Microsoft Copilot im Unternehmen: Gut genutzt statt nur lizenziert

Brauchen alle Mitarbeitenden eine kostenpflichtige Copilot-Lizenz? Und wie sorgen Unternehmen dafür, dass ihre Mitarbeitenden die vorhandenen Möglichkeiten auch wirklich nutzen?

Microsoft Copilot ist in vielen Unternehmen bereits verfügbar, auch ohne zusätzliche Lizenzkosten. Denn mit Microsoft 365 Copilot Chat steht Mitarbeitenden mit geeigneten Microsoft 365-Abonnements ein KI-Assistent zur Verfügung, der sie bei zahlreichen Büroaufgaben unterstützen kann.

Mit der kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot-Lizenz kommen weitere Möglichkeiten hinzu. Dazu gehören insbesondere der vollständige, priorisierte Copilot-Zugriff in den Microsoft 365 Apps und der umfassendere Zugriff auf den eigenen Arbeitskontext. Welche App-Funktionen ohne Zusatzlizenz bereits verfügbar sind, hängt vom Microsoft 365-Abonnement und von der Konfiguration des Unternehmens ab.

Benötigen alle Mitarbeitenden eine kostenpflichtige Microsoft 365 Copilot-Lizenz?

Nicht unbedingt.

Schon mit Copilot Chat lassen sich Texte entwerfen, Informationen aus dem Web zusammenfassen, Ideen entwickeln oder Dokumente analysieren, die man selbst bereitstellt. Auch Copilot in Outlook ist bei berechtigenden Abonnements verfügbar. Welche weiteren Copilot-Funktionen direkt in Word, Excel, PowerPoint oder OneNote bereitstehen, hängt von Abonnement und Mandantenkonfiguration ab.

Die kostenpflichtige Microsoft 365 Copilot-Lizenz erweitert diese Möglichkeiten um den vollständigen und priorisierten Zugriff. Copilot kann dann – im Rahmen der bestehenden Berechtigungen – umfassend auf den eigenen Arbeitskontext zugreifen und Informationen aus E-Mails, Besprechungen, Chats, Dateien und weiteren Arbeitsdaten miteinander verknüpfen. Ohne Zusatzlizenz ist der Zugriff auf Arbeitsdaten dagegen eingeschränkt, beispielsweise auf ausdrücklich bereitgestellte oder hochgeladene Dateien.

Für Mitarbeitende, die regelmäßig mit vielen Informationen arbeiten, kann die Lizenz deshalb eine erhebliche Erleichterung sein. Andere kommen möglicherweise mit den im M365-Abo enthaltenen Basis-Funktionen bestens zurecht.

Welche Lizenz sinnvoll ist, hängt also vor allem von den Aufgaben und dem tatsächlichen Bedarf ab.

Um das beurteilen zu können, müssen Mitarbeitende allerdings zunächst wissen, welche Möglichkeiten ihnen zur Verfügung stehen.

Wann lohnt sich die Microsoft 365 Copilot-Lizenz?

Unternehmen, die viele Mitarbeitende mit einer kostenpflichtigen Copilot-Lizenz ausstatten möchten, schauen verständlicherweise auf die Kosten. Schließlich kommen schnell einige Tausend Euro im Monat zusammen.

Aber rechnen wir doch einmal anders:

Für ein bewusst vereinfachtes Rechenbeispiel nehmen wir einen Lizenzpreis von rund 30 Euro monatlich an. Der tatsächliche Preis hängt vom gewählten Microsoft-Angebot, der Vertragsgestaltung und der Abrechnung ab. Der interne Verrechnungssatz für eine Arbeitsstunde liege bei 60 Euro.

In diesem Beispiel reichen rechnerisch bereits 30 Minuten gewonnene Arbeitszeit im Monat, um die Lizenzkosten auszugleichen.

Bei 20 Arbeitstagen sind das gerade einmal anderthalb Minuten pro Tag.

Natürlich bedeutet gewonnene Arbeitszeit nicht automatisch eingespartes Geld. Auch Einführung und Qualifizierung verursachen Kosten. Wenn Mitarbeitende ihre Aufgaben schneller erledigen und die gewonnene Zeit sinnvoll einsetzen, entsteht aber ein wirtschaftlicher Nutzen.

Vorausgesetzt natürlich, Copilot spart tatsächlich Zeit.

Bei welchen Aufgaben spart Microsoft Copilot tatsächlich Zeit?

Vielleicht haben Sie Copilot schon einmal gebeten, ein längeres Dokument zusammenzufassen, eine E-Mail zu formulieren oder Informationen für eine Besprechung aufzubereiten. Das sind typische Aufgaben, bei denen Copilot unterstützen kann.

Besonders gut finde ich, dass ich nicht immer bei null anfangen muss. Statt vor einem leeren Dokument zu sitzen, lasse ich mir einen ersten Vorschlag erstellen, den ich anschließend überarbeite.

Auch beim Strukturieren und Auswerten von Informationen kann Copilot viel Arbeit abnehmen. Allerdings hängt der Nutzen davon ab, welche Informationen zur Verfügung stehen, wie die Aufgabe gestellt wird und ob ich das Ergebnis beurteilen kann.

Warum nutzen Mitarbeitende Microsoft Copilot nicht regelmäßig?

Für mich ist Copilot so etwas wie ein persönlicher Assistent. Und wie bei einem menschlichen Assistenten kommt es darauf an, wie gut ich ihn anleite. Wenn ich einem Assistenten eine Aufgabe übertrage, ohne das Ziel richtig zu erklären oder wichtige Informationen mitzugeben, darf ich mich nicht wundern, wenn das Ergebnis nicht meinen Vorstellungen entspricht.

Und bei Copilot ist das genau das selbe: Formuliere ich meine Anfrage zu ungenau, muss ich häufig nacharbeiten. Manchmal so viel, dass ich denke: Das hätte ich jetzt auch gleich selbst machen können. Je besser ich aber weiß, wie ich Copilot anspreche, welche Informationen er braucht und wie ich mit seinen Ergebnissen weiterarbeite, desto hilfreicher wird er.

Das hat nicht nur mit guten Prompts zu tun. Ich muss auch erkennen, welche Aufgaben sich überhaupt eignen, seine Grenzen kennen und mein Fachwissen einsetzen, um Ergebnisse zu beurteilen. Das alles lernt man nicht nebenbei, nur weil auf dem Rechner plötzlich ein Copilot-Symbol erscheint.

Welche Microsoft Copilot Schulung brauchen Mitarbeitende?

Eine gute Einführungsschulung ist ein wichtiger Anfang. Mitarbeitende lernen die Möglichkeiten kennen, üben sinnvolle Anweisungen und erfahren, worauf sie beim Umgang mit Informationen und Ergebnissen achten müssen.

Aber Hand aufs Herz: Wie viel bleibt von einer Schulung hängen, wenn wir das Gelernte anschließend nicht anwenden? Erst im Arbeitsalltag entstehen die Fragen, die wirklich weiterhelfen. Vielleicht funktioniert ein Beispiel aus der Schulung bei der eigenen Aufgabe nicht. Vielleicht entdeckt jemand eine neue Einsatzmöglichkeit.

Deshalb sollte das Lernen nach der Einführung weitergehen.

Das müssen keine ständigen umfangreichen Trainings sein. Oft helfen schon ein guter Praxistipp, ein konkretes Beispiel oder die Gelegenheit, eine Frage mit jemandem zu besprechen, der sich auskennt. Und natürlich braucht es Möglichkeiten, das eigene Wissen bei Bedarf zu vertiefen.

Wie können Unternehmen die Copilot-Nutzung dauerhaft verbessern?

Eine besonders gute Möglichkeit ist, Mitarbeitende voneinander lernen zu lassen.

Stellen Sie sich vor, eine Kollegin hat herausgefunden, wie sie ihren monatlichen Bericht mit Copilot wesentlich schneller vorbereitet. Warum sollte nur sie davon profitieren? Vielleicht können andere die Vorgehensweise übernehmen oder haben sogar Ideen, wie sie sich verbessern lässt.

Genau deshalb sind unternehmensinterne Lern-Communities so wertvoll. Hier können Mitarbeitende Fragen stellen, Erfahrungen teilen und neue Anwendungsmöglichkeiten kennenlernen. Wird dieser Austausch fachlich begleitet und durch regelmäßige Lernangebote ergänzt, bleibt das Thema lebendig und die Mitarbeitenden entwickeln ihre Fähigkeiten kontinuierlich weiter, auch wenn Microsoft neue Funktionen bereitstellt.

Kontinuierlich lernen mit Learning & Adoption as a Service

Mit Learning & Adoption as a Service übernehmen wir bei flecsable® die kontinuierliche Qualifizierung Ihrer Mitarbeitenden rund um Microsoft 365 und Copilot.

Im Mittelpunkt steht eine moderierte Inhouse-Lerncommunity innerhalb Ihrer eigenen Microsoft 365 Umgebung. Wir verbinden praxisnahe Live-Online-Trainings mit regelmäßigen Tipps, Lernangeboten und dem Austausch unter den Mitarbeitenden.

So bleibt Lernen ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Und Ihre Mitarbeitenden können die Möglichkeiten von Microsoft 365 und Copilot zunehmend selbstständig und sinnvoll nutzen.

Und wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus?

Haben Sie bereits Copilot-Lizenzen eingeführt oder planen die nächsten Schritte? Möchten Sie herausfinden, welche Qualifizierung Ihre Mitarbeitenden benötigen und wie Sie sie dauerhaft begleiten können?

Dann lassen Sie uns darüber sprechen.

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