Die fünf besten Tools für die Zusammenarbeit in Microsoft Teams

Wir zeigen dir die fünf besten Tools für die Zusammenarbeit in Microsoft Teams – sie werden dir nicht nur dabei helfen, effizienter zu kommunizieren, sondern auch Meetings produktiver zu gestalten, Aufgaben im Team besser zu managen und hybride Meetings optimal zu nutzen. Los geht’s!

1. Teamskanäle für die interne Kommunikation

Schluss mit der internen Email-Flut! Nutze stattdessen Teamskanäle für die Kommunikation mit deinen Teammitgliedern. Mit @mention kannst du direkt Personen ansprechen und Tag-Gruppen für die Ansprache mehrerer Personen nutzen. Der Vorteil? Die Kommunikation zu einem Thema ist zentral für alle verfügbar, was nicht nur die Zusammenarbeit erleichtert, sondern auch neuen Teammitgliedern ermöglicht, sich schnell in Themen einzulesen. Die einzige Herausforderung besteht darin, konsequent auf interne E-Mails zu verzichten, erfordert jedoch nur eine Anpassung der Gewohnheiten.

So funktioniert’s:

Um Teamskanäle zu nutzen, öffne einfach die Microsoft Teams-Anwendung und navigiere zu dem Team, mit dem du arbeitest. Klicke auf den Namen des Teams, um zu den Kanälen zu gelangen. Dort kannst du entweder einen vorhandenen Kanal auswählen oder einen neuen erstellen. Um eine Person direkt anzusprechen, tippe einfach „@“ gefolgt vom Namen der Person. Tag-Gruppen für die Ansprache mehrerer Personen kannst du nutzen, indem du „@“ gefolgt vom Namen der Gruppe eingibst.

2. Meetingnotizen im geteilten Microsoft OneNote

Keine Lust mehr, sich gegenseitig in Emails oder Nachrichten über den Verlauf von Meetings zu informieren? Kein Problem – mit dem zweiten unserer Tools für die Zusammenarbeit in Microsoft Teams. Erstelle einfach im Teamskanal für jedes Meeting eine Meetingsnotiz im geteilten OneNote. So sind alle relevanten Informationen jederzeit nachlesbar. Es können Vorlagen für die strukturierte Erfassung von Meetingergebnissen erstellt werden. Eine Herausforderung gibt es hier nicht – nur Vorteile!

So funktioniert’s:

Um Meetingnotizen in OneNote zu erstellen, gehst du während des Meetings in das Notizbuch im  Teamskanal, klickst auf das „+“-Symbol und erstellst eine neue Seite. Nun kannst du deine Meetingnotizen eingeben und sie hier mit den anderen Teammitgliedern teilen.

3. Tasks von Planner und ToDo für das Aufgabenmanagement

Gemeinsam Ziele erreichen und den Überblick über Aufgaben behalten – das gelingt am besten mit Tasks von Planner und ToDo. In diesen Tools für die Zusammenarbeit werden alle Aufgaben direkt in Microsoft Teams eingetragen und der Arbeitsfortschritt dokumentiert. Das Ergebnis: Abstimmungsmeetings werden kürzer oder können sogar entfallen. Zudem können Pläne kopiert und wiederverwendet werden. Aufgaben können leicht an andere Personen übertragen werden, was insbesondere in Vertretungssituationen von Vorteil ist. Die einzige Herausforderung: Beim ersten Anlegen eines Plans muss man ein wenig Zeit für eine sinnvolle Strukturierung investieren.

So funktioniert’s:

Um Planner und ToDo zu nutzen, navigiere in Microsoft Teams zu dem Team, mit dem du arbeitest. Klick auf das „+“ im Register und wähle die App „Tasks von Planner und ToDo aus“. Gib dem neuen Plan einen Namen und klicke auf speichern. Nun kannst du neue Aufgaben erstellen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen. Um den Plan gut zu strukturieren, erstelle Buckets, und sortiere die Aufgaben hier ein. Um einen Plan zu kopieren, gehe in den Planner-Hub. Klicke dort auf die drei Punkte und wähle „kopieren“ aus. Wähle nun aus, in welches Team der Plan kopiert werden soll. Im Anschluss kannst du wie oben beschrieben, diesen Plan neu in dein Team einbinden.

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4. Microsoft Lists für prozessbasierte Kommunikation

Microsoft Lists macht das, was der Name verspricht: es ist   d a s   Tool, um Listen zu erstellen. Damit kannst du ganze Prozessabläufe vorplanen und dokumentieren. Alle Infos zu einem Vorgang sind an einem Ort verfügbar, und über eine Eingabemaske können neue Vorgänge leicht angelegt werden. Zudem können Daten gefiltert und sortiert werden, und es können unterschiedliche Ansichten gespeichert werden. Die einzige Herausforderung besteht darin, sich für aufwändigere Listen ins Tool einzuarbeiten – aber es lohnt sich!

So funktioniert’s:

Microsoft Lists findest du in Microsoft Teams, indem du auf das „+“-Symbol klickst und „Liste“ auswählst. Hier kannst du eine neue Liste erstellen oder eine vorhandene auswählen. Du kannst neue Vorgänge über die Eingabemaske hinzufügen und Daten filtern und sortieren, indem du auf die entsprechenden Optionen oben auf der Liste klickst.

5. Microsoft Whiteboard für hybride Meetings nutzen

Für hybride Meetings, bei denen einige Teammitglieder vor Ort und andere remote teilnehmen, ist das digitale Whiteboard das ideale Tool für die Zusammenarbeit in Microsoft Teams. Denn das ermöglicht allen Teilnehmern, gemeinsam Ideen zu entwickeln und zu bearbeiten, unabhängig von ihrem Standort. Das Board kann im virtuellen Meeting geteilt und von allen bearbeitet werden, und es gibt eine umfangreiche Vorlagen-Bibliothek sowie die Möglichkeit, eigene Vorlagen zu erstellen und zu teilen. Kleine Herausforderung: Man sollte sich sich vor dem Meeting Gedanken zu machen, welche Inhalte am Whiteboard moderiert werden sollen – aber mit etwas Vorbereitung steht erfolgreichen hybriden Meetings nichts im Wege!

So funktioniert’s:

Um das Microsoft Whiteboard zu nutzen, öffne während des Meetings den Chat in Microsoft Teams und klicke auf das „+“-Symbol. Wähle „Microsoft Whiteboard“ aus, um ein neues Whiteboard zu erstellen oder ein vorhandenes zu öffnen. Hier kannst du Ideen gemeinsam mit anderen Teammitgliedern entwickeln und bearbeiten, und das Whiteboard wird automatisch im Meeting geteilt.

Collaboration-Tools: Ein Muss für hybride Zusammenarbeit

Diese fünf Collaboration-Tools in Microsoft Teams werden deine Zusammenarbeit auf ein neues Level bringen. Nutze Teamskanäle, um effizient zu kommunizieren, erstelle Meetingnotizen im geteilten OneNote, behalte den Überblick über Aufgaben mit Planner und ToDo, plane und dokumentiere Prozesse mit Microsoft Lists und nutze das Microsoft Whiteboard für produktive hybride Meetings. So wird deine Teamarbeit effektiver und produktiver denn je!

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