Hybrides Arbeiten: Führung und Zusammenarbeit im „new normal“

Wer gedacht hat, nach der Pandemie wird alles wie zuvor, hat sich getäuscht – laut einer Studie des Bundesverbands Digitale Wirtschaft möchten nur 25 % der Mitarbeitenden über alle Branchen und sogar nur 3 % der Mitarbeitenden in Digitalunternehmen zurück zum alten Präsenz-Modell. Alle anderen präferieren flexibles und hybrides Arbeiten. Das merken auch die Personaler:innen in Bewerbungsgesprächen: viele berichten davon, dass ausschlaggebend für die Absage von Bewerber:innen war, dass nicht 100 % flexible Arbeitsmodelle angeboten wurden.

Hybrides Arbeiten als „new normal“

Die Wünsche der Mitarbeitenden gehen weit auseinander. Ca. 10 % wünschen sich, vollständig aus dem Homeoffice zu arbeiten, die meisten Mitarbeitenden sprechen sich allerdings für hybrides Arbeiten aus und wollen pro Woche 2 oder 3 Tage zu Hause bleiben können. Die Gründe für den Wunsch nach mehr Flexibilität und keiner Rückkehr zur Präsenzpflicht sind divers – der Wegfall des Arbeitswegs und die bessere Vereinbarkeit von Beruf und privaten Verpflichtungen liegen weit vorne.

Und den Unternehmen sind während der Pandemie die Argumente gegen Homeoffice weitgehend abhanden gekommen – die Mitarbeitenden wurden mit Beginn des ersten Lockdowns ins Homeoffice gezwungen, sie haben diese Situation mitgetragen und es hat weitgehend gut bis sehr gut funktioniert. Warum also wieder zu 100 % ins Büro gehen?

Feste Bürotage oder Flexibilität?

Natürlich gibt es die Unternehmen, die alle Mitarbeitenden ins Office zurückholen und kein hybrides Arbeiten anbieten. Zuletzt hat Elon Musk es vorgemacht – die Schlagzeile „Wer nicht ins Büro kommt, fliegt“ hat kontroverse Diskussionen hervorgerufen. Zu sagen, Mitarbeitende, die aus dem Homeoffice arbeiten wollen „sollen woanders so tun, als würden sie arbeiten“ ist nicht fair und entspricht vor allem nicht der Arbeitsrealität. Und eine Führungskraft, die nicht unterscheiden kann, ob Mitarbeitende nur tun, als würden sie arbeiten oder tatsächlich Ergebnisse liefern, führt m. E. nicht richtig.

Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden wertschätzen und Führungskräfte, die ihre Teams führen und unterstützen, müssen sich also Gedanken über ein zukunftsfähiges, hybrides Arbeitsmodell machen, das den Mitarbeitenden ein gewisses Maß an Flexibilität bietet, in dem aber auch die Online-Zusammenarbeit langfristig funktioniert.

Für feste Bürotage spricht, dass dann das Team an ein, zwei oder drei Tagen gleichzeitig im Büro ist. Bei voller Flexibilität wird es eher selten vorkommen, dass sich alle gleichzeitig auf den Weg ins Büro machen. Das ist aber bei guter Planung auch gar nicht notwendig: Viel wichtiger, als nämlich die Frage, ob alle im Büro sind, ist, wozu man die Bürotage nutzen sollte.

Weniger Meetings, mehr asynchrones Arbeiten

Bevor wir von jetzt auf sofort ins Homeoffice katapultiert wurden, haben wir vor Ort quasi „auf Sicht“ zusammengearbeitet. Fragen ließen sich schnell klären, Entscheidungen wurden unkompliziert herbeigeführt. Nicht umsonst vermissten die meisten Mitarbeitenden in der Online-Zusammenarbeit vor allem den persönlichen Austausch mit Kolleg:innen und Vorgesetzten, den Flurfunk und die Kaffeeküche. Die Kehrseite der Medaille war, dass sich manch eine:r vor der Pandemie in ein leeres Besprechungszimmer oder eben ins Homeoffice zurückziehen musste, um sich voll auf eine Aufgabe zu konzentrieren und ungestört arbeiten zu können.

Tipp: Bürotage für synchrone Zusammenarbeit nutzen

Im Homeoffice hat die Häufigkeit von geplanten Online-Meetings deutlich zugenommen. Für jeden noch so kleinen Anlass muss ein Zeit-Slot gefunden und eine virtuelle Besprechung anberaumt werden. Nicht selten steht von 9 bis 17 Uhr ein Meeting nach dem anderen im Kalender. Spontane Gespräche gibt es eher selten. Auf knifflige Aufgaben kann man sich nur konzentrieren, wenn abends oder frühmorgens keine Meetings stattfinden. Einige Unternehmen haben deshalb ihre Mitarbeitenden angehalten, Fokuszeiten in ihre Kalender einzuplanen, also Zeiten, in denen keine Meetings stattfinden und die man dazu nutzt, konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten.

Was, wenn wir die Zeit, die wir in Zukunft gemeinsam mit unseren Kolleginnen und Kollegen im Büro sind, vorwiegend für die synchrone Zusammenarbeit nutzen würden, also für Dinge, an denen wir gemeinsam arbeiten, bei denen wir uns kurz absprechen müssen und wo wir einen hohen Kommunikationsbedarf haben?

Die Zeit, die die Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten, wird dann für die asynchrone Zusammenarbeit genutzt. Für Aufgaben, an denen wir alleine arbeiten. Für Tätigkeiten, bei denen wir nicht gestört werden wollen. Also Schluss mit dem vollen Meeting-Tag im Homeoffice!

Vor Ort wird kommuniziert – zuhause ist Fokuszeit

Der erste Schritt in eine erfolgreiche hybride Zusammenarbeit muss also sein, dass im Team erörtert wird, wie hoch der Bedarf an gemeinsamer Kommunikationszeit vor Ort ist. Das misst sich am Verhältnis von gemeinsamen Aufgaben zu Aufgaben, an denen wir alleine arbeiten. Und das kann natürlich auch bei den einzelnen Mitarbeitenden im Team variieren. Warum sollten Software-Entwickler:innen, die ihre Aufgaben vorwiegend konzentriert und alleine erledigen, an drei Tagen im Büro um Konzentration ringen, wenn sie sich lediglich ein paar Stunden in der Woche  mit den Kolleg:innen abstimmen müssen? Sie sind wesentlich zufriedener und produktiver mit vier Homeoffice-Tagen und einem Abstimmungstag vor Ort.

Und was haben z. B. Marketing-Mitarbeitende davon, wenn sie vier Tage im Homeoffice von einem Online-Meeting zum anderen springen, wenn sie vor Ort quasi „en passant“ die vielen kleinen Abstimmungsfragen klären könnten?

Hybride Führung auf Distanz erfordert Verständnis

Führungskräfte sollten sich bei der Anzahl der gemeinsamen Bürotage nicht an ihrem eigenen Bedürfnis an „sichtbaren“ Mitarbeitenden orientieren, sondern an den Bedürfnissen des Teams, der Mitarbeitenden und des Unternehmens. Verschafft euch deshalb vor einer Entscheidung zunächst einen Überblick über das Verhältnis zwischen „eigenen“ Aufgaben und „geteilten“ Aufgaben der Mitarbeitenden. Erst dann lässt sich abschätzen, wie man die Arbeitszeit in der Zukunft sinnvoll gestalten kann.

Ein Team-Workshop als Einstieg in die hybride Zusammenarbeit

Startet in die neue Art der Zusammenarbeit mit einem Team-Workshop. Nutzt diesen, um auf die vergangenen zwei Jahre zurückzublicken und die gemeinsamen Erfolge zu feiern, aber auch, um darüber zu sprechen, was nicht so gut lief und was euch gefehlt hat. Hierzu könnt ihr z. B. das 4L-Retro nutzen. Die Teammitglieder sammeln dabei zunächst Antworten auf folgende Fragen:

2 Jahre Online-Zusammenarbeit –

  • Liked: Das war gut…
  • Learned: Das habe ich gelernt…
  • Lacked: Das ging schief…
  • Longed for: Das hat mir gefehlt…

Die Antworten sammelt man auf einem Whiteboard und priorisiert, sowie diskutiert sie anschließend. Eine Whiteboard-Vorlage für eine 4L-Retro findet ihr hier zum Download.

Aus den Ergebnissen fällt es dem Team dann leichter, im nächsten Schritt abzuleiten, wie die hybride Zusammenarbeit funktionieren kann:

  • Lasst uns möglichst viel von dem beibehalten, was gut funktioniert hat.
  • Was wir gelernt haben, beeinflusst unser Mindset und es hilft uns, unser neues Arbeitsumfeld aktiv zu gestalten.
  • Lasst uns anders machen, was nicht funktioniert hat.
  • Und lasst uns gemeinsam überlegen, wie wir das, was uns gefehlt hat, nun in der Zusammenarbeit verwirklichen können.

Im nächsten Schritt beschreiben die Teammitglieder, wie ihr persönliches Aufgabengebiet gestaltet ist. Wie oft gibt es Anlässe, um mit anderen zusammenzuarbeiten. Wie hoch ist der Anteil an Aufgaben, die man alleine erledigen kann?

Stellt das Team fest, dass es zu wenig Fokuszeit, dafür zu viele Meetings gegeben hat? Hat dem Team der persönliche Austausch gefehlt, aber es hat genossen, zuhause Ruhe zu haben? Dann sollte man jetzt diskutieren, wieviel „gemeinsame“ Arbeitszeit notwendig ist und wie viel Fokuszeit man benötigt.

Erst danach entscheidet man, wie viele Tage das Team gemeinsam im Büro verbringt.

Mitsprache in hybriden Teams führt zu Akzeptanz

Keiner hat uns gefragt, ob wir 2 Jahre im Homeoffice arbeiten wollen – wir mussten es tun. Wir müssen aber nicht zwingend alle an unsere Schreibtische in den Unternehmen zurückkehren. Können die Mitarbeitenden aktiv in den Entscheidungsprozess eingreifen und müssen nicht die Entscheidung der Geschäftsleitung einfach hinnehmen, führt dies zu mehr Akzeptanz und damit zu zufriedeneren Mitarbeitenden.

Auch interessant: So funktioniert Teamwork auf Distanz – Tipps für eine erfolgreiche Online-Zusammenarbeit

Hybrides Arbeiten = besser zusammenarbeiten online und vor Ort

Wir werden auch in Zukunft viel online zusammenarbeiten. Unser digitaler Arbeitsplatz steht uns von jedem Ort aus zur Verfügung. Und diese Arbeitsumgebung ist gekommen, um zu bleiben. Unternehmen, die sich diesem „New Normal“ verschließen, werden Schwierigkeiten haben, in Zukunft junge Mitarbeitende zu finden und an ihr Unternehmen zu binden. Deshalb lohnt es sich, die neue Herausforderung bewusst anzunehmen und gemeinsam mit denen, die zum Erfolg beitragen, mit den Mitarbeitenden, aktiv zu gestalten.

Du interessierst dich für weitere Tipps rund um das Thema Online-Zusammenarbeit? Dann wirf gerne einen Blick in unser Buch „Online Team Hacks“, erschienen im managerSeminare Verlag. Hier bekommst du Impulse und Tools für erfolgreiches arbeiten in Online-Umgebungen. Weitere spannende Themen rund um Microsoft 365 findest du außerdem regelmäßig auf unserem flecsable Blog.

 

 

 

 

MS Project: Den kritischen Pfad im Projektmanagement bestimmen und anzeigen lassen

Weißt du eigentlich, was der „kritische Pfad“ ist? Nein, damit ist keine besonders steile Bergwanderung gemeint…

Online-Zusammenarbeit Tipps

Teamwork auf Distanz: Tipps für eine erfolgreiche Online-Zusammenarbeit

Was die Pandemie angestoßen hat, wird aus unserer Arbeitswelt wohl auch in der Zukunft nicht mehr wegzudenken sein. Online-Zusammenarbeit ist dank Home Office und „remote work“ in vielen Teams mittlerweile zur Normalität geworden. Doch damit diese auch gelingt, bedarf es nicht nur Software-Tools und technischer Ausstattung. Genauso wichtig sind verbindliche, sichere Regeln über die Nutzung der Tools und die Zusammenarbeit. Ebenso braucht es Frameworks, als Basis für selbstorganisiertes Arbeiten. Sie stellen den verbindlichen Rahmen dar, in dem sich das Team frei organisieren kann. In diesem Artikel findest du Tipps, wie Tools kreativ genutzt werden können, welche Frameworks die Zusammenarbeit gut unterstützen und wie du mit Regeln sowohl Freiheit als auch gleichzeitig Verbindlichkeit schaffst. So klappt Teamwork auch auf Distanz!

Transparenz mit Team- und Aufgaben-Board

Online-Zusammenarbeit findet nicht „auf Sicht“ statt, sondern räumlich getrennt. Um den Überblick zu behalten, finden in vielen Teams „Dailies“ statt, also tägliche Meetings in denen die Teammitglieder teilen, woran sie gerade arbeiten. Aber nicht in allen Teams ist das möglich (Teilzeitkräfte, Zeitzonen, Erreichbarkeit usw.). Wie kann also in diesem Fall das „Daily“ ersetzt werden?

Die Lösung: Ein übersichtliches, kombiniertes Team- und Aufgaben-Board, das alle Teammitglieder einsehen und pflegen können. Hier findet jedes Teammitglied immer alle relevanten Informationen – und auch die Führungskraft hat stets den Überblick, wo das Team gerade steht.

Als Führungskraft solltest du darauf achten, deinen Mitarbeitenden genug Freiraum zur Planung ihres Arbeitstags zu geben. Verschaffe dir täglich im Team-Board einen Überblick und frage nur nach, wo es notwendig ist. So hast du dein Team im Blick, vermittelst aber nicht das Gefühl, deine Mitarbeitenden ständig zu kontrollieren.

Als Teammitglied sollten du und dein Team eure Führungskraft wissen lassen, woran ihr arbeitet und wie weit ihr damit vorangekommen seid. Und auch ihr benötigt diesen Überblick, um z.B. Aufgaben, für die eine andere Person vorarbeiten muss, zum richtigen Zeitpunkt einplanen zu können. Die Verbindlichkeit des Team-Boards, verschafft euch gleichzeitig auch mehr Freiheit in der persönlichen Aufgabenplanung.

So sieht das Team- und Aufgabenboard aus

Egal ob als digitales Whiteboard, geteiltes Notizbuch oder in einer anderen Datei – alle Teams haben Zugriff auf das Team-Board. Es enthält die folgenden Informationen:

  • Wer ist im Team?
  • An welchem Thema arbeitet wer?
  • Wer hat welche Rollen?
  • Wann findet das nächste Meeting statt?

Außerdem wird ein einfaches Aufgaben-Board mit folgenden Spalten gepflegt:

  • To-Do: Welche Aufgaben stehen an? Wer erledigt sie?
  • Doing: Welche Aufgaben wurden von wem begonnen?
  • Done: Was wurde erledigt?

Das Board wird regelmäßig aktualisiert. Im Aufgabenbereich verschieben die Teammitglieder selbst „ihre“ Aufgaben in Doing bzw. Done, wenn sie begonnen oder erledigt wurden.

Aufgaben in der Online-Zusammenarbeit SMART formulieren

Teams haben ein übergeordnetes Ziel: Zu erledigende Aufgaben aufteilen. Wie kann also sichergestellt werden, dass bei der Online-Zusammenarbeit alle Teammitglieder ohne häufiges Nachfragen wissen, wie das Arbeitsergebnis aussehen muss?

Die Lösung: Aufgaben müssen so delegiert werden, dass sich aus der Beschreibung ergibt, wann sie vollständig erledigt sind. Dazu eignet sich die bekannte SMART-Formel. Eine Aufgabe ist danach nur vollständig formuliert, wenn sie folgende Informationen enthält:

Die SMART-Formel im Überblick

  • S = spezifisch: Formuliere die Aufgabe so genau wie möglich.
  • M = messbar: Was gehört alles zur Erledigung der Aufgabe? (Checkliste, Definition of Done)
  • A = akzeptiert: Warum ist es wichtig, diese Aufgabe zu erledigen?
  • R = realistisch: Kann die Person, die die Aufgabe übernimmt, diese auch erledigen? (Wissen & zeitliche Ressourcen)
  • T = terminiert: Wann muss die Aufgabe erledigt sein? Wann kann/muss mit der Erledigung begonnen werden?

Nur wenn ihr im Team den genauen Umfang eurer Aufgaben kennt, könnt ihr die Zeit, die ihr für die Erledigung braucht, sicher einschätzen und einplanen. Übernehmt Verantwortung dafür, dass ihr Aufgaben richtig verstanden habt. Ebenso kannst du als Führungskraft nur dann erwarten, dass Aufgaben vollständig erledigt sind, wenn du zuvor genau definiert hast, was du erwartest und wann die Aufgabe abgeschlossen ist.

Free your team! – Verantwortung in der Online-Zusammenarbeit teilen

Die schnelle Rückfrage „über den Schreibtisch“ gibt es in der Online-Zusammenarbeit nicht. Rücksprachen und Freigaben binden hier wertvolle Arbeitszeit. Wie kann man also Verantwortung angemessen verteilen, sodass Rückfragen entfallen und selbstorganisiertes Arbeiten möglich ist?

Die Lösung: Free your team! Das Delegation-Board bringt die notwendige Übersicht und Sicherheit, damit du als Teammitglied weißt, wann du selbst entscheiden kannst und wann du die Entscheidung der Führungskraft einholen musst. Als Führungskraft solltest du dich daran erinnern, dass du nicht jede Entscheidung selbst treffen und jede Freigabe erteilen kannst, da du sonst zum Flaschenhals deines Teams wirst.

So gestaltet man das Delegation-Board

Des Delegation-Board unterscheidet zwischen sieben Abstufungen der Entscheidungskompetenz:

  1. Verkünden
  2. Verkaufen
  3. Befragen
  4. Einigen
  5. Beraten
  6. Erkundigen
  7. Delegieren

Während auf Level 1 die Führungskraft die Entscheidung selbst trifft und sie den Mitarbeitenden lediglich mitteilt, liegt die Entscheidung auf Level 7 völlig bei den Mitarbeitenden. Auf Level 4 wird die Entscheidung gemeinsam getroffen, nachdem ein Konsens gefunden wurde. Führungskraft und Team diskutieren und legen gemeinsam fest, welche Entscheidung bzw. Freigabe auf welchem Level delegiert wird. Das Delegation-Board wird dann für alle einsehbar visualisiert und abgelegt.

Kommunikations-Regeln für effiziente Online-Zusammenarbeit

Das Thema Kommunikation ist bei der Online-Zusammenarbeit wohl allgemein die größte Herausforderung. Online-Meetings sind häufig ineffizient, da Informationen erst im Termin geteilt werden und deshalb nicht sofort entscheidungsreif sind. Besser ist es daher, Informationen schon bereitzustellen, bevor man darüber online spricht. Die E-Mail ist dabei nur einer von vielen Wegen, asynchron digital zu kommunizieren. Nicht selten führt ein falsch gewählter Kanal zu Missverständnissen. Wie aber wählt man den richtigen Kommunikationskanal und stellt sicher, dass Nachrichten beim Empfänger ankommen?

Auch interessant: Zielführend statt Zeitfresser – So gestaltest du Online-Meetings effektiv und effizient

So legst du Regeln für die Online-Kommunikation fest

Eine ausschlaggebende Rolle dabei spielen Anlass, Zeitpunkt, Empfängerkreis und Format. Um hier Sicherheit zu schaffen, solltet ihr als Team verbindliche Regeln vereinbaren, die von allen eingehalten werden.

Erstellt dazu nächste eine Liste der Anlässe und Themen, zu denen asynchron, also außerhalb von Online-Meetings oder Telefonaten, Informationen und Nachrichten ausgetauscht werden können. Führt außerdem die bestehenden Kanäle auf – und wer Mitglied in welchem Kanal ist und deshalb Zugriff auf dort liegende Infos hat. Vereinbart im Team, welchen Kanal ihr wann nutzt und wo ihr welche Informationen für wen ablegt.

Alle Teammitglieder checken regelmäßig die für sie relevanten Kanäle oder abonnieren diese. Soll eine Person direkt in einer für alle zugänglichen Channel-Nachricht angesprochen werden, nutzt dafür die Funktion @Name.

Dokumentiert diese Regeln und macht sie für alle einsehbar, z.B. in einem Team- und Aufgaben-Board.

Erreichbarkeit mit Videoclip-Briefing

Bleiben wir weiter beim Thema Kommunikation. Eine weitere Problemquelle: Nicht immer können alle bei jedem Meeting anwesend sein. Wie kann man also sicherstellen, dass alle Teammitglieder auch komplexe Sachverhalte vollständig verstehen und die relevanten Informationen erhalten, selbst wenn sie bei einem Meeting nicht anwesend waren?

Eine weitere Möglichkeit der Kommunikation ist es, technische oder umfangreiche Informationen asynchron bereitzustellen. Das funktioniert am besten per Video-Briefing.

So bereitest du ein Video-Briefing vor

Erstelle dazu ein Online-Meeting mit einem Video-Conferencing-Tool. Wenn andere Personen an dem Meeting teilnehmen, zeichne das Meeting auf. Wenn niemand weiteres teilnehmen kann, melde dich mit zwei Geräten, z.B. Laptop und Smartphone über den Anmeldelink an, starte die Meeting-Aufzeichnung und teile deinen Bildschirm. Nun klickst du z.B. Schritt für Schritt durch eine Software oder zeigst eine Präsentation und erklärst dazu alles Notwendige. Wenn du nichts zeigen musst, zeichne dein Kamerabild auf und sprich deine Zuschauenden direkt an. So erhältst du ein Erklärvideo, das du deinem Team per Filesharing zur Verfügung stellen kannst.

Online-Zusammenarbeit stellt uns oft vor Herausforderungen

Wie du im Berufsalltag sicher schon selbst erlebt hast, stellt uns das neue Zeitalter rund um Home Office und „new work“ im digitalen Arbeitsumfeld nicht selten vor Herausforderungen. Wir hoffen, du konntest aus diesem Beitrag Anregungen gewinnen, um die Online-Zusammenarbeit in deinem Team in Zukunft nachhaltig sinnvoller gestalten zu können.

