Wie funktioniert externes Telefonieren mit Microsoft Teams?
Microsoft Teams ist ein umfangreiches Tool, welches die erfolgreiche Online-Zusammenarbeit im Unternehmen möglich macht. Aber wusstet ihr eigentlich, dass sich das Programm nicht nur für die Teilnahme an Videokonferenzen oder zum Chatten mit Kolleg:innen verwenden lässt? Wir verraten euch heute, wie externes Telefonieren mit Microsoft Teams möglich ist.
So funktioniert externes Telefonieren mit Microsoft Teams
Eine Telefon-Funktion, die euch vielleicht in Microsoft Teams bereits bekannt ist, sind sogenannte „Voice-over-IP-Anrufe“. Damit könnt ihr innerhalb eures Unternehmens sämtliche Teammitglieder anrufen, indem ihr sie ganz einfach aus euren Kontakten auswählt und einen Audioanruf startet. Es handelt sich dabei aber nicht um Anrufe über das öffentliche Telefonnetz, sondern lediglich um eine Art „Gegensprechanlage“ innerhalb des Unternehmens.
In den meisten Unternehmen existiert daher neben Microsoft Teams weiterhin eine klassische Telefonanlage mit Sprechapparaten. Es gibt allerdings die Möglichkeit, das unternehmensinterne Microsoft Teams an das öffentliche Telefonnetz anzuschließen. So kann der Teams-App eine Telefonnummer zugewiesen werden und die Mitglieder können auch externe Anrufe ganz einfach über das Programm tätigen. Extra Hardware benötigt es dafür nicht.
Anrufpläne oder Direct Routing: Microsoft Teams mit dem Telefonnetz verbinden
Um externe Telefonie mit Microsoft Teams nutzen zu können, muss allerdings ein Add-on zum Microsoft-Office-365-Tarif erworben werden. Es gibt im Wesentlichen zwei Optionen, die auf diese Weise das Tätigen, Empfangen und Weiterleiten von Anrufen zu und von Festnetz- und Mobiltelefonen im öffentlichen Telefonnetz über Microsoft Teams möglich machen.
- Telefonanlage und Anrufpläne aktivieren: Bei dieser Option stellt Microsoft Ihren Benutzern die Telefonnummer und alle Telefonnetz-Dienste zur Verfügