MS Whiteboard, Miro & Conceptboard: Drei digitale Whiteboards im Vergleich

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Wenn Menschen gemeinsam arbeiten oder lernen, entstehen Ideen, die dokumentiert und aufbewahrt werden müssen. Aber wie funktioniert das in der Online-Zusammenarbeit? Die Lösung lautet: Digitale Whiteboards, auf denen Skizzen, Bilder oder Gedanken festgehalten werden können. Sie unterstützen die agile Zusammenarbeit in verschiedenen Bereichen wie Produktdesign, Softwareentwicklung, Projektmanagement und Vertrieb. In diesem Artikel stellen wir euch drei verschiedene Anbieter für digitale Whiteboards vor und zeigen die Vor- und Nachteile auf.

Was sind digitale Whiteboards und wofür eignen sie sich?

Fangen wir aber noch einmal von vorne an. Was sind Digitale Whiteboards überhaupt? Eigentlich handelt es sich um ein herkömmliches Whiteboard – allerdings online. Es gibt also keine physische Tafel, auf der geschrieben wird. Das Ganze findet in einem digitalen Programm statt. So können eine Vielzahl von Informationsquellen wie Texteingabe, Bilder oder ganze Dokumente gespeichert und gleichzeitig von vielen Menschen bearbeitet werden. Dies ermöglicht eine höhere Interaktivität und Sichtbarkeit von Ideen, da mehrere Personen synchron an einem Board arbeiten können.

Die Moderation kann durch die Verwendung von digitalen Werkzeugen und einem „Avatar“ interaktiver gestaltet werden, wodurch Teilnehmer:innen einbezogen werden können. Man kann Boards vorbereiten und für Folgetermine wiederverwenden. Vorlagen erleichtern die Vorbereitung und erhöhen den Wiedererkennungseffekt.

Einige Tools bieten die Möglichkeit, zwischen Arbeits- und Präsentationsmodus zu wechseln, um einen ausgewogenen Mix aus Zuhören und Interaktion zu ermöglichen. Sogar die Live-Übertragung von Kamerabildern der Teilnehmenden ist möglich.

Digitale Whiteboards im Check

Anbieter:innen für diese digitalen Whiteboards gibt es mittlerweile verschiedene. Wir stellen euch heute drei von ihnen vor und erklären, welche Besonderheiten sie haben.

Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboard ist ein Tool, das direkt in die Office-365-Welt integriert ist. Man kann es als eigenständige App oder als Werkzeug innerhalb von Teams Meetings verwenden. Mit Stiften, Post-its, Formen und anderen Stilobjekten können Texte, Bilder, Dateien und Kameraaufnahmen erfasst und eingebettet werden. Eine umfangreiche Sammlung von Vorlagen erleichtert die Vorbereitung und interaktive Abstimmungen können auch auf dem Microsoft Whiteboard durchgeführt werden.

Microsoft Whiteboard kann als Web-App oder als eigenständige Anwendung ausgeführt werden. Die lokale Anwendung verfügt über noch mehr Werkzeuge und bietet eine Vielzahl von Vorlagen, um handgeschriebene Notizen zu optimieren und Strichzeichnungen in grafische Objekte oder Tabellen umzuwandeln. Fertige Boards können in jedem Teams Meeting abgerufen oder über einen Teams-Kanal bereitgestellt werden. Boardinhalte können in Bilddateien umgewandelt und per E-Mail verschickt werden. Das Whiteboard verfügt über eine „Folgen“-Funktion, die sehr hilfreich ist, wenn das Meeting in einem Workshop gemeinsame verwendet wird.

Microsoft Whiteboard ist Teil verschiedener Office-365-Abonnements. Obwohl das Whiteboard von Microsoft alle wichtigen Funktionen enthält gibt es eine sehr wichtige Einschränkung: Das Board kannst Du bisher nur mit Personen innerhalb Deiner Organisation dauerhaft teilen. Mit Personen außerhalb Deiner Organisation kannst Du das Whiteboard nur für die Dauer eines Meetings teilen.

Weitere Informationen zu MS Whiteboard findet ihr hier.

Unser Tipp: MS Whiteboard wird von Microsoft Surface Geräten unterstützt! 

Miro

Miro ist eine Anwendung, die eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten – von der Begleitung von Meetings und Workshops bis hin zur Visualisierung von Oberflächen-Designs für Software und Webanwendungen – bietet. Es gibt eine große Auswahl an Vorlagen und Designelementen, sowie umfassende Interaktionsmöglichkeiten in Echtzeit. Die kostenlose Version bietet drei editierbare Boards und unbegrenzt viele anonyme Besucher:innenplätze. Als Moderator:in hat man die Möglichkeit, die Teilnehmer:innenbewegung zu beobachten und sie an einem Ort im Board zusammenzuführen.