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Zielführend statt Zeitfresser – Online-Meetings effizient planen und gestalten

In vielen Terminkalendern jagt ein Online-Meeting das nächste. Auf den ersten Blick sind sie auch eine feine Sache für die virtuelle Zusammenarbeit – mit einem Maus-Klick angesetzt und die Organisation besteht zunächst aus nicht mehr als dem Versenden eines Einladungslinks an die Teilnehmenden. Fragt man allerdings Mitarbeitende in Online-Teams nach ihrer Meinung zu virtuellen Meetings, hört man oft folgendes: zu viele, schlecht vorbereitet, ineffizient, langweilig und häufig ergebnislos. Ob es immer das richtige Kommunikationsformat ist, wird selten hinterfragt. Doch Online-Meetings binden wertvolle Arbeitszeit, daher sollten sie sparsam und effizient eingesetzt werden.

Im folgenden Beitrag erkläre ich dir, wie du Online-Meetings in Zukunft zu einem gezielten Booster für die Zusammenarbeit machst. Konkret geht es darum, folgende Aufgaben effizienter zu gestalten:

  • Planung
  • Vorbereitung
  • Durchführung
  • Nachbereitung
  • Aktivierung der Teilnehmenden 

Online-Meetings mit Ergebnisfokus effizient planen

Ein erfolgreiches, zielsicheres und ergebnisorientiertes Online-Meeting steht und fällt schon damit, ob es im Voraus gut geplant wurde. Die Faustregel lautet hier: Plane nicht das Meeting,  sondern plane, welches Ergebnis du erzielen möchtest. Denn wenn du dir darüber im Klaren bist, kannst du viele Entscheidungen in Bezug auf die Meeting-Organisation besser treffen.

Stelle dir also zunächst die Frage: Was soll mit dem Meeting erreicht werden? Mögliche übergeordnete Ergebnisse können z.B. das Sammeln von Infos und Ideen oder das Erstellen eines Projektplans sein. Im zweiten Schritt musst du dann noch genauer definieren, wie das Ergebnis für einzelne Teilnehmende aussehen soll. Etwa, ob es am Ende eine allgemeine Aufgabenliste oder zugewiesene Aufgaben mit Deadlines gibt.

Hast du als Organisator:in dein Ziel definiert, muss die nächste Frage lauten: Ist ein Meeting zwingend notwendig, um dieses Ziel zu erreichen? Denn ein Meeting ist nicht immer die beste Art, zusammenzuarbeiten. Zudem bindet es wertvolle Arbeitszeit. Als Organisator:in solltest du deshalb sicherstellen, dass die Meeting-Zeit für alle gut für investiert ist. Stellst du fest, dass das gewünschte Ergebnis auch asynchron erzielt werden kann, solltest du lieber diesen Weg wählen. Wenn beispielsweise eine Entscheidung wichtig, aber nicht dringend ist, ist eine schriftliche Abstimmung unter Umständen sinnvoller.

Kommst du nun zum Schluss, dass für deinen Ergebnisfokus ein Online-Meeting das geeignete Tool ist, gibt es noch ein paar weitere Schritte im Planungsprozess.

  • Gib deinem Meeting einen Titel,  der auf das gewünschte Ergebnis hinweist (z.B. Ablaufplanung Projekt XY).
  • Erstelle eine Liste der Personen, die einen Beitrag zum Ergebnis leisten können.
  • Überlege, wieviel Zeit benötigt wird, um das Ergebnis zu erzielen. Reicht ein Termin?
  • Plane dir genug Zeit zur Vorbereitung des Termins ein.

Gute Vorbereitung ist ein Muss

Knüpfen wir nun an den letzten Punkt an – die Meeting-Vorbereitung. Diese ist essentiell, um den Erfolg des Termins zu sichern. Denn eine gute Vorbereitung hört bei der Einladung zum Meeting noch lange nicht auf.

So erstellst du die Agenda für dein Online-Meeting

Bist du Organisator:in des Meetings, dann sind nicht die Eingeladenen verantwortlich für den Erfolg des Termins, sondern du! Um „dein“ Online-Meeting zu einem bereichernden Erlebnis für alle Beteiligten machen, solltest du dir also rechtzeitig Gedanken machen, was es vorzubereiten gibt. Stelle dir dabei zunächst folgende Frage: Was können die Eingeladenen schon im Vorfeld tun, um den Erfolg des Meetings zu sichern? Es macht nämlich Sinn, die Teilnehmenden aktiv an der Vorbereitung zu beteiligen.

Weiter solltest du eine ausführliche Agenda erstellen, die du schon mit der ersten Einladung teilst. Sie enthält:

  • die Liste der teilnehmenden Personen, aus denen sich ihre Rolle/Aufgabe im Meeting ergibt
  • die Topics
  • die geplante Zeit für jeden Punkt der Agenda

Tipp: Weniger ist im Online-Meeting mehr – das gilt für Teilnehmende, Topics und Zeit. Die Konzentration lässt im Meeting nach ca. 45-60 Minuten stark nach. Plane deshalb unbedingt ausreichende Pausen ein.

Infos, Daten, Protokoll – was es sonst noch vorzubereiten gibt

Die Teilnehmendenliste solltest du bereits für eine asynchrone Vorstellung nutzen, etwa indem du die LinkedIn oder unternehmensinternen Profile mit den Namen verlinkst. Achte auch darauf, keine Personen einzuladen, die im Meeting keine Rolle/Aufgabe haben oder weise in der Einladung darauf hin, dass ihre Teilnahme optional ist. Weiter solltest du alle Infos oder Daten, die für das Meeting wichtig sind, rechtzeitig vor dem Termin sammeln, ggf. aktualisieren und mit den Teilnehmenden teilen. Anhand der Agenda bereitest du außerdem ein Protokoll vor, in dem du die Ergebnisse einfach dokumentieren kannst.

Bist du selbst „nur“ Teilnehmer:in bzw. Eingeladene:r, solltest du dir im Vorfeld die Frage stellen, ob und wenn ja was du zum Erfolg des Meetings beisteuern kannst. Wenn du hier nichts siehst, frage entweder nach oder lehne die Einladung höflich ab. Über ein Ergebnis kannst du dich auch im Nachhinein informieren. Nimmst du die Einladung zum Meeting an, stehst du damit in der Verantwortung, dass du alle Informationen hast, um einen sinnvollen Beitrag zum Meeting-Erfolg leisten zu können.

Dynamische Moderation für einen effizienten Rahmen

Planung und Vorbereitung sind erfolgreich abgeschlossen und endlich ist es soweit: der Meeting-Termin findet statt! Wichtig ist es nun, deinem Online-Meeting einen Rahmen zu geben, der zeitsparend und effizient ist und außerdem dafür sorgt, dass die Teilnehmenden fokussiert bleiben.

Das richtige Mindset im Online-Meeting

Wichtig ist, dass alle am Meeting Beteiligten das richtige Mindset mitbringen.

Als Organisator:in etwa ist es an dir, im Meeting das Interesse und die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu aktivieren. Mach dir deshalb vor dem Meeting Gedanken, wie das Gelingen kann.

Bist du Teilnehmende:r, solltest du dir darüber bewusst sein, dass du eingeladen wurdest, weil du aktiv zum Meeting-Erfolg beitragen kannst. Sei also offen für neue Methoden und mache auch aktiv Vorschläge, um das Meeting-Erlebnis für alle zu verbessern.

Für Führungskräfte gilt: im Online-Meeting solltest du weder Alleinunterhalter:in, noch stille:r Zuhörer:in sein. Beteilige dich wie alle anderen am Erfolg des Online-Meetings.

Drei Rahmenmethoden für ein dynamisches Online-Meeting

Um den Ablauf deines Online-Meetings dynamisch zu gestalten, gibt es drei Rahmenmethoden, die du den Teilnehmenden gleich zu Beginn erklärst.

Vorstellungsrunde

Lange Vorstellungsrunden schläfern ein. Das kannst du gekonnt vermeiden. In der Begrüßung umreißt du das Meeting-Ziel kurz. Danach stellen sich die Teilnehmenden in max. 1 Minute wie folgt vor:

  • (Bei Bedarf): Mein Name ist … 
  • Ich bin heute im Online-Meeting, um …
  • Meine Zeit in dieses Meeting ist gut investiert, wenn … 

Gerne kannst du einen Timer stellen, um die Zeit zu kontrollieren.

Aktives zuhören im Online-Meeting

Erläutere den Teilnehmenden die Methode des aktiven Zuhören. Die Zustimmung zu einem Wortbeitrag sollen sie ausdrücken, indem sie mit erhobenen Händen „wedeln“. Das ist ein Zeichen aus der Gebärdensprache. So erhält die sprechende Person sofort Feedback und langweilige Zustimmungsabfragen entfallen. Du solltest hierfür darum bitten, dass alle ihre Kamera während des Meetings eingeschaltet lassen.

Abschlussrunde 

In der Abschlussrunde geben die Teilnehmenden wieder in max. 1 Minute Feedback zum Meeting. Lasse sie dafür die folgenden Sätze vervollständigen:

  • Ich konnte mein Meeting-Ziel (nicht) erreichen, weil … 
  • Für mich war besonders interessant/wichtig, …
  • Nach diesem Meeting kann/werde ich … tun 

Da viele Teilnehmenden direkt von deinem Meeting in das nächste wechseln werden, solltest du rechtzeitig mit der Abschlussrunde beginnen (1 Minute/Person zzgl. 5 Minuten für eine finale Zusammenfassung).

Aktivierende Tools erhöhen die Aufmerksamkeit

Eine der größten Herausforderungen im Online-Meeting ist es, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden von Anfang bis Ende aufrecht zu erhalten. Wir kennen das sicher alle. Oft sagen wenige viel, während andere nur zuhören, Kameras werden ausgeschaltet und nebenher E-Mails gelesen oder im Home Office vielleicht sogar mal die Spülmaschine ausgeräumt. Wie kann man also Online-Meetings so gestalten, dass sie kurzweilig und dabei dennoch effizient sind?

Die Lösung: Entlang der Agenda erstellst du als Organisator:in einen Regieplan und bereitest ein digitales Whiteboard vor. Hierbei achtest du darauf, möglichst abwechslungsreiche Meetings zu gestalten und immer wieder alle Teilnehmenden zur aktiven Mitarbeit anzuregen. Erweitere dein persönliches Portfolio an Meeting-Methoden stetig und sorge dafür, dass dein Meeting zu einem tollen Erlebnis für alle Teilnehmenden wird.

Hier ein paar Tipps:

  • Wähle für jeden Agenda-Punkt eine Methode, die möglichst viele Teilnehmende anregt, sich aktiv einzubringen. Frage dich vorher also: Was tun wir, um das Ziel des Meetings zu erreichen? Warum tun wir es und warum so? Wer macht was wie lange?
  • Das digitale Whiteboard ermöglicht es, interaktiv mit allen Teilnehmenden gleichzeitig zu arbeiten. Bereit es so vor, dass du im Meeting nur noch erklären musst, welche Beteiligung du erwartest. Viele Tools haben auch Template-Bibliotheken, in denen du nützliche Vorlagen für ein Whiteboard findest. Die Arbeit damit ist nicht nur effizient, sie macht auch Spaß und das gleichzeitige Aufschreiben von Ideen spart wertvolle Zeit.
  • Ein Timer hilft dir zu verhindern, dass Redezeiten überschritten werden oder Brainstorming-Sessions ins Unendliche laufen.

Finale Meeting-Ergebnisse festhalten

Damit die Ergebnisse deines Online-Meetings letztlich auch nachhaltig und effizient genutzt werden können, müssen die sie unbedingt festgehalten werden. Das Meeting gilt nämlich erst als abgeschlossen, wenn die Ergebnisse geteilt wurden. An einem Meeting können zudem nur in seltenen Fällen alle Teammitglieder teilnehmen. Auch hier ist es deshalb wichtig, sie im Nachhinein ausreichend zu informieren.

Die Lösung: Es wird ein geteiltes Online-Notizbuch erstellt, in dem die Protokolle aller Online-Meetings gesammelt und wichtige Dateien (z.B. Präsentation, Informationen, Screenshots, Whiteboard, etc.) verlinkt werden. Erstelle dafür ein vorgefertigtes Protokoll im Notizbuch anhand der Meeting-Agenda und setze darin Platzhalter, in die im Termin Entscheidungen oder Aufgaben eingetragen werden. Solltest du selbst eine aktive Rolle im Meeting haben, bitte eine andere Person, Protokoll zu führen.

Richte außerdem einen wöchentlichen Update-Termin (Weekly) ein, in dem das Team sich Update zu den Meetings der Woche gibt und plant, wer in der kommenden Woche an welchem Meeting teilnimmt. Ziel im Weekly ist es, andere Team-Mitglieder über die wichtigsten Meeting-Ergebnisse zu informieren (nicht den Weg dahin!). Fasse in wenigen Sätzen zusammen: „Ich habe an Meeting XY teilgenommen. Das Ergebnis des Meetings war … Nach dem Meeting geht es nun so … weiter“. 

So sind alle Teammitglieder informiert, ohne an jedem Meeting persönlich teilnehmen zu müssen.

„New work“ erfordert auch eine neue Meetingkultur

Wir hoffen, du konntest aus diesem Beitrag Anregungen gewinnen, um deine Online-Meetings in Zukunft effizient und effektiv zu gestalten. Denn das Etablieren einer neuen Meetingkultur ist unabdingbar, um „new work“ im digitalen Arbeitsumfeld nachhaltig erfolgreich zu machen.

Du interessierst dich für weitere Tipps rund um das Thema Online-Zusammenarbeit? Dann wirf gerne einen Blick in unser Buch „Online Team Hacks“, erschienen im managerSeminare Verlag. Hier bekommst du Impulse und Tools für erfolgreiches arbeiten in Online-Umgebungen. Weitere spannende Themen rund um Microsoft 365 findest du außerdem regelmäßig auf unserem flecsable Blog