Live-Online-Trainings als steuerfreie betriebliche Weiterbildung – alles, was ihr wissen müsst

Die meisten Arbeitnehmer:innen erachten regelmäßige Fort- und Weiterbildungen in ihrem Beruf als besonders wichtig. Diese kosten allerdings nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Viele Arbeitgeber:innen greifen ihren Mitarbeitenden deshalb unter die Arme und übernehmen die Kosten für solche Weiterbildungsmaßnahmen. Dabei gibt es die Möglichkeit, dass das Unternehmen seinen Angestellten Weiterbildungen beitrags- und steuerfrei erstatten kann. Wir erklären euch heute, wie das funktioniert, was ihr dabei beachten müsst und beantworten außerdem die Frage: Gelten auch Live-Online-Trainings für Mitarbeitende als steuerfreie betriebliche Weiterbildung?

Steuerfreie betriebliche Weiterbildung: Das Wichtigste in Kürze

Die gesetzliche Grundlage für die steuerfreie Gewährleistung von betrieblichen Weiterbildungsmaßnahmen ist in § 3 Nr. 19 EStG  geregelt.

Zunächst einmal fassen wir für euch in aller Kürze die wichtigsten Informationen dazu zusammen. Unter Weiterbildungsleistungen versteht man das Budget, welches ihr in die Schulung und Weiterbildung eurer Mitarbeiter:innen investiert. Geschieht das in einem „überwiegenden betrieblichen Interesse“, so ist die Fort- oder Weiterbildung steuer- und sozialversicherungsfrei. Ist dies allerdings nicht der Fall, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Das gilt übrigens für alle Arbeitnehmer:innen, egal ob Vollzeit, Teilzeit, Mini-Jobber:innen, Werkstudierende oder Auszubildende.

Als Arbeitgeber:in könnt ihr die Kosten für eine Weiterbildung entweder direkt übernehmen oder sie euren Mitarbeitenden nachträglich erstatten. Wählt ihr die Kostenerstattung, so habt ihr eine  Dokumentationspflicht. Das bedeutet, dass ihr euren Mitarbeitenden die Übernahme der Kosten zum einen vor Vertragsabschluss schriftlich zusagen müsst und eure Mitarbeiter:innen zum anderen die Rechnungen im Original einreichen müssen.
Irrelevant ist dabei, ob ihr als Arbeitgeber:in die Weiterbildung selbst organisiert, durch eine Dritte im Unternehmen oder in anderen Räumlichkeiten durchführt oder ob eure Mitarbeiter:innen sich ihre Kurse direkt selbst beim Drittanbieter auswählen. Egal ist außerdem, ob die Bildungsmaßnahme während oder nach der Arbeitszeit stattfindet.

Wann ist „überwiegend betriebliches Interesse“ gegeben?  

Es stellt sich nun zunächst die Frage, wie „überwiegend betriebliches Interesse“ in Bezug auf eine steuerfreie Weiterbildungsmaßnahme definiert wird.

Ganz einfach gesagt ist dafür erforderlich, dass eure Mitarbeiter:innen ihre aktuellen oder zukünftigen Aufgaben noch besser wahrnehmen können – also ihre Einsatzfähigkeit erhöht wird. Es ist also entscheidend, ob das Angebote für ihre Rolle und Funktion erforderliches Wissen vertieft und Fähigkeiten geschult werden, die für euer Unternehmen besonders wertvoll sind. Mögliche Bildungsmaßnahmen sind also abhängig von den Fähigkeiten, Rollen und Funktionen eurer Mitarbeitenden.

Ein wichtiger Indikator ist es, ob bei einer Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile für Unternehmen und Mitarbeitende die Vorteile überwiegend auf Unternehmensseite liegen. Weiter ist ein betriebliches Interesse anzunehmen, wenn die Weiterbildung nicht freiwillig erfolgt, sondern dem:der Arbeitnehmer:in quasi „aufgezwungen“ wird.

Gegen ein „überwiegend betriebliches Interesse“ spricht allerdings, wenn ein:e Arbeitgeber:in exorbitant hohe Kosten für die Bildungsmaßnahme übernimmt. Es gibt zwar keinen Maximalbetrag für steuerfreie betrieblichen Weiterbildungen. Ihr solltet aber trotzdem immer daran denken: je höher die Kosten, desto schwerer lässt sich das betriebliche Interesse rechtfertigen. Auch wenn nur ein spezieller, nicht objektiv ausgewählter Personenkreis die Schulung besuchen darf, ist ein betriebliches Interesse anzuzweifeln.

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Neuregelung für nicht ausschließlich betriebsbezogene Weiterbildung

Es gibt allerdings seit kurzem zwei gesetzlich neu geregelte Fälle, in denen eine steuerfreie betriebliche Weiterbildung bejaht wird, obwohl diese nicht im ganz überwiegenden Interesse der Arbeitgebenden liegt.

Dazu gehören zum einen Weiterbildungen, die ganz allgemein für die Berufstätigkeit förderlich sein können (z.B. ein Sprach- oder Computerkurs). Sie sollen eine Anpassung und Fortentwicklung der beruflichen Kompetenz des:der Arbeitnehmer:in ermöglichen und dazu beitragen, dass diese:r den beruflichen Herausforderung besser gerecht wird.

Steuerfrei sind zudem auch Weiterbildungen, die der beruflichen Neuorientierung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses dienen. Darunter fallen etwa Kosten, die der:die Arbeitnehmer:in für externe Dienstleistungen ausgibt, die darauf abzielen, den:der ausscheidendem:n Arbeitnehmer:in bei seinem:ihrem weiteren beruflichen Werdegang zu begleiten und bei der Jobsuche oder dem Start in eine Selbstständigkeit zu unterstützen.

Sind Live-Online-Trainings eine steuerfreie betriebliche Weiterbildung? 

Nun wollen wir noch die Frage beantworten: Sind Live-Online-Trainings – wie wir sie beispielsweise anbieten – ebenfalls als steuerfreie betriebliche Weiterbildung möglich?

Da Online-Weiterbildungsangebote in den letzten Jahren besonders durch die Corona-Pandemie einen großen Boom erlebt haben, herrschte hier aus rechtlicher Sicht zunächst Unklarheit. Für die steuerliche Beurteilung von Online-Weiterbildungen vertritt die Verwaltung (OFD Frankfurt, Verfügung vom 25.02.2021 – S 2342 A – 89 – ST 210) in diesem Zusammenhang allerdings eine klare Auffassung:

„Die Einräumung eines unentgeltlichen Nutzungsrechts durch den Arbeitgeber für nicht arbeitsplatzbezogene Online-Weiterbildungsmaßnahmen stellt beim Mitarbeiter grundsätzlich einen geldwerten Vorteil und somit Arbeitslohn dar (§ 19 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Eine Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit im obigen gesetzlichen Sinne ist gegeben, wenn durch die Bildungsmaßnahme Kenntnisse/Fertigkeiten vermittelt werden, die ganz allgemein der Berufstätigkeit förderlich sein können. Das Format der Weiterbildungsmaßnahme ist für die Anwendung der Steuerbefreiung unerheblich. Deshalb können sowohl Video-Schulungen als auch E-Learning-Angebote ohne einen Dozenten begünstigt werden und damit steuerfrei sein.“

Das bedeutet also, dass unter eine steuerfreie betriebliche Weiterbildung auch (unsere) Live-Online-Trainings fallen. Warum diese für uns das Beste aus eLearning und Präsenzseminar vereinen und wie unser Trainingskatalog funktioniert, kannst du hier nachlesen.

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Unsere sechs Lieblings-Aktionen für mehr „Wir-Gefühl“ im Online-Team

In vielen Unternehmen findet Zusammenarbeit nicht mehr nur im gemeinsamen Büro statt. Vielmehr lassen sich dank Online-Tools wie Microsoft Teams Projekte völlig ortsunabhängig verwirklichen. Während die Freiheit, beispielsweise aus dem Home Office, dem Zug oder gar einem anderen Land arbeiten zu können bei vielen Arbeitnehmer:innen auf große Zustimmung stößt, birgt sie allerdings auch einige Herausforderungen. So gibt es Teams, in denen sich viele Kolleg:innen untereinander noch nie „live“ gesehen haben, weil ausschließlich online zusammengearbeitet wird. Aber auch in hybriden Teams, deren Mitglieder teils remote und teils im Office arbeiten, findet echter „face-to-face“-Kontakt oft nur noch sporadisch statt. Damit der Zusammenhalt im Team darunter nicht leidet, stellen wir euch heute unsere sechs Lieblings-Aktionen vor, mit denen ihr das „Wir-Gefühl“ in eurem hybriden oder Online-Team stärken könnt.

1. Die geheimen Drillinge

Unsere erste Aktivität eignet sich ideal für einen Kick-Off zu einem neuen Projekt, in dem sich die Teammitglieder besser kennenlernen sollen. Wir nennen das Ganze „die geheimen Drillinge“. Dazu werden im Online-Meeting jeweils drei Personen aus dem Team für 10 Minuten in einen gemeinsamen Breakout-Room geschickt. Aufgabe ist es nun, in dieser Zeit drei Gemeinsamkeiten zu finden. Das könnten etwa gleiche Hobbies, Lieblingsgerichte, bereiste Länder oder vielleicht sogar etwas ganz anderes sein – der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Die gefundenen Gemeinsamkeiten werden anschließend dem gesamten Team vorgestellt. Aus unserer eigenen Erfahrung können wir sagen: Ihr werdet euch wundern, wie viele spannende oder lustige Ähnlichkeiten sich in Teams finden lassen! Das bietet Gesprächsstoff, lockert die Arbeitsatmosphäre und trägt dazu bei, dass man sich seinen Kolleg:innen gleich ein wenig verbundener fühlt.

2. Speed-Datings

Mit den geheimen Drillingen ist also bereits ein erster Grundstein für mehr „Wir-Gefühl“ im Online-Team gelegt worden. Um daran nun auch nach dem Kick-Off anzuknüpfen, empfehlen wir euch mit einem „Speed Dating“ weiterzumachen. Wie oft sitzt man schließlich in Online-Meetings mit vielen neuen Kolleg:innen und hat am Ende – wenn es gut läuft –  vielleicht noch drei der zehn Namen im Kopf. Es sollte deshalb dafür gesorgt werden, dass jeder mindestens einmal mit jedem aus dem Team persönlich geredet hat. Je nach Größe des Teams soll jedes Mitglied deshalb pro Woche auf ein bis zwei virtuelle „Speed Dates“ mit einem:einer anderen Kolleg:in gehen. Dazu einfach ein kurzes Meeting in Microsoft Teams einrichten. Wer will, kann sich noch einen Kaffee oder Tee machen und dann wird einfach locker gequatscht, es muss hier auf keinen Fall um berufliche Dinge gehen. Wichtig ist nur, jeden seiner Teamkolleg:innen kennenzulernen um sich im Team nicht verloren zu fühlen. Und wie beim echten Date auch, kann an das erste virtuelle Treffen auch in der Zukunft dann gerne immer wieder angeknüpft werden.

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3. Die virtuelle Kaffeepause

Womit wir auch schon bei unserem dritten Tipp sind: die virtuelle Kaffeepause. Im Büroalltag ist der Plausch an der Kaffeemaschine eine gute Gelegenheit, sich mit Kolleg:innen auszutauschen, kurz durchzuatmen und danach mit neuer Energie zurück an die täglichen Aufgaben zu gehen. Im Home Office fällt diese Möglichkeit für ein ungezwungenes „get together“ auf den ersten Blick allerdings weg. Doch unsere Lösung ist ganz simpel. Erstellt bei Microsoft Teams einen privaten Kanal mit dem Namen „Kaffeepause“, in den ihr alle Teammitglieder hinzufügt. Im Kanal selbst kann jedes Mitglied ein „ad hoc“-Meeting starten. Der Vorteil daran: Wird das Meeting im Kanal gestartet, so wird nicht automatisch jedes Mitglied angerufen. Es erscheint lediglich für alle sichtbar ein Kamera-Symbol am Kanal. Dieses signalisiert, dass gerade jemand in der Online-Kaffeepause ist. Wer immer dann auch Zeit und Lust für einen kurzen Break hat, kann sich in das Meeting dazugesellen.

4. Wochenmotto für den virtuellen Hintergrund

Eine weitere Aktion, die wir einem Online-Team gerne für mehr „Wir-Gefühl“ mit auf den Weg geben, ist der Motto-Hintergrund. In Microsoft Teams lassen sich nämlich ganz einfach virtuelle Hintergründe für Online-Meetings einstellen. Hierfür kann man auch eigene Bilder hochladen und verwenden. Legt in eurem Online-Team pro Woche eine Person fest, die das Wochenmotto auswählen darf. Das könnte beispielsweise der Lieblingsfilm, Lieblingsort oder auch die aktuelle Stimmung sein. Jedes Teammitglied wählt dann einen passenden Meeting-Hintergrund. Am Anfang der Woche kann also mit Spannung erwartet werden, welche Hintergründe die anderen gewählt haben. Das sorgt für einen lockeren Start ins Meeting und gibt außerdem eine lustige Basis für Gesprächsstoff. 

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5. Meeting-Chat als Emotionenbarometer

Einen weiteren Tipp von uns für mehr „Wir-Gefühl“ im Online-Team nennen wir gerne das „Emotionenbarometer“. Im Büroalltag merkt man den Kolleg:innen recht schnell an, ob sie heute gut drauf sind oder eher schlechte Laune haben. Schwieriger zu erahnen ist das, wenn man sich nur virtuell im Online-Meeting begegnet. Deshalb schreibt jedes Teammitglied zu Beginn eines Online-Meetings ein Emoji in den Meeting-Chat, welches die aktuelle persönliche Stimmung am besten beschreibt. So lässt sich schnell feststellen, wie die derzeitige Stimmungslage im Team ist. Scheinen beispielsweise viele Teilnehmer:innen gerade mies gelaunt zu sein, kann man gleich zu Beginn des Meetings ansprechen, ob es ein Problem innerhalb des Teams gibt und dies gegebenenfalls klären. Das stärkt die Empathie untereinander und man fühlt sich den anderen im Team auch auf Distanz mehr verbunden.

6. Der „Hallo, ich bin da“ – Chat

Zu guter Letzt ist es unserer Meinung ein dauerhaft eingerichteter Chat sinnvoll, in dem sich jedes Teammitglied kurz morgens anmeldet, mittags Bescheid gibt, wenn Pause gemacht wird und sich abends wieder verabschiedet. Das soll aber keineswegs einer Überwachung oder ähnlichem dienen. Aber würdet ihr euch bei Ankunft im Büro einfach ohne ein „Guten Morgen“ an euren Platz begeben, wortlos in die Mittagspause gehen und zum Feierabend niemandem „Tschüss“ sagen? Wohl kaum. Der Chat dient dazu, dass sich alle abgeholt fühlen und man einen Überblick hat wer heute da und ansprechbar ist. So geht im Online-Team niemand verloren.

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Präsenzseminar vs. eLearning? – Warum Live-Online-Trainings das Beste aus beiden Welten vereinen

Den eigenen Mitarbeitenden regelmäßig Möglichkeiten zur Weiterbildung zu bieten ist für den Unternehmenserfolg essentiell. Umsetzen können Arbeitgeber dies in verschiedener Form. Die klassische Methode waren bislang meist Präsenzseminare, in denen die Mitarbeitenden von einem:einer Trainer:in vor Ort neues Wissen vermittelt bekommen. Dazu gesellen sich in der Arbeitswelt allerdings mit dem Fortschreiten der Digitalisierung und zusätzlich angetrieben durch die Corona-Pandemie zunehmend digitale Lernmethoden. Der Umsatz der digitalen Bildungswirtschaft steigerte sich alleine im Jahr 2020 um 16 Prozent. Ein digitales Lerntool, was wohl beinahe jedem Mitarbeitenden im Arbeitsalltag mittlerweile schon einmal begegnet ist, ist das eLearning. Aber was ist denn nun eigentlich besser für die betriebliche Weiterbildung geeignet, eLearning oder Präsenzseminar? – Wir haben darauf eine klare Antwort: Ihr könnt das Beste aus beiden Welten haben! Was aus unserer Sicht die ideale Lösung ist, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

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eLearning vs. Präsenzseminar – Vor- und Nachteile im Überblick

Präsenzseminare

Die klassischen Präsenzseminare zeichnen sich dadurch aus, dass Lehrende und Lernende sich gemeinsam an einem Ort treffen. Typischerweise ist das ein Seminarraum, der sich oftmals nicht im Unternehmen sondern an einem externen Ort befindet. Präsenzschulungen können unterschiedlich gestaltet werden, etwa als klassischer Frontalunterricht, interaktive Session oder Gruppenarbeit.

Vorteile:

Der wohl größte Vorteil dabei ist die direkte Interaktion miteinander. Durch die Anwesenheit der Expert:innen vor Ort können Anmerkungen und Feedback direkt geäußert und Fragen der Teilnehmenden unmittelbar gestellt und beantwortet werden. Auch sind interaktive Übungen oder Diskussionen möglich, die den Austausch zwischen den Teilnehmenden untereinander und mit dem:der Seminarleiter:in fördern. Im besten Fall entsteht so eine gewissen Gruppendynamik, durch die unterschiedliche Erfahrungen und Herangehensweisen der Gruppenteilnehmer:innen und des:der Referent:in für alle zugänglich gemacht werden.

Ein gemeinsames Präsenzseminar hat zudem immer eine soziale Komponente. So kann dadurch das Gemeinschaftsgefühl sowie das Vertrauen der Teilnehmenden untereinander positiv gestärkt werden.

Nachteile: 

Doch Präsenzschulungen haben leider einen großen Haken: Der hohe Kosten- und Zeitaufwand für die Organisation. So müssen Unternehmen entweder eigene Personalkapazitäten zur Vorbereitung der Schulung aufbringen oder aber externe Trainer:innen beauftragen. Zudem müssen Termine und Ort für alle eingeladenen Mitarbeitenden koordiniert werden. Ist das Seminar aufgrund der Rahmenbedingungen nicht im Unternehmen durchführbar, muss ein externer Ort gefunden und gebucht werden. Hierdurch können zusätzlich Reise- und Aufenthaltskosten anfallen. Dadurch sind Präsenzseminare nicht nur kostspielig, sondern bieten auch wenig Flexibilität.

Hinzu kommt außerdem, dass die Lerninhalte im Präsenzseminar häufig nicht genau zum Lernbedarf der Teilnehmenden passen. Weiterbildungen in Präsenz sind meist ganztägig gestaltet, da sich sonst schließlich auch eine Anreise nicht lohnen würde. So kann es passieren, dass nicht jeder einzelne Baustein der Trainingsinhalte für alle Teilnehmenden persönlich relevant ist – etwa weil schon Vorkenntnisse bestehen. Dennoch müssen alle Teilnehmer:innen die Zeit für das gesamte Training aufwenden.

eLearning

Unter eLearning hingegen versteht man „elektronisches Lernen“. In der Praxis werden dafür die entsprechenden Lerninhalte meist über eine digitale Plattform durch das Unternehmen für die Mitarbeitenden bereitgestellt. Diese können über verschiedene Geräte wie Computer, Tablet oder Smartphone abgerufen werden. Es handelt sich dabei häufig um verschiedene Erklärvideos, Simulationen oder Infografiken, durch die sich der Lernende eigenständig „durchklicken“ kann, um sich das entsprechendes Wissen anzueignen. Zwischen einzelnen Lernbausteinen gibt es oftmals Übungen oder Multiple-Choice-Fragen. Um ein eLearning-Modul abzuschließen erfolgt am Ende meist eine finale Abfrage/Test um zu prüfen, ob die Inhalte verstanden wurden.

Vorteile:

Auf der Hand liegt eindeutig, dass eLearning im Vergleich zum Präsenzseminar ein deutlich höheres Maß an Flexibilität bietet. Es kann zeit- und ortsunabhängig stattfinden, denn es muss zur Durchführung kein Termin mit anderen Teilnehmenden oder einem:einer Trainer:in koordiniert werden. Das Lernerlebnis kann also von jedem Mitarbeitenden individuell gestaltet werden – egal ob aus dem Büro, dem Home Office oder im Zug. Diese Möglichkeit der Selbstbestimmung ist zudem ein wichtiger Faktor für die Motivation und den Lernerfolg.

Weiter hat eLearning den Vorteil, dass es meist zu jedem Thema kürzere Lerneinheiten gibt. So können etwa Bausteine, zu denen bereits ausreichende Kenntnisse vorhanden sind, übersprungen werden

Auch aus unternehmerischer Sicht ist eLearning oftmals sinnvoller als ein Präsenzseminar, da sich dadurch Zeit und Kosten und somit wichtige Ressourcen sparen lassen. So kann man dadurch sowohl den finanziellen, als auch planerischen Aufwand deutlich reduzieren.

Nachteile: 

Doch auch das eLearning hat ein besonders großes Manko: Selbstbestimmung hin- oder her, der kommunikative Austausch mit anderen fehlt dabei gänzlich. Wird etwas nicht verstanden, bietet sich eine Möglichkeit zum direkten nachfragen. Zudem fehlen gruppendynamische Lernprozesse, da die Teilnehmenden alleine vor der Lernsoftware sitzen. Es gibt also keinerlei sozialen Aspekt.

Zudem ist für ein effektives eLearning ein unheimlich hohes Maß an Selbstdisziplin erforderlich. Der eigene Lernfortschritt wird meist lediglich durch kleinere Abschlusstests kontrolliert, durch die man sich oftmals leicht durch schummeln kann. Fehlende Motivation führt außerdem zu einer hohen Abbruchquote in eLearnings, die dann zu einem späteren Zeitpunkt nur mehr schlecht als recht absolviert werden. Stress im Arbeitsalltag oder mangelnde Zeit verstärken bei verpflichtenden eLearnings zudem die Devise, es einfach „schnell hinter sich“ zu bringen.

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Das Beste aus beiden Welten: Das Live-Online-Training!

Wir haben nun also festgestellt, dass es sowohl für das eLearning, als auch das klassische Präsenzseminar starke Pro- und Contra-Argumente gibt. Aber was wäre eigentlich, wenn man die jeweiligen Stärken der beiden Lernformate miteinander verbinden könnte? Und was wäre, wenn wir euch nun sagen, dass wir diese Lösung bereits gefunden haben? Unser klarer Gewinner: Live-Online-Trainings.

Ein Live-Online-Training zeichnet sich dadurch aus, dass die Teilnehmenden in Echtzeit mit einer:einem erfahrenen Trainer:in lernen. Das Training findet allerdings per Video virtuell statt, weshalb es – wie auch das eLearning – ortsunabhängig durchführbar ist. Zeit- und kostenaufwändige Anreisen zum Seminarort entfallen somit ebenfalls.

Unsere Live-Online-Trainings sind zudem auf eine Dauer von 90 Minuten pro Trainingsmodul ausgelegt. So kann man sie nicht nur flexibel in den Arbeitsalltag integrieren, sondern sie sind zudem kurzweilig und kompakt. Neues Wissen kann im Anschluss direkt mit an den Arbeitsplatz genommen und dort umgesetzt werden. Das hat außerdem den Vorteil, dass nicht alle Seminarbausteine belegt werden müssen. Die Mitarbeitenden buchen sich nämlich nur für jene Slots ein, die für sie persönlich relevant sind. So geht möglichst wenig wertvolle Arbeitszeit verloren. Bei uns gibt es also Live-Online-Trainings, die genau zum individuellen Lernbedarf passen.

Live-Online-Trainings bieten zudem den großen Vorteil, dass – wie im Präsenzseminar – ein direkter Austausch mit Trainer:in und anderen Teilnehmenden möglich ist. Fragen können schnell und unkompliziert geklärt und verschiedene Ansätze mit anderen diskutieren werden. Mit methodisch-didaktisch ausgereiften Trainings garantieren wir außerdem, dass eine entsprechende Gruppendynamik auch durch den Bildschirm funktioniert.

Die Frage, ob ein eLearning oder ein Präsenzseminar zur Weiterbildung sinnvoller ist, müsst ihr euch also in Zukunft mit dieser Lösung nicht mehr stellen.

So funktioniert unser Live-Online-Trainingskatalog

Um euren Mitarbeitenden maximale Freiheit bei der zeitlichen und inhaltlichen Auswahl der Live-Online-Trainings zu bieten, arbeiten wir mit einem Trainingskatalog. Das bedeutet, dass wir ihnen vollständigen Zugriff auf unser umfangreiches Online-Trainingsangebot. Es gibt ein Community-Programm, über das wir die Mitarbeitenden regelmäßig informieren. Sie können schließlich das Trainings auswählen, welches ihrem individuellen Bedarf entspricht. Die Buchung erfolgt im Self Service unkompliziert über das flecsable Buchungsportal.

Es gibt daneben außerdem die Möglichkeit, auf Basis unseres Katalogs ein individuelles, unternehmensinternes Trainingsprogramm zu erstellen. Dabei bestimmt das Unternehmen, wie oft und wann ein Training angeboten wird. Wir entwickeln zudem auf Wunsch auch passgenaue Trainingsbausteine für euer Unternehmen. Dabei kann entweder das unternehmenseigene Lernmanagement-System genutzt werden, oder aber wir übernehmen die Organisation. Egal ob kleines mittelständisches Unternehmen oder multinationaler Konzern – unser Angebot kann auf alle individuellen Bedürfnisse zugeschnitten werden.

Wenn unser Angebot für euch interessant klingt, findet ihr auf unserer Website weitere Informationen. Dort könnt ihr euch außerdem ganz unkompliziert einen kostenlosen, unverbindlichen Beratungstermin buchen.

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Hybrides Arbeiten: Führung und Zusammenarbeit im „new normal“

Wer gedacht hat, nach der Pandemie wird alles wie zuvor, hat sich getäuscht – laut einer Studie des Bundesverbands Digitale Wirtschaft möchten nur 25 % der Mitarbeitenden über alle Branchen und sogar nur 3 % der Mitarbeitenden in Digitalunternehmen zurück zum alten Präsenz-Modell. Alle anderen präferieren flexibles und hybrides Arbeiten. Das merken auch die Personaler:innen in Bewerbungsgesprächen: viele berichten davon, dass ausschlaggebend für die Absage von Bewerber:innen war, dass nicht 100 % flexible Arbeitsmodelle angeboten wurden.

Hybrides Arbeiten als „new normal“

Die Wünsche der Mitarbeitenden gehen weit auseinander. Ca. 10 % wünschen sich, vollständig aus dem Homeoffice zu arbeiten, die meisten Mitarbeitenden sprechen sich allerdings für hybrides Arbeiten aus und wollen pro Woche 2 oder 3 Tage zu Hause bleiben können. Die Gründe für den Wunsch nach mehr Flexibilität und keiner Rückkehr zur Präsenzpflicht sind divers – der Wegfall des Arbeitswegs und die bessere Vereinbarkeit von Beruf und privaten Verpflichtungen liegen weit vorne.

Und den Unternehmen sind während der Pandemie die Argumente gegen Homeoffice weitgehend abhanden gekommen – die Mitarbeitenden wurden mit Beginn des ersten Lockdowns ins Homeoffice gezwungen, sie haben diese Situation mitgetragen und es hat weitgehend gut bis sehr gut funktioniert. Warum also wieder zu 100 % ins Büro gehen?

Feste Bürotage oder Flexibilität?

Natürlich gibt es die Unternehmen, die alle Mitarbeitenden ins Office zurückholen und kein hybrides Arbeiten anbieten. Zuletzt hat Elon Musk es vorgemacht – die Schlagzeile „Wer nicht ins Büro kommt, fliegt“ hat kontroverse Diskussionen hervorgerufen. Zu sagen, Mitarbeitende, die aus dem Homeoffice arbeiten wollen „sollen woanders so tun, als würden sie arbeiten“ ist nicht fair und entspricht vor allem nicht der Arbeitsrealität. Und eine Führungskraft, die nicht unterscheiden kann, ob Mitarbeitende nur tun, als würden sie arbeiten oder tatsächlich Ergebnisse liefern, führt m. E. nicht richtig.

Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden wertschätzen und Führungskräfte, die ihre Teams führen und unterstützen, müssen sich also Gedanken über ein zukunftsfähiges, hybrides Arbeitsmodell machen, das den Mitarbeitenden ein gewisses Maß an Flexibilität bietet, in dem aber auch die Online-Zusammenarbeit langfristig funktioniert.

Für feste Bürotage spricht, dass dann das Team an ein, zwei oder drei Tagen gleichzeitig im Büro ist. Bei voller Flexibilität wird es eher selten vorkommen, dass sich alle gleichzeitig auf den Weg ins Büro machen. Das ist aber bei guter Planung auch gar nicht notwendig: Viel wichtiger, als nämlich die Frage, ob alle im Büro sind, ist, wozu man die Bürotage nutzen sollte.

Weniger Meetings, mehr asynchrones Arbeiten

Bevor wir von jetzt auf sofort ins Homeoffice katapultiert wurden, haben wir vor Ort quasi „auf Sicht“ zusammengearbeitet. Fragen ließen sich schnell klären, Entscheidungen wurden unkompliziert herbeigeführt. Nicht umsonst vermissten die meisten Mitarbeitenden in der Online-Zusammenarbeit vor allem den persönlichen Austausch mit Kolleg:innen und Vorgesetzten, den Flurfunk und die Kaffeeküche. Die Kehrseite der Medaille war, dass sich manch eine:r vor der Pandemie in ein leeres Besprechungszimmer oder eben ins Homeoffice zurückziehen musste, um sich voll auf eine Aufgabe zu konzentrieren und ungestört arbeiten zu können.

Tipp: Bürotage für synchrone Zusammenarbeit nutzen

Im Homeoffice hat die Häufigkeit von geplanten Online-Meetings deutlich zugenommen. Für jeden noch so kleinen Anlass muss ein Zeit-Slot gefunden und eine virtuelle Besprechung anberaumt werden. Nicht selten steht von 9 bis 17 Uhr ein Meeting nach dem anderen im Kalender. Spontane Gespräche gibt es eher selten. Auf knifflige Aufgaben kann man sich nur konzentrieren, wenn abends oder frühmorgens keine Meetings stattfinden. Einige Unternehmen haben deshalb ihre Mitarbeitenden angehalten, Fokuszeiten in ihre Kalender einzuplanen, also Zeiten, in denen keine Meetings stattfinden und die man dazu nutzt, konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten.

Was, wenn wir die Zeit, die wir in Zukunft gemeinsam mit unseren Kolleginnen und Kollegen im Büro sind, vorwiegend für die synchrone Zusammenarbeit nutzen würden, also für Dinge, an denen wir gemeinsam arbeiten, bei denen wir uns kurz absprechen müssen und wo wir einen hohen Kommunikationsbedarf haben?

Die Zeit, die die Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten, wird dann für die asynchrone Zusammenarbeit genutzt. Für Aufgaben, an denen wir alleine arbeiten. Für Tätigkeiten, bei denen wir nicht gestört werden wollen. Also Schluss mit dem vollen Meeting-Tag im Homeoffice!

Vor Ort wird kommuniziert – zuhause ist Fokuszeit

Der erste Schritt in eine erfolgreiche hybride Zusammenarbeit muss also sein, dass im Team erörtert wird, wie hoch der Bedarf an gemeinsamer Kommunikationszeit vor Ort ist. Das misst sich am Verhältnis von gemeinsamen Aufgaben zu Aufgaben, an denen wir alleine arbeiten. Und das kann natürlich auch bei den einzelnen Mitarbeitenden im Team variieren. Warum sollten Software-Entwickler:innen, die ihre Aufgaben vorwiegend konzentriert und alleine erledigen, an drei Tagen im Büro um Konzentration ringen, wenn sie sich lediglich ein paar Stunden in der Woche  mit den Kolleg:innen abstimmen müssen? Sie sind wesentlich zufriedener und produktiver mit vier Homeoffice-Tagen und einem Abstimmungstag vor Ort.

Und was haben z. B. Marketing-Mitarbeitende davon, wenn sie vier Tage im Homeoffice von einem Online-Meeting zum anderen springen, wenn sie vor Ort quasi „en passant“ die vielen kleinen Abstimmungsfragen klären könnten?

Hybride Führung auf Distanz erfordert Verständnis

Führungskräfte sollten sich bei der Anzahl der gemeinsamen Bürotage nicht an ihrem eigenen Bedürfnis an „sichtbaren“ Mitarbeitenden orientieren, sondern an den Bedürfnissen des Teams, der Mitarbeitenden und des Unternehmens. Verschafft euch deshalb vor einer Entscheidung zunächst einen Überblick über das Verhältnis zwischen „eigenen“ Aufgaben und „geteilten“ Aufgaben der Mitarbeitenden. Erst dann lässt sich abschätzen, wie man die Arbeitszeit in der Zukunft sinnvoll gestalten kann.

Ein Team-Workshop als Einstieg in die hybride Zusammenarbeit

Startet in die neue Art der Zusammenarbeit mit einem Team-Workshop. Nutzt diesen, um auf die vergangenen zwei Jahre zurückzublicken und die gemeinsamen Erfolge zu feiern, aber auch, um darüber zu sprechen, was nicht so gut lief und was euch gefehlt hat. Hierzu könnt ihr z. B. das 4L-Retro nutzen. Die Teammitglieder sammeln dabei zunächst Antworten auf folgende Fragen:

2 Jahre Online-Zusammenarbeit –

  • Liked: Das war gut…
  • Learned: Das habe ich gelernt…
  • Lacked: Das ging schief…
  • Longed for: Das hat mir gefehlt…

Die Antworten sammelt man auf einem Whiteboard und priorisiert, sowie diskutiert sie anschließend. Eine Whiteboard-Vorlage für eine 4L-Retro findet ihr hier zum Download.

Aus den Ergebnissen fällt es dem Team dann leichter, im nächsten Schritt abzuleiten, wie die hybride Zusammenarbeit funktionieren kann:

  • Lasst uns möglichst viel von dem beibehalten, was gut funktioniert hat.
  • Was wir gelernt haben, beeinflusst unser Mindset und es hilft uns, unser neues Arbeitsumfeld aktiv zu gestalten.
  • Lasst uns anders machen, was nicht funktioniert hat.
  • Und lasst uns gemeinsam überlegen, wie wir das, was uns gefehlt hat, nun in der Zusammenarbeit verwirklichen können.

Im nächsten Schritt beschreiben die Teammitglieder, wie ihr persönliches Aufgabengebiet gestaltet ist. Wie oft gibt es Anlässe, um mit anderen zusammenzuarbeiten. Wie hoch ist der Anteil an Aufgaben, die man alleine erledigen kann?

Stellt das Team fest, dass es zu wenig Fokuszeit, dafür zu viele Meetings gegeben hat? Hat dem Team der persönliche Austausch gefehlt, aber es hat genossen, zuhause Ruhe zu haben? Dann sollte man jetzt diskutieren, wieviel „gemeinsame“ Arbeitszeit notwendig ist und wie viel Fokuszeit man benötigt.

Erst danach entscheidet man, wie viele Tage das Team gemeinsam im Büro verbringt.

Mitsprache in hybriden Teams führt zu Akzeptanz

Keiner hat uns gefragt, ob wir 2 Jahre im Homeoffice arbeiten wollen – wir mussten es tun. Wir müssen aber nicht zwingend alle an unsere Schreibtische in den Unternehmen zurückkehren. Können die Mitarbeitenden aktiv in den Entscheidungsprozess eingreifen und müssen nicht die Entscheidung der Geschäftsleitung einfach hinnehmen, führt dies zu mehr Akzeptanz und damit zu zufriedeneren Mitarbeitenden.

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Hybrides Arbeiten = besser zusammenarbeiten online und vor Ort

Wir werden auch in Zukunft viel online zusammenarbeiten. Unser digitaler Arbeitsplatz steht uns von jedem Ort aus zur Verfügung. Und diese Arbeitsumgebung ist gekommen, um zu bleiben. Unternehmen, die sich diesem „New Normal“ verschließen, werden Schwierigkeiten haben, in Zukunft junge Mitarbeitende zu finden und an ihr Unternehmen zu binden. Deshalb lohnt es sich, die neue Herausforderung bewusst anzunehmen und gemeinsam mit denen, die zum Erfolg beitragen, mit den Mitarbeitenden, aktiv zu gestalten.

Du interessierst dich für weitere Tipps rund um das Thema Online-Zusammenarbeit? Dann wirf gerne einen Blick in unser Buch „Online Team Hacks“, erschienen im managerSeminare Verlag. Hier bekommst du Impulse und Tools für erfolgreiches arbeiten in Online-Umgebungen. Weitere spannende Themen rund um Microsoft 365 findest du außerdem regelmäßig auf unserem flecsable Blog.

 

 

 

 

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Online-Zusammenarbeit Tipps

Teamwork auf Distanz: Tipps für eine erfolgreiche Online-Zusammenarbeit

Was die Pandemie angestoßen hat, wird aus unserer Arbeitswelt wohl auch in der Zukunft nicht mehr wegzudenken sein. Online-Zusammenarbeit ist dank Home Office und „remote work“ in vielen Teams mittlerweile zur Normalität geworden. Doch damit diese auch gelingt, bedarf es nicht nur Software-Tools und technischer Ausstattung. Genauso wichtig sind verbindliche, sichere Regeln über die Nutzung der Tools und die Zusammenarbeit. Ebenso braucht es Frameworks, als Basis für selbstorganisiertes Arbeiten. Sie stellen den verbindlichen Rahmen dar, in dem sich das Team frei organisieren kann. In diesem Artikel findest du Tipps, wie Tools kreativ genutzt werden können, welche Frameworks die Zusammenarbeit gut unterstützen und wie du mit Regeln sowohl Freiheit als auch gleichzeitig Verbindlichkeit schaffst. So klappt Teamwork auch auf Distanz!

Transparenz mit Team- und Aufgaben-Board

Online-Zusammenarbeit findet nicht „auf Sicht“ statt, sondern räumlich getrennt. Um den Überblick zu behalten, finden in vielen Teams „Dailies“ statt, also tägliche Meetings in denen die Teammitglieder teilen, woran sie gerade arbeiten. Aber nicht in allen Teams ist das möglich (Teilzeitkräfte, Zeitzonen, Erreichbarkeit usw.). Wie kann also in diesem Fall das „Daily“ ersetzt werden?

Die Lösung: Ein übersichtliches, kombiniertes Team- und Aufgaben-Board, das alle Teammitglieder einsehen und pflegen können. Hier findet jedes Teammitglied immer alle relevanten Informationen – und auch die Führungskraft hat stets den Überblick, wo das Team gerade steht.

Als Führungskraft solltest du darauf achten, deinen Mitarbeitenden genug Freiraum zur Planung ihres Arbeitstags zu geben. Verschaffe dir täglich im Team-Board einen Überblick und frage nur nach, wo es notwendig ist. So hast du dein Team im Blick, vermittelst aber nicht das Gefühl, deine Mitarbeitenden ständig zu kontrollieren.

Als Teammitglied sollten du und dein Team eure Führungskraft wissen lassen, woran ihr arbeitet und wie weit ihr damit vorangekommen seid. Und auch ihr benötigt diesen Überblick, um z.B. Aufgaben, für die eine andere Person vorarbeiten muss, zum richtigen Zeitpunkt einplanen zu können. Die Verbindlichkeit des Team-Boards, verschafft euch gleichzeitig auch mehr Freiheit in der persönlichen Aufgabenplanung.

So sieht das Team- und Aufgabenboard aus

Egal ob als digitales Whiteboard, geteiltes Notizbuch oder in einer anderen Datei – alle Teams haben Zugriff auf das Team-Board. Es enthält die folgenden Informationen:

  • Wer ist im Team?
  • An welchem Thema arbeitet wer?
  • Wer hat welche Rollen?
  • Wann findet das nächste Meeting statt?

Außerdem wird ein einfaches Aufgaben-Board mit folgenden Spalten gepflegt:

  • To-Do: Welche Aufgaben stehen an? Wer erledigt sie?
  • Doing: Welche Aufgaben wurden von wem begonnen?
  • Done: Was wurde erledigt?

Das Board wird regelmäßig aktualisiert. Im Aufgabenbereich verschieben die Teammitglieder selbst „ihre“ Aufgaben in Doing bzw. Done, wenn sie begonnen oder erledigt wurden.

Aufgaben in der Online-Zusammenarbeit SMART formulieren

Teams haben ein übergeordnetes Ziel: Zu erledigende Aufgaben aufteilen. Wie kann also sichergestellt werden, dass bei der Online-Zusammenarbeit alle Teammitglieder ohne häufiges Nachfragen wissen, wie das Arbeitsergebnis aussehen muss?

Die Lösung: Aufgaben müssen so delegiert werden, dass sich aus der Beschreibung ergibt, wann sie vollständig erledigt sind. Dazu eignet sich die bekannte SMART-Formel. Eine Aufgabe ist danach nur vollständig formuliert, wenn sie folgende Informationen enthält:

Die SMART-Formel im Überblick

  • S = spezifisch: Formuliere die Aufgabe so genau wie möglich.
  • M = messbar: Was gehört alles zur Erledigung der Aufgabe? (Checkliste, Definition of Done)
  • A = akzeptiert: Warum ist es wichtig, diese Aufgabe zu erledigen?
  • R = realistisch: Kann die Person, die die Aufgabe übernimmt, diese auch erledigen? (Wissen & zeitliche Ressourcen)
  • T = terminiert: Wann muss die Aufgabe erledigt sein? Wann kann/muss mit der Erledigung begonnen werden?

Nur wenn ihr im Team den genauen Umfang eurer Aufgaben kennt, könnt ihr die Zeit, die ihr für die Erledigung braucht, sicher einschätzen und einplanen. Übernehmt Verantwortung dafür, dass ihr Aufgaben richtig verstanden habt. Ebenso kannst du als Führungskraft nur dann erwarten, dass Aufgaben vollständig erledigt sind, wenn du zuvor genau definiert hast, was du erwartest und wann die Aufgabe abgeschlossen ist.

Free your team! – Verantwortung in der Online-Zusammenarbeit teilen

Die schnelle Rückfrage „über den Schreibtisch“ gibt es in der Online-Zusammenarbeit nicht. Rücksprachen und Freigaben binden hier wertvolle Arbeitszeit. Wie kann man also Verantwortung angemessen verteilen, sodass Rückfragen entfallen und selbstorganisiertes Arbeiten möglich ist?

Die Lösung: Free your team! Das Delegation-Board bringt die notwendige Übersicht und Sicherheit, damit du als Teammitglied weißt, wann du selbst entscheiden kannst und wann du die Entscheidung der Führungskraft einholen musst. Als Führungskraft solltest du dich daran erinnern, dass du nicht jede Entscheidung selbst treffen und jede Freigabe erteilen kannst, da du sonst zum Flaschenhals deines Teams wirst.

So gestaltet man das Delegation-Board

Des Delegation-Board unterscheidet zwischen sieben Abstufungen der Entscheidungskompetenz:

  1. Verkünden
  2. Verkaufen
  3. Befragen
  4. Einigen
  5. Beraten
  6. Erkundigen
  7. Delegieren

Während auf Level 1 die Führungskraft die Entscheidung selbst trifft und sie den Mitarbeitenden lediglich mitteilt, liegt die Entscheidung auf Level 7 völlig bei den Mitarbeitenden. Auf Level 4 wird die Entscheidung gemeinsam getroffen, nachdem ein Konsens gefunden wurde. Führungskraft und Team diskutieren und legen gemeinsam fest, welche Entscheidung bzw. Freigabe auf welchem Level delegiert wird. Das Delegation-Board wird dann für alle einsehbar visualisiert und abgelegt.

Kommunikations-Regeln für effiziente Online-Zusammenarbeit

Das Thema Kommunikation ist bei der Online-Zusammenarbeit wohl allgemein die größte Herausforderung. Online-Meetings sind häufig ineffizient, da Informationen erst im Termin geteilt werden und deshalb nicht sofort entscheidungsreif sind. Besser ist es daher, Informationen schon bereitzustellen, bevor man darüber online spricht. Die E-Mail ist dabei nur einer von vielen Wegen, asynchron digital zu kommunizieren. Nicht selten führt ein falsch gewählter Kanal zu Missverständnissen. Wie aber wählt man den richtigen Kommunikationskanal und stellt sicher, dass Nachrichten beim Empfänger ankommen?

Auch interessant: Zielführend statt Zeitfresser – So gestaltest du Online-Meetings effektiv und effizient

So legst du Regeln für die Online-Kommunikation fest

Eine ausschlaggebende Rolle dabei spielen Anlass, Zeitpunkt, Empfängerkreis und Format. Um hier Sicherheit zu schaffen, solltet ihr als Team verbindliche Regeln vereinbaren, die von allen eingehalten werden.

Erstellt dazu nächste eine Liste der Anlässe und Themen, zu denen asynchron, also außerhalb von Online-Meetings oder Telefonaten, Informationen und Nachrichten ausgetauscht werden können. Führt außerdem die bestehenden Kanäle auf – und wer Mitglied in welchem Kanal ist und deshalb Zugriff auf dort liegende Infos hat. Vereinbart im Team, welchen Kanal ihr wann nutzt und wo ihr welche Informationen für wen ablegt.

Alle Teammitglieder checken regelmäßig die für sie relevanten Kanäle oder abonnieren diese. Soll eine Person direkt in einer für alle zugänglichen Channel-Nachricht angesprochen werden, nutzt dafür die Funktion @Name.

Dokumentiert diese Regeln und macht sie für alle einsehbar, z.B. in einem Team- und Aufgaben-Board.

Erreichbarkeit mit Videoclip-Briefing

Bleiben wir weiter beim Thema Kommunikation. Eine weitere Problemquelle: Nicht immer können alle bei jedem Meeting anwesend sein. Wie kann man also sicherstellen, dass alle Teammitglieder auch komplexe Sachverhalte vollständig verstehen und die relevanten Informationen erhalten, selbst wenn sie bei einem Meeting nicht anwesend waren?

Eine weitere Möglichkeit der Kommunikation ist es, technische oder umfangreiche Informationen asynchron bereitzustellen. Das funktioniert am besten per Video-Briefing.

So bereitest du ein Video-Briefing vor

Erstelle dazu ein Online-Meeting mit einem Video-Conferencing-Tool. Wenn andere Personen an dem Meeting teilnehmen, zeichne das Meeting auf. Wenn niemand weiteres teilnehmen kann, melde dich mit zwei Geräten, z.B. Laptop und Smartphone über den Anmeldelink an, starte die Meeting-Aufzeichnung und teile deinen Bildschirm. Nun klickst du z.B. Schritt für Schritt durch eine Software oder zeigst eine Präsentation und erklärst dazu alles Notwendige. Wenn du nichts zeigen musst, zeichne dein Kamerabild auf und sprich deine Zuschauenden direkt an. So erhältst du ein Erklärvideo, das du deinem Team per Filesharing zur Verfügung stellen kannst.

Online-Zusammenarbeit stellt uns oft vor Herausforderungen

Wie du im Berufsalltag sicher schon selbst erlebt hast, stellt uns das neue Zeitalter rund um Home Office und „new work“ im digitalen Arbeitsumfeld nicht selten vor Herausforderungen. Wir hoffen, du konntest aus diesem Beitrag Anregungen gewinnen, um die Online-Zusammenarbeit in deinem Team in Zukunft nachhaltig sinnvoller gestalten zu können.

Du interessierst dich für weitere Tipps rund um das Thema Online-Zusammenarbeit? Dann wirf gerne einen Blick in unser Buch „Online Team Hacks“, erschienen im managerSeminare Verlag. Hier bekommst du Impulse und Tools für erfolgreiches arbeiten in Online-Umgebungen. Weitere spannende Themen rund um Microsoft 365 findest du außerdem regelmäßig auf unserem flecsable Blog.

 

 

 

 

Zielführend statt Zeitfresser – Online-Meetings effizient planen und gestalten

In vielen Terminkalendern jagt ein Online-Meeting das nächste. Auf den ersten Blick sind sie auch eine feine Sache für die virtuelle Zusammenarbeit – mit einem Maus-Klick angesetzt und die Organisation besteht zunächst aus nicht mehr als dem Versenden eines Einladungslinks an die Teilnehmenden. Fragt man allerdings Mitarbeitende in Online-Teams nach ihrer Meinung zu virtuellen Meetings, hört man oft folgendes: zu viele, schlecht vorbereitet, ineffizient, langweilig und häufig ergebnislos. Ob es immer das richtige Kommunikationsformat ist, wird selten hinterfragt. Doch Online-Meetings binden wertvolle Arbeitszeit, daher sollten sie sparsam und effizient eingesetzt werden.

Im folgenden Beitrag erkläre ich dir, wie du Online-Meetings in Zukunft zu einem gezielten Booster für die Zusammenarbeit machst. Konkret geht es darum, folgende Aufgaben effizienter zu gestalten:

  • Planung
  • Vorbereitung
  • Durchführung
  • Nachbereitung
  • Aktivierung der Teilnehmenden 

Online-Meetings mit Ergebnisfokus effizient planen

Ein erfolgreiches, zielsicheres und ergebnisorientiertes Online-Meeting steht und fällt schon damit, ob es im Voraus gut geplant wurde. Die Faustregel lautet hier: Plane nicht das Meeting,  sondern plane, welches Ergebnis du erzielen möchtest. Denn wenn du dir darüber im Klaren bist, kannst du viele Entscheidungen in Bezug auf die Meeting-Organisation besser treffen.

Stelle dir also zunächst die Frage: Was soll mit dem Meeting erreicht werden? Mögliche übergeordnete Ergebnisse können z.B. das Sammeln von Infos und Ideen oder das Erstellen eines Projektplans sein. Im zweiten Schritt musst du dann noch genauer definieren, wie das Ergebnis für einzelne Teilnehmende aussehen soll. Etwa, ob es am Ende eine allgemeine Aufgabenliste oder zugewiesene Aufgaben mit Deadlines gibt.

Hast du als Organisator:in dein Ziel definiert, muss die nächste Frage lauten: Ist ein Meeting zwingend notwendig, um dieses Ziel zu erreichen? Denn ein Meeting ist nicht immer die beste Art, zusammenzuarbeiten. Zudem bindet es wertvolle Arbeitszeit. Als Organisator:in solltest du deshalb sicherstellen, dass die Meeting-Zeit für alle gut für investiert ist. Stellst du fest, dass das gewünschte Ergebnis auch asynchron erzielt werden kann, solltest du lieber diesen Weg wählen. Wenn beispielsweise eine Entscheidung wichtig, aber nicht dringend ist, ist eine schriftliche Abstimmung unter Umständen sinnvoller.

Kommst du nun zum Schluss, dass für deinen Ergebnisfokus ein Online-Meeting das geeignete Tool ist, gibt es noch ein paar weitere Schritte im Planungsprozess.

  • Gib deinem Meeting einen Titel,  der auf das gewünschte Ergebnis hinweist (z.B. Ablaufplanung Projekt XY).
  • Erstelle eine Liste der Personen, die einen Beitrag zum Ergebnis leisten können.
  • Überlege, wieviel Zeit benötigt wird, um das Ergebnis zu erzielen. Reicht ein Termin?
  • Plane dir genug Zeit zur Vorbereitung des Termins ein.

Gute Vorbereitung ist ein Muss

Knüpfen wir nun an den letzten Punkt an – die Meeting-Vorbereitung. Diese ist essentiell, um den Erfolg des Termins zu sichern. Denn eine gute Vorbereitung hört bei der Einladung zum Meeting noch lange nicht auf.

So erstellst du die Agenda für dein Online-Meeting

Bist du Organisator:in des Meetings, dann sind nicht die Eingeladenen verantwortlich für den Erfolg des Termins, sondern du! Um „dein“ Online-Meeting zu einem bereichernden Erlebnis für alle Beteiligten machen, solltest du dir also rechtzeitig Gedanken machen, was es vorzubereiten gibt. Stelle dir dabei zunächst folgende Frage: Was können die Eingeladenen schon im Vorfeld tun, um den Erfolg des Meetings zu sichern? Es macht nämlich Sinn, die Teilnehmenden aktiv an der Vorbereitung zu beteiligen.

Weiter solltest du eine ausführliche Agenda erstellen, die du schon mit der ersten Einladung teilst. Sie enthält:

  • die Liste der teilnehmenden Personen, aus denen sich ihre Rolle/Aufgabe im Meeting ergibt
  • die Topics
  • die geplante Zeit für jeden Punkt der Agenda

Tipp: Weniger ist im Online-Meeting mehr – das gilt für Teilnehmende, Topics und Zeit. Die Konzentration lässt im Meeting nach ca. 45-60 Minuten stark nach. Plane deshalb unbedingt ausreichende Pausen ein.

Infos, Daten, Protokoll – was es sonst noch vorzubereiten gibt

Die Teilnehmendenliste solltest du bereits für eine asynchrone Vorstellung nutzen, etwa indem du die LinkedIn oder unternehmensinternen Profile mit den Namen verlinkst. Achte auch darauf, keine Personen einzuladen, die im Meeting keine Rolle/Aufgabe haben oder weise in der Einladung darauf hin, dass ihre Teilnahme optional ist. Weiter solltest du alle Infos oder Daten, die für das Meeting wichtig sind, rechtzeitig vor dem Termin sammeln, ggf. aktualisieren und mit den Teilnehmenden teilen. Anhand der Agenda bereitest du außerdem ein Protokoll vor, in dem du die Ergebnisse einfach dokumentieren kannst.

Bist du selbst „nur“ Teilnehmer:in bzw. Eingeladene:r, solltest du dir im Vorfeld die Frage stellen, ob und wenn ja was du zum Erfolg des Meetings beisteuern kannst. Wenn du hier nichts siehst, frage entweder nach oder lehne die Einladung höflich ab. Über ein Ergebnis kannst du dich auch im Nachhinein informieren. Nimmst du die Einladung zum Meeting an, stehst du damit in der Verantwortung, dass du alle Informationen hast, um einen sinnvollen Beitrag zum Meeting-Erfolg leisten zu können.