Um Teilnehmenden aktiv an der Board-Gestaltung mitarbeiten zu lassen, ist jedoch ein bezahlter Account erforderlich. Die Anzahl der Boards ist dann unbegrenzt und es gibt weitere Funktionen wie Live-Video-Chat, Timer-Funktion für Gruppenarbeit und integriertes Abstimmungs-Tool. Die Boards können außerdem in Projekten organisiert werden und der Zugriff auf Informationen wird über die Board-Verwaltung gesteuert. Weiters gibt es auch noch höhere Abonnement-Optionen, die einen Single-Sign-On und Tagespässe für externe Ressourcen, sowie verschiedene Dienstleistungen im Rahmen des Onboarding-Programms für größere Organisationen anbieten.

Weitere Informationen zum Miro-Board findet ihr hier. 

Unser Tipp: Der Live-Video-Chat macht die Zusammenarbeit noch lebendiger!

Conceptboard

Conceptboard bietet einen digitalen Service an, der in einem deutschen Rechenzentrum gehostet wird und daher allen Anforderungen der DSGVO/GDPR entspricht. Die kostenlose Standardversion erlaubt es Einzelpersonen, unbegrenzt viele Boards zu erstellen und mit anonymen Besucher:innen zu teilen, die diese aber nicht bearbeiten können. Der Live-Moderationsmodus ermöglicht es, alle Besucher:innen an einem Ort zu versammeln und durch die verschiedenen Arbeitsbereiche zu führen. Das Tool bietet eine hohe Interaktivität durch Chats, Kommentare und Erwähnungen einzelner Personen.Verschiedene Berechtigungsstufen und Passwortschutz für einzelne Boards gewährleisten außerdem Vertraulichkeit.

Mit der Bezahlversion erhöht sich der Speicherplatz in der Cloud auf 2 GByte und es stehen eine Timer-Funktion für Meetings und die Möglichkeit zur Verfügung, externe und interne Personen an der gemeinsamen Bearbeitung teilnehmen zu lassen. Auch Drittanbieter-Apps können damit eingebunden werden. Für einen Workflow-Prozess zur Abstimmung von Inhalten ist allerdings das nächsthöhere Abonnement erforderlich. Hier bekommt man insgesamt 1 TByte Speicherplatz zur Verfügung gestellt. Im Onboarding-Prozess wird außerdem eine persönliche Begleitung angeboten.

Weitere Informationen zu Conceptboard findet ihr hier. 
Unser Tipp: Dieses Tool sorgt für ein besonderes Live-Erlebnis!

MS Whiteboard, Miro & Conceptboard im direkten Vergleich 

Ihr seid euch nicht sicher, welches digitale Whiteboard für euer Online-Team das Richtige ist? Dann haben wir hier nochmal alle Vor- und Nachteile im direkten Vergleich zusammengestellt.

digitale Whiteboards

Übersicht über digitale Whiteboards

Du interessierst dich für weitere Themen rund um Microsoft 365? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du viele spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen.

Microsoft Teams in Outlook integrieren

Wie lässt sich Microsoft Teams in Outlook integrieren? – Die wichtigsten Funktionen

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Verwendest du bei der Arbeit Microsoft 365, dann wirst du sicherlich sowohl Microsoft Teams, als auch Outlook für die interne und externe Kommunikation verwenden. Aber wusstest du eigentlich, dass du die beiden Programme miteinander verbinden und dadurch hilfreiche Funktionen nutzen kannst? Wir erklären dir heute, wie du Microsoft Teams in dein Outlook integrieren kannst. Das geht nämlich ganz einfach und hilft dir dabei, die Zusammenarbeit deiner verschiedenen Microsoft 365 Tools in Zukunft optimal zu gestalten!

Chats und Dokumente aus Teams ganz einfach in Outlook teilen

Zum einen kannst du sowohl Chats, als auch Dokumente aus deinem Microsoft Teams in Outlook teilen. Dazu klickst du in einem Chat oder Channel bei Teams in der entsprechenden Chat-Nachricht oder der geteilten Datei oben rechts auf die drei Punkte. Dort wirst du nun erweiterte Optionen sehen. Eine dieser Optionen lautet „Mit Outlook teilen“. Wählst du diese aus, öffnet sich ein neues Fenster mit einer neuen E-Mail. Dazu benötigst du übrigens kein Outlook auf deinem Laptop oder PC. Microsoft Teams erstellt für dich automatisch eine neue E-Mail über die Outlook Web App und deine Anmeldedaten aus Teams. In der E-Mail sind bereits die Unterhaltung, der Kanal oder die Datei, die du teilen möchtest, sowie die Betreff-Zeile enthalten. Selbstverständlich kannst du den Text in der E-Mail auch ändern. Du musst abschließend nur noch die Empfänger:in der Mail eingeben und schon ist sie bereit zum versenden.

Wichtig: Das Ganze funktioniert nur, wenn du Outlook Web aktiviert hast.

