Eine große Herausforderung in der Online-Zusammenarbeit ist es, das Gemeinschaftsgefühl innerhalb eines Teams auch virtuell herzustellen. Denn in der Online-Arbeitswelt fallen ungezwungene Begegnungen im Arbeitsalltag, etwa der Plausch an der Kaffeemaschine oder die gemeinsame Mittagspause, gänzlich weg. Auch eine freundliche Begrüßung am Morgen und das Verabschieden zum Feierabend finden meist nur per Chat-Nachricht statt. Besonders neue Teammitglieder haben es deshalb schwer, sich in Online-Teams zu integrieren. Doch es gibt einige Dinge, die euer Team aktiv tun kann, um ein Remote-Onboarding sinnvoll zu gestalten und neuen Kolleg:innen den Start zu erleichtern. In diesem Beitrag erklären wir euch, wie Onboarding auch remote funktionieren und die Integration ins Online-Team beschleunigt werden kann.

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Remote-Onboarding: Vernetzen neuer Teammitglieder per Speed-Dating

Arbeitet ihr als Team vor Ort, so lernen neue Teammitglieder die Kolleg:innen in der Regel schnell kennen und können ihnen in den ersten Tagen und Wochen über die Schulter schauen. Auch im Rahmen eines Remote-Onboarding wird sicherlich ein Willkommens-Meeting geplant sein. Doch das reicht in der Regel nicht aus, um das Gefühl zu haben, das neue Team wirklich zu kennen. Wie also können neue Teammitglieder ihr Team online kennenlernen?

Unsere Lösung lautet: Speed-Dating! Am ersten Tag soll nur ein kurzes Willkommens-Meeting – ohne zumeist langatmige Vorstellungsrunde – stattfinden. In der ersten Woche hat das neue Teammitglied dann Kennenlern-Speed-Dates mit den anderen Kolleg:innen. Denn nur wer alle Teammitglieder kennt, kann sich seinem Team zugehörig und sich wohl fühlen. Das Kennenlernen bindet zwar Zeit für alle Teammitglieder, ist aber essentiell für ein erfolgreiches Remote-Onboarding. Übrigens sollte sich auch die Führungskraft unbedingt Zeit für ein Speed-Date nehmen – denn so kann die Basis für ein vertrauensvolles Verhältnis geschaffen werden.

So funktioniert’s: In den ersten Tagen hat das neue Teammitglied täglich mindestens ein Speed-Date. Das bedeutet, es wird ein kurzes Zweier-Meeting mit einer anderen Person aus dem Team angesetzt. 15 Minuten reichen hierbei schon aus. Stellt euch in diesem Meeting kurz persönlich vor und beschränkt euch dabei idealerweise nicht nur auf langweilige Fakten aus eurem Lebenslauf. Versucht Gemeinsamkeiten zu finden und teilt vor allem auch mit, zu welchen Fragen ihr ein:e besonders gute:r Ansprechpartner:in seid. Erklärt dem neuen Teammitglied eure Aufgaben und Rolle im Team. So könnt ihr herausfinden, wo sich eure Aufgaben ggf. berühren oder überschneiden. Tipp: Schaltet unbedingt eure Kameras an. Denn ein Gesicht zur Stimme zu haben erleichtert den Kennenlernprozess deutlich.

Das Speed-Dating ist im Rahmen des Remote-Onboardings eine gute Möglichkeit, den:die neue Kolleg:in willkommen zu heißen, besser kennenzulernen und seine oder ihre Stärken schnell einschätzen zu können. Seid offen und interessiert, stellt Fragen und beantwortet Gegenfragen. Dann ist ein erster wichtiger Schritt für die erfolgreiche Integration des neuen Teammitglieds bereits getan.

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Einarbeitungsplan und „Best Buddy“ als Unterstützung für das neue Teammitglied

Startet ein neues Teammitglied vor Ort, so wird es in den ersten Tagen meist im Unternehmen herumgeführt, lernt das Team kennen und spürt die Arbeitsatmosphäre im Büro. Doch wie funktioniert dieser Prozess im Remote-Onboarding? Laptop anschalten, und dann?

Wir haben einen weiteren hilfreichen Tipp, um die Orientierungsphase für das neue Teammitglied angenehm zu gestalten. In den ersten Wochen erhält es einerseits einen Einarbeitungsplan und zum anderen einen „Best Buddy“. Dabei handelt es sich um ein Teammitglied, welches den:die neue Kolleg:in in der Einarbeitungsphase begleitet.

Der Einarbeitungsplan sollte folgendes enthalten:

• Welche Dokumente sollen gelesen werden und wo sind diese abgelegt?
• Wem sollte der:die Kolleg:in vorgestellt werden (intern und ggf. extern)?
• Welche Projekte/Aufgaben/Ereignisse sind relevant?
• Wer ist in welchem Zeitraum der Best Buddy?
• Welche Termine stehen in den nächsten Wochen an? Und wer lädt das neue Teammitglied dazu ein?

Diese Informationen teilt ihr eurem neuen Teammitglied am ersten Arbeitstag mit.

Nun kommt der „Best Buddy“ ins Spiel. Er:sie und das neue Teammitglied treffen sich mind. zweimal täglich zum virtuellen Briefing. Hier können Fragen gestellt und geklärt werden. Aufgabe des „Best Buddies“ ist es auch, das neue Teammitglied mit den wichtigen Ansprechpartner:innen bekannt zu machen. Der „Best Buddy“ kann übrigens auch wöchentlich gewechselt werden. So muss die Einarbeitung nicht von einer Person alleine gestemmt werden und das Teammitglied lernt noch weitere neue Kolleg:innen besser kennen.

Bist du selbst neues Teammitglied? Dann raten wir dir: Sei offen und interessiert. Hast du das Gefühl, es fehlen dir Informationen zu einem bestimmten Thema, frage aktiv nach.

Als „Best Buddy“ sollte dir bewusst sein, dass sich ein neues Teammitglied im Remote-Team zu Beginn sehr einsam fühlen kann. Sei erreichbar, stelle viele Fragen und lasse den:die neue Kolleg:in erzählen, was er:sie schon weiß oder kennengelernt hat. Stelle außerdem sicher, dass das neue Mitglied stets mit Aufgaben versorgt ist – denn insbesondere Langeweile sorgt dafür, dass es sich Fehl am Platz fühlt.

Who’s who? – Das Team im Remote-Onboarding kennenlernen

Im Arbeitsalltag sind Online-Meetings oft eng getaktet. Dabei bleibt meist keine Zeit, eine Vorstellungsrunde für neue Kolleg:innen mit einzuplanen. Wie aber soll der:die neue Kolleg:in der Besprechung effektiv folgen können, wenn es gar nicht weiß, wer eigentlich daran teilnimmt?

Eine Möglichkeit, das neue Teammitglied im Remote-Onboarding mit dem Team vertraut zu machen, ist das Kennenlernen mit „Who’s who“. Darunter verstehen wir, dass jedes Teammitglied einen virtuellen Steckbrief gestaltet. Dazu wird eine Vorlage erstellt. Jede:r im Team – auch die Führungskraft – füllt diese aus und ergänzt bzw. aktualisiert bei Bedarf. Der Steckbrief soll sich vor allem auf berufliche Informationen beziehen (für Persönliches gibt es ja die Speed-Dates!). Auch ist es hilfreich, Hinweise einzufügen, wer für welche Fragen der:die richtige Ansprechpartnerin:ist.

Das neue Teammitglied wird darüber informiert, wo diese Steckbriefe abgelegt sind. Wird es zu einem Meeting eingeladen, kann es sich vorab anhand der Steckbriefe darüber informieren, wer am Meeting teilnimmt. So lernt es bereits vor dem Meeting die Kolleg:innen kennen und weiß, wer welche Rollen und Aufgaben im Team hat.

Transparenz mit Team-Code und Team-Wiki

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Remote-Onboarding ist es, dass das neue Teammitglied die „DNA“ seines Teams kennenlernt. Denn jedes Team hat eigene Abkürzungen, Regeln, Routinen oder pflegt Team-Rituale. Nur wer diesen Team-Code kennt, ist auch wirklich Teil des Teams.

Damit euer neues Teammitglied diesen schnell kennenlernt, ist das Erstellen eines Team-Wikis sinnvoll. Das ist sozusagen ein Glossar, der im Unternehmen bzw. Team üblichen Abkürzungen und Hinweisen zu Regeln, Routinen und Ritualen sowie den wichtigsten, regelmäßigen Team-Events. Ihr könnt es beispielsweise als geteiltes Dokument oder digitales Notizbuch in Microsoft Teams anlegen.

Für die Erstellung sammelt zunächst Ideen, welche Informationen für neue Teammitglieder am wichtigsten sind. Führt beispielsweise ein Brainstorming durch, welche Informationen ihr selbst vermisst habt, als ihr ins Unternehmen gekommen seid. Ihr könnt auch Punkte sammeln wie etwa „Typisch wir“ oder „Das sagen andere Teams über uns“.

Nachdem ihr eine Gliederung für das Team-Wiki erstellt habt, steuert jedes Teammitglied dazu Wissen bei. Abkürzungen ordnet ihr am besten alphabetisch. Bittet außerdem das neue Teammitglied darum, euch auf etwaige fehlende Informationen hinzuweisen und ergänzt bzw. aktualisiert das Wiki fortlaufend. Denn kleine Änderungen kosten wenig Zeit und sind beim nächsten Remote-Onboarding dann schon verfügbar. Übrigens könnt ihr auch selbst darin etwas nachschlagen, was ihr vielleicht nicht mehr wisst, etwa wo ihr welche Datei findet oder ablegen sollt.

Wir hoffen, wir konnten Dir mit diesem Beitrag weiterhelfen! Du interessierst dich für weitere Themen rund um hybrides Arbeiten? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du viele spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen.

In vielen Unternehmen findet Zusammenarbeit nicht mehr nur im gemeinsamen Büro statt. Vielmehr lassen sich dank Online-Tools wie Microsoft Teams Projekte völlig ortsunabhängig verwirklichen. Während die Freiheit, beispielsweise aus dem Home Office, dem Zug oder gar einem anderen Land arbeiten zu können bei vielen Arbeitnehmer:innen auf große Zustimmung stößt, birgt sie allerdings auch einige Herausforderungen. So gibt es Teams, in denen sich viele Kolleg:innen untereinander noch nie „live“ gesehen haben, weil ausschließlich online zusammengearbeitet wird. Aber auch in hybriden Teams, deren Mitglieder teils remote und teils im Office arbeiten, findet echter „face-to-face“-Kontakt oft nur noch sporadisch statt. Damit der Zusammenhalt im Team darunter nicht leidet, stellen wir euch heute unsere sechs Lieblings-Aktionen vor, mit denen ihr das „Wir-Gefühl“ in eurem hybriden oder Online-Team stärken könnt.

1. Die geheimen Drillinge

Unsere erste Aktivität eignet sich ideal für einen Kick-Off zu einem neuen Projekt, in dem sich die Teammitglieder besser kennenlernen sollen. Wir nennen das Ganze „die geheimen Drillinge“. Dazu werden im Online-Meeting jeweils drei Personen aus dem Team für 10 Minuten in einen gemeinsamen Breakout-Room geschickt. Aufgabe ist es nun, in dieser Zeit drei Gemeinsamkeiten zu finden. Das könnten etwa gleiche Hobbies, Lieblingsgerichte, bereiste Länder oder vielleicht sogar etwas ganz anderes sein – der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Die gefundenen Gemeinsamkeiten werden anschließend dem gesamten Team vorgestellt. Aus unserer eigenen Erfahrung können wir sagen: Ihr werdet euch wundern, wie viele spannende oder lustige Ähnlichkeiten sich in Teams finden lassen! Das bietet Gesprächsstoff, lockert die Arbeitsatmosphäre und trägt dazu bei, dass man sich seinen Kolleg:innen gleich ein wenig verbundener fühlt.

2. Speed-Datings

Mit den geheimen Drillingen ist also bereits ein erster Grundstein für mehr „Wir-Gefühl“ im Online-Team gelegt worden. Um daran nun auch nach dem Kick-Off anzuknüpfen, empfehlen wir euch mit einem „Speed Dating“ weiterzumachen. Wie oft sitzt man schließlich in Online-Meetings mit vielen neuen Kolleg:innen und hat am Ende – wenn es gut läuft –  vielleicht noch drei der zehn Namen im Kopf. Es sollte deshalb dafür gesorgt werden, dass jeder mindestens einmal mit jedem aus dem Team persönlich geredet hat. Je nach Größe des Teams soll jedes Mitglied deshalb pro Woche auf ein bis zwei virtuelle „Speed Dates“ mit einem:einer anderen Kolleg:in gehen. Dazu einfach ein kurzes Meeting in Microsoft Teams einrichten. Wer will, kann sich noch einen Kaffee oder Tee machen und dann wird einfach locker gequatscht, es muss hier auf keinen Fall um berufliche Dinge gehen. Wichtig ist nur, jeden seiner Teamkolleg:innen kennenzulernen um sich im Team nicht verloren zu fühlen. Und wie beim echten Date auch, kann an das erste virtuelle Treffen auch in der Zukunft dann gerne immer wieder angeknüpft werden.

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3. Die virtuelle Kaffeepause

Womit wir auch schon bei unserem dritten Tipp sind: die virtuelle Kaffeepause. Im Büroalltag ist der Plausch an der Kaffeemaschine eine gute Gelegenheit, sich mit Kolleg:innen auszutauschen, kurz durchzuatmen und danach mit neuer Energie zurück an die täglichen Aufgaben zu gehen. Im Home Office fällt diese Möglichkeit für ein ungezwungenes „get together“ auf den ersten Blick allerdings weg. Doch unsere Lösung ist ganz simpel. Erstellt bei Microsoft Teams einen privaten Kanal mit dem Namen „Kaffeepause“, in den ihr alle Teammitglieder hinzufügt. Im Kanal selbst kann jedes Mitglied ein „ad hoc“-Meeting starten. Der Vorteil daran: Wird das Meeting im Kanal gestartet, so wird nicht automatisch jedes Mitglied angerufen. Es erscheint lediglich für alle sichtbar ein Kamera-Symbol am Kanal. Dieses signalisiert, dass gerade jemand in der Online-Kaffeepause ist. Wer immer dann auch Zeit und Lust für einen kurzen Break hat, kann sich in das Meeting dazugesellen.

4. Wochenmotto für den virtuellen Hintergrund

Eine weitere Aktion, die wir einem Online-Team gerne für mehr „Wir-Gefühl“ mit auf den Weg geben, ist der Motto-Hintergrund. In Microsoft Teams lassen sich nämlich ganz einfach virtuelle Hintergründe für Online-Meetings einstellen. Hierfür kann man auch eigene Bilder hochladen und verwenden. Legt in eurem Online-Team pro Woche eine Person fest, die das Wochenmotto auswählen darf. Das könnte beispielsweise der Lieblingsfilm, Lieblingsort oder auch die aktuelle Stimmung sein. Jedes Teammitglied wählt dann einen passenden Meeting-Hintergrund. Am Anfang der Woche kann also mit Spannung erwartet werden, welche Hintergründe die anderen gewählt haben. Das sorgt für einen lockeren Start ins Meeting und gibt außerdem eine lustige Basis für Gesprächsstoff. 

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5. Meeting-Chat als Emotionenbarometer

Einen weiteren Tipp von uns für mehr „Wir-Gefühl“ im Online-Team nennen wir gerne das „Emotionenbarometer“. Im Büroalltag merkt man den Kolleg:innen recht schnell an, ob sie heute gut drauf sind oder eher schlechte Laune haben. Schwieriger zu erahnen ist das, wenn man sich nur virtuell im Online-Meeting begegnet. Deshalb schreibt jedes Teammitglied zu Beginn eines Online-Meetings ein Emoji in den Meeting-Chat, welches die aktuelle persönliche Stimmung am besten beschreibt. So lässt sich schnell feststellen, wie die derzeitige Stimmungslage im Team ist. Scheinen beispielsweise viele Teilnehmer:innen gerade mies gelaunt zu sein, kann man gleich zu Beginn des Meetings ansprechen, ob es ein Problem innerhalb des Teams gibt und dies gegebenenfalls klären. Das stärkt die Empathie untereinander und man fühlt sich den anderen im Team auch auf Distanz mehr verbunden.

6. Der „Hallo, ich bin da“ – Chat

Zu guter Letzt ist es unserer Meinung ein dauerhaft eingerichteter Chat sinnvoll, in dem sich jedes Teammitglied kurz morgens anmeldet, mittags Bescheid gibt, wenn Pause gemacht wird und sich abends wieder verabschiedet. Das soll aber keineswegs einer Überwachung oder ähnlichem dienen. Aber würdet ihr euch bei Ankunft im Büro einfach ohne ein „Guten Morgen“ an euren Platz begeben, wortlos in die Mittagspause gehen und zum Feierabend niemandem „Tschüss“ sagen? Wohl kaum. Der Chat dient dazu, dass sich alle abgeholt fühlen und man einen Überblick hat wer heute da und ansprechbar ist. So geht im Online-Team niemand verloren.

Du interessierst dich für weitere Themen rund um Microsoft 365? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du jede Woche spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen. 

Wer gedacht hat, nach der Pandemie wird alles wie zuvor, hat sich getäuscht – laut einer Studie des Bundesverbands Digitale Wirtschaft möchten nur 25 % der Mitarbeitenden über alle Branchen und sogar nur 3 % der Mitarbeitenden in Digitalunternehmen zurück zum alten Präsenz-Modell. Alle anderen präferieren flexibles und hybrides Arbeiten. Das merken auch die Personaler:innen in Bewerbungsgesprächen: viele berichten davon, dass ausschlaggebend für die Absage von Bewerber:innen war, dass nicht 100 % flexible Arbeitsmodelle angeboten wurden.

Hybrides Arbeiten als „new normal“

Die Wünsche der Mitarbeitenden gehen weit auseinander. Ca. 10 % wünschen sich, vollständig aus dem Homeoffice zu arbeiten, die meisten Mitarbeitenden sprechen sich allerdings für hybrides Arbeiten aus und wollen pro Woche 2 oder 3 Tage zu Hause bleiben können. Die Gründe für den Wunsch nach mehr Flexibilität und keiner Rückkehr zur Präsenzpflicht sind divers – der Wegfall des Arbeitswegs und die bessere Vereinbarkeit von Beruf und privaten Verpflichtungen liegen weit vorne.

Und den Unternehmen sind während der Pandemie die Argumente gegen Homeoffice weitgehend abhanden gekommen – die Mitarbeitenden wurden mit Beginn des ersten Lockdowns ins Homeoffice gezwungen, sie haben diese Situation mitgetragen und es hat weitgehend gut bis sehr gut funktioniert. Warum also wieder zu 100 % ins Büro gehen?

Feste Bürotage oder Flexibilität?

Natürlich gibt es die Unternehmen, die alle Mitarbeitenden ins Office zurückholen und kein hybrides Arbeiten anbieten. Zuletzt hat Elon Musk es vorgemacht – die Schlagzeile „Wer nicht ins Büro kommt, fliegt“ hat kontroverse Diskussionen hervorgerufen. Zu sagen, Mitarbeitende, die aus dem Homeoffice arbeiten wollen „sollen woanders so tun, als würden sie arbeiten“ ist nicht fair und entspricht vor allem nicht der Arbeitsrealität. Und eine Führungskraft, die nicht unterscheiden kann, ob Mitarbeitende nur tun, als würden sie arbeiten oder tatsächlich Ergebnisse liefern, führt m. E. nicht richtig.

Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden wertschätzen und Führungskräfte, die ihre Teams führen und unterstützen, müssen sich also Gedanken über ein zukunftsfähiges, hybrides Arbeitsmodell machen, das den Mitarbeitenden ein gewisses Maß an Flexibilität bietet, in dem aber auch die Online-Zusammenarbeit langfristig funktioniert.

Für feste Bürotage spricht, dass dann das Team an ein, zwei oder drei Tagen gleichzeitig im Büro ist. Bei voller Flexibilität wird es eher selten vorkommen, dass sich alle gleichzeitig auf den Weg ins Büro machen. Das ist aber bei guter Planung auch gar nicht notwendig: Viel wichtiger, als nämlich die Frage, ob alle im Büro sind, ist, wozu man die Bürotage nutzen sollte.

Weniger Meetings, mehr asynchrones Arbeiten

Bevor wir von jetzt auf sofort ins Homeoffice katapultiert wurden, haben wir vor Ort quasi „auf Sicht“ zusammengearbeitet. Fragen ließen sich schnell klären, Entscheidungen wurden unkompliziert herbeigeführt. Nicht umsonst vermissten die meisten Mitarbeitenden in der Online-Zusammenarbeit vor allem den persönlichen Austausch mit Kolleg:innen und Vorgesetzten, den Flurfunk und die Kaffeeküche. Die Kehrseite der Medaille war, dass sich manch eine:r vor der Pandemie in ein leeres Besprechungszimmer oder eben ins Homeoffice zurückziehen musste, um sich voll auf eine Aufgabe zu konzentrieren und ungestört arbeiten zu können.

Tipp: Bürotage für synchrone Zusammenarbeit nutzen

Im Homeoffice hat die Häufigkeit von geplanten Online-Meetings deutlich zugenommen. Für jeden noch so kleinen Anlass muss ein Zeit-Slot gefunden und eine virtuelle Besprechung anberaumt werden. Nicht selten steht von 9 bis 17 Uhr ein Meeting nach dem anderen im Kalender. Spontane Gespräche gibt es eher selten. Auf knifflige Aufgaben kann man sich nur konzentrieren, wenn abends oder frühmorgens keine Meetings stattfinden. Einige Unternehmen haben deshalb ihre Mitarbeitenden angehalten, Fokuszeiten in ihre Kalender einzuplanen, also Zeiten, in denen keine Meetings stattfinden und die man dazu nutzt, konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten.

Was, wenn wir die Zeit, die wir in Zukunft gemeinsam mit unseren Kolleginnen und Kollegen im Büro sind, vorwiegend für die synchrone Zusammenarbeit nutzen würden, also für Dinge, an denen wir gemeinsam arbeiten, bei denen wir uns kurz absprechen müssen und wo wir einen hohen Kommunikationsbedarf haben?

Die Zeit, die die Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten, wird dann für die asynchrone Zusammenarbeit genutzt. Für Aufgaben, an denen wir alleine arbeiten. Für Tätigkeiten, bei denen wir nicht gestört werden wollen. Also Schluss mit dem vollen Meeting-Tag im Homeoffice!

Vor Ort wird kommuniziert – zuhause ist Fokuszeit

Der erste Schritt in eine erfolgreiche hybride Zusammenarbeit muss also sein, dass im Team erörtert wird, wie hoch der Bedarf an gemeinsamer Kommunikationszeit vor Ort ist. Das misst sich am Verhältnis von gemeinsamen Aufgaben zu Aufgaben, an denen wir alleine arbeiten. Und das kann natürlich auch bei den einzelnen Mitarbeitenden im Team variieren. Warum sollten Software-Entwickler:innen, die ihre Aufgaben vorwiegend konzentriert und alleine erledigen, an drei Tagen im Büro um Konzentration ringen, wenn sie sich lediglich ein paar Stunden in der Woche  mit den Kolleg:innen abstimmen müssen? Sie sind wesentlich zufriedener und produktiver mit vier Homeoffice-Tagen und einem Abstimmungstag vor Ort.

Und was haben z. B. Marketing-Mitarbeitende davon, wenn sie vier Tage im Homeoffice von einem Online-Meeting zum anderen springen, wenn sie vor Ort quasi „en passant“ die vielen kleinen Abstimmungsfragen klären könnten?

Hybride Führung auf Distanz erfordert Verständnis

Führungskräfte sollten sich bei der Anzahl der gemeinsamen Bürotage nicht an ihrem eigenen Bedürfnis an „sichtbaren“ Mitarbeitenden orientieren, sondern an den Bedürfnissen des Teams, der Mitarbeitenden und des Unternehmens. Verschafft euch deshalb vor einer Entscheidung zunächst einen Überblick über das Verhältnis zwischen „eigenen“ Aufgaben und „geteilten“ Aufgaben der Mitarbeitenden. Erst dann lässt sich abschätzen, wie man die Arbeitszeit in der Zukunft sinnvoll gestalten kann.

Ein Team-Workshop als Einstieg in die hybride Zusammenarbeit

Startet in die neue Art der Zusammenarbeit mit einem Team-Workshop. Nutzt diesen, um auf die vergangenen zwei Jahre zurückzublicken und die gemeinsamen Erfolge zu feiern, aber auch, um darüber zu sprechen, was nicht so gut lief und was euch gefehlt hat. Hierzu könnt ihr z. B. das 4L-Retro nutzen. Die Teammitglieder sammeln dabei zunächst Antworten auf folgende Fragen:

2 Jahre Online-Zusammenarbeit –

• Liked: Das war gut…
• Learned: Das habe ich gelernt…
• Lacked: Das ging schief…
• Longed for: Das hat mir gefehlt…

Die Antworten sammelt man auf einem Whiteboard und priorisiert, sowie diskutiert sie anschließend. Eine Whiteboard-Vorlage für eine 4L-Retro findet ihr hier zum Download.

Aus den Ergebnissen fällt es dem Team dann leichter, im nächsten Schritt abzuleiten, wie die hybride Zusammenarbeit funktionieren kann:

• Lasst uns möglichst viel von dem beibehalten, was gut funktioniert hat.
• Was wir gelernt haben, beeinflusst unser Mindset und es hilft uns, unser neues Arbeitsumfeld aktiv zu gestalten.
• Lasst uns anders machen, was nicht funktioniert hat.
• Und lasst uns gemeinsam überlegen, wie wir das, was uns gefehlt hat, nun in der Zusammenarbeit verwirklichen können.

Im nächsten Schritt beschreiben die Teammitglieder, wie ihr persönliches Aufgabengebiet gestaltet ist. Wie oft gibt es Anlässe, um mit anderen zusammenzuarbeiten. Wie hoch ist der Anteil an Aufgaben, die man alleine erledigen kann?

Stellt das Team fest, dass es zu wenig Fokuszeit, dafür zu viele Meetings gegeben hat? Hat dem Team der persönliche Austausch gefehlt, aber es hat genossen, zuhause Ruhe zu haben? Dann sollte man jetzt diskutieren, wieviel „gemeinsame“ Arbeitszeit notwendig ist und wie viel Fokuszeit man benötigt.

Erst danach entscheidet man, wie viele Tage das Team gemeinsam im Büro verbringt.

Mitsprache in hybriden Teams führt zu Akzeptanz

Keiner hat uns gefragt, ob wir 2 Jahre im Homeoffice arbeiten wollen – wir mussten es tun. Wir müssen aber nicht zwingend alle an unsere Schreibtische in den Unternehmen zurückkehren. Können die Mitarbeitenden aktiv in den Entscheidungsprozess eingreifen und müssen nicht die Entscheidung der Geschäftsleitung einfach hinnehmen, führt dies zu mehr Akzeptanz und damit zu zufriedeneren Mitarbeitenden.

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Hybrides Arbeiten = besser zusammenarbeiten online und vor Ort

Wir werden auch in Zukunft viel online zusammenarbeiten. Unser digitaler Arbeitsplatz steht uns von jedem Ort aus zur Verfügung. Und diese Arbeitsumgebung ist gekommen, um zu bleiben. Unternehmen, die sich diesem „New Normal“ verschließen, werden Schwierigkeiten haben, in Zukunft junge Mitarbeitende zu finden und an ihr Unternehmen zu binden. Deshalb lohnt es sich, die neue Herausforderung bewusst anzunehmen und gemeinsam mit denen, die zum Erfolg beitragen, mit den Mitarbeitenden, aktiv zu gestalten.

Du interessierst dich für weitere Tipps rund um das Thema Online-Zusammenarbeit? Dann wirf gerne einen Blick in unser Buch „Online Team Hacks“, erschienen im managerSeminare Verlag. Hier bekommst du Impulse und Tools für erfolgreiches arbeiten in Online-Umgebungen. Weitere spannende Themen rund um Microsoft 365 findest du außerdem regelmäßig auf unserem flecsable Blog.