Dynamische Moderation für einen effizienten Rahmen

Planung und Vorbereitung sind erfolgreich abgeschlossen und endlich ist es soweit: der Meeting-Termin findet statt! Wichtig ist es nun, deinem Online-Meeting einen Rahmen zu geben, der zeitsparend und effizient ist und außerdem dafür sorgt, dass die Teilnehmenden fokussiert bleiben.

Das richtige Mindset im Online-Meeting

Wichtig ist, dass alle am Meeting Beteiligten das richtige Mindset mitbringen.

Als Organisator:in etwa ist es an dir, im Meeting das Interesse und die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu aktivieren. Mach dir deshalb vor dem Meeting Gedanken, wie das Gelingen kann.

Bist du Teilnehmende:r, solltest du dir darüber bewusst sein, dass du eingeladen wurdest, weil du aktiv zum Meeting-Erfolg beitragen kannst. Sei also offen für neue Methoden und mache auch aktiv Vorschläge, um das Meeting-Erlebnis für alle zu verbessern.

Für Führungskräfte gilt: im Online-Meeting solltest du weder Alleinunterhalter:in, noch stille:r Zuhörer:in sein. Beteilige dich wie alle anderen am Erfolg des Online-Meetings.

Drei Rahmenmethoden für ein dynamisches Online-Meeting

Um den Ablauf deines Online-Meetings dynamisch zu gestalten, gibt es drei Rahmenmethoden, die du den Teilnehmenden gleich zu Beginn erklärst.

Vorstellungsrunde

Lange Vorstellungsrunden schläfern ein. Das kannst du gekonnt vermeiden. In der Begrüßung umreißt du das Meeting-Ziel kurz. Danach stellen sich die Teilnehmenden in max. 1 Minute wie folgt vor:

  • (Bei Bedarf): Mein Name ist … 
  • Ich bin heute im Online-Meeting, um …
  • Meine Zeit in dieses Meeting ist gut investiert, wenn … 

Gerne kannst du einen Timer stellen, um die Zeit zu kontrollieren.

Aktives zuhören im Online-Meeting

Erläutere den Teilnehmenden die Methode des aktiven Zuhören. Die Zustimmung zu einem Wortbeitrag sollen sie ausdrücken, indem sie mit erhobenen Händen „wedeln“. Das ist ein Zeichen aus der Gebärdensprache. So erhält die sprechende Person sofort Feedback und langweilige Zustimmungsabfragen entfallen. Du solltest hierfür darum bitten, dass alle ihre Kamera während des Meetings eingeschaltet lassen.

Abschlussrunde 

In der Abschlussrunde geben die Teilnehmenden wieder in max. 1 Minute Feedback zum Meeting. Lasse sie dafür die folgenden Sätze vervollständigen:

  • Ich konnte mein Meeting-Ziel (nicht) erreichen, weil … 
  • Für mich war besonders interessant/wichtig, …
  • Nach diesem Meeting kann/werde ich … tun 

Da viele Teilnehmenden direkt von deinem Meeting in das nächste wechseln werden, solltest du rechtzeitig mit der Abschlussrunde beginnen (1 Minute/Person zzgl. 5 Minuten für eine finale Zusammenfassung).

Aktivierende Tools erhöhen die Aufmerksamkeit

Eine der größten Herausforderungen im Online-Meeting ist es, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden von Anfang bis Ende aufrecht zu erhalten. Wir kennen das sicher alle. Oft sagen wenige viel, während andere nur zuhören, Kameras werden ausgeschaltet und nebenher E-Mails gelesen oder im Home Office vielleicht sogar mal die Spülmaschine ausgeräumt. Wie kann man also Online-Meetings so gestalten, dass sie kurzweilig und dabei dennoch effizient sind?

Die Lösung: Entlang der Agenda erstellst du als Organisator:in einen Regieplan und bereitest ein digitales Whiteboard vor. Hierbei achtest du darauf, möglichst abwechslungsreiche Meetings zu gestalten und immer wieder alle Teilnehmenden zur aktiven Mitarbeit anzuregen. Erweitere dein persönliches Portfolio an Meeting-Methoden stetig und sorge dafür, dass dein Meeting zu einem tollen Erlebnis für alle Teilnehmenden wird.

Hier ein paar Tipps:

  • Wähle für jeden Agenda-Punkt eine Methode, die möglichst viele Teilnehmende anregt, sich aktiv einzubringen. Frage dich vorher also: Was tun wir, um das Ziel des Meetings zu erreichen? Warum tun wir es und warum so? Wer macht was wie lange?
  • Das digitale Whiteboard ermöglicht es, interaktiv mit allen Teilnehmenden gleichzeitig zu arbeiten. Bereit es so vor, dass du im Meeting nur noch erklären musst, welche Beteiligung du erwartest. Viele Tools haben auch Template-Bibliotheken, in denen du nützliche Vorlagen für ein Whiteboard findest. Die Arbeit damit ist nicht nur effizient, sie macht auch Spaß und das gleichzeitige Aufschreiben von Ideen spart wertvolle Zeit.
  • Ein Timer hilft dir zu verhindern, dass Redezeiten überschritten werden oder Brainstorming-Sessions ins Unendliche laufen.

Finale Meeting-Ergebnisse festhalten

Damit die Ergebnisse deines Online-Meetings letztlich auch nachhaltig und effizient genutzt werden können, müssen die sie unbedingt festgehalten werden. Das Meeting gilt nämlich erst als abgeschlossen, wenn die Ergebnisse geteilt wurden. An einem Meeting können zudem nur in seltenen Fällen alle Teammitglieder teilnehmen. Auch hier ist es deshalb wichtig, sie im Nachhinein ausreichend zu informieren.

Die Lösung: Es wird ein geteiltes Online-Notizbuch erstellt, in dem die Protokolle aller Online-Meetings gesammelt und wichtige Dateien (z.B. Präsentation, Informationen, Screenshots, Whiteboard, etc.) verlinkt werden. Erstelle dafür ein vorgefertigtes Protokoll im Notizbuch anhand der Meeting-Agenda und setze darin Platzhalter, in die im Termin Entscheidungen oder Aufgaben eingetragen werden. Solltest du selbst eine aktive Rolle im Meeting haben, bitte eine andere Person, Protokoll zu führen.

Richte außerdem einen wöchentlichen Update-Termin (Weekly) ein, in dem das Team sich Update zu den Meetings der Woche gibt und plant, wer in der kommenden Woche an welchem Meeting teilnimmt. Ziel im Weekly ist es, andere Team-Mitglieder über die wichtigsten Meeting-Ergebnisse zu informieren (nicht den Weg dahin!). Fasse in wenigen Sätzen zusammen: „Ich habe an Meeting XY teilgenommen. Das Ergebnis des Meetings war … Nach dem Meeting geht es nun so … weiter“. 

So sind alle Teammitglieder informiert, ohne an jedem Meeting persönlich teilnehmen zu müssen.

„New work“ erfordert auch eine neue Meetingkultur

Wir hoffen, du konntest aus diesem Beitrag Anregungen gewinnen, um deine Online-Meetings in Zukunft effizient und effektiv zu gestalten. Denn das Etablieren einer neuen Meetingkultur ist unabdingbar, um „new work“ im digitalen Arbeitsumfeld nachhaltig erfolgreich zu machen.

Du interessierst dich für weitere Tipps rund um das Thema Online-Zusammenarbeit? Dann wirf gerne einen Blick in unser Buch „Online Team Hacks“, erschienen im managerSeminare Verlag. Hier bekommst du Impulse und Tools für erfolgreiches arbeiten in Online-Umgebungen. Weitere spannende Themen rund um Microsoft 365 findest du außerdem regelmäßig auf unserem flecsable Blog