Antwortet die Empfänger:in auf deine E-Mail, dann wird diese nicht direkt in Teams veröffentlicht, sondern du erhältst wiederum eine E-Mail zurück. In dieser findest du allerdings auch einen Link der „Zu Teams wechseln“ lautet. Klickst du oder die Empfänger:in auf der anderen Seite darauf, so öffnet sich Microsoft Teams und springt zur betreffenden Unterhaltung.

So teilst du E-Mails aus deinem Outlook-Postfach in Teams

Eine weitere Funktion, um Microsoft Teams in dein Outlook zu integrieren, ist das Teilen von E-Mails aus deinem Postfach. Öffne dazu zuerst die entsprechende E-Mail, die du teilen möchtest. Gehe anschließend in der oberen Navigationsleiste auf „In Teams teilen“. Es öffnet sich daraufhin ein neues Eingabefenster. Dort kannst du unter „Teilen mit“ die Person oder den Teams-Channel auswählen, mit dem du die E-Mail teilen möchtest. Im zweiten grauen Feld kannst du optional noch eine zusätzliche Nachricht zu deiner geteilten E-Mail eingeben.
Achtung: Wenn du die Anhänge ebenfalls mit versenden willst, darfst du nicht vergessen, das Häkchen unter „Anlagen einschließen“ zu setzen. Damit ist der Prozess dann auch schon abgeschlossen.  Im letzten Dialogfenster hast du dann noch die Möglichkeit, zu Microsoft Teams zu springen. Deine geteilte E-Mail wird kurz später automatisch als Nachricht an die gewählten Empfänger:innen oder den ausgewählten Kanal geschickt.

Eine Teams-Besprechung in Outlook planen

Ein weiteres hilfreiches Feature, ist das Planen von Teams-Besprechungen direkt in Outlook. Um eine Teams-Besprechungen in Outlook anzulegen und zu konfigurieren hast du mehrere Möglichkeiten.

Eine neue Teams-Besprechung in Outlook erstellen

Möchtest du eine neue Teams-Besprechung in Outlook planen, gehe wie gewohnt in deinen Kalender und klicke dort auf die Schaltfläche „Neue Teams-Besprechung“. Es wird anschließend das Besprechungsfenster eingeblendet. Dort kannst du deine Teams-Besprechung benennen. Danach gibst du die Namen oder E-Mailadressen der Teilnehmer:innen in die Felder „Erforderlich“ bzw. „Optional“ ein. Das Feld „Ort“ wird automatisch mit „Microsoft Teams-Besprechung“ ausgefüllt. Den Zeitraum der Besprechung legst du schließlich noch wie gewohnt fest.

Im unteren Bereich kannst du außerdem zusätzlich im Vorfeld schon die Besprechungsoptionen anpassen. Hier kannst du zum Beispiel festlegen, welche Teilnehmer:innen den Wartebereich umgehen können, wer präsentieren darf oder auch ob Mikrofon und Kamera zugelassen sind und der Chat aktiviert sein soll.

Bei einer Teams-Besprechung wird im Nachrichten-Textfeld automatisch der Meeting-Link eingebettet. Du kannst die Besprechungseinladung optional auch noch mit mehr Text und Informationen ergänzen. Klickst du nun auf „Senden“, erhalten die angegebenen Personen eine Einladung zu deiner Teams-Besprechung und der Termin wird in ihren Outlook-Kalendern eingetragen.

Auch interessant: Welche Rollen gibt es im Microsoft Teams Meeting und wie ändert man sie?

Eine bestehende Outlook-Besprechung in ein Teams-Meeting umwandeln

Du kannst übrigens auch eine schon bestehende Besprechung in Outlook ganz einfach in eine Teams-Besprechung umwandeln. Dazu öffnest du einfach die entsprechend Besprechung. Im oberen Menü klickst du nun auf die Schaltfläche „Teams Besprechung“.  Zu einer Teams-Besprechung kannst du übrigens auch externe Personen einladen. Sie können der Besprechung dann online beitreten und müssen dafür weder Microsoft Teams installiert haben, noch über einen Office 365-Account zu verfügen. Beachte allerdings, dass deine Gäste ggf. den Edge- oder Chrome-Browser verwenden müssen.

Outlook-Termine automatisch als Teams-Besprechungen anlegen

Möchtest du in Zukunft alle deine in Outlook erstellten Termine automatisch als Teams-Besprechung anlegen, gibt es auch hierfür einen einfachen Trick. Gehe in deinem Outlook zu den Kalendereinstellungen. Dann setzt du ein Häkchen bei „Onlinebesprechungen zu allen Besprechungen hinzufügen“. So wird aus jedem neuen Termin automatisch eine Teams-Besprechung.

Du interessierst dich für weitere Themen rund um Microsoft 365? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du jede Woche spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen.