühlst dich selbst noch unsicher in Microsoft 365 und Teams?

Im November und Dezember starten wir jeweils mit einer Trainingsgruppe auf eine Lernreise. In vier Trainingsmodulen zeigen wir euch, wie Zusammenarbeit mit den Tools von Microsoft 365 funktioniert. Zwischen den Trainings führt Ihr mit eurem Team Collaboration Sprints durch.

Als Ad on stehen wir euch zwischen den Trainings mit Rat und Tat zur Seite – schreibt bei Fragen eine kurze Nachricht und wir melden uns zeitnah bei euch!

Hier geht es zum Training!

Du interessierst dich für weitere Themen rund um Microsoft 365? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du viele spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst Du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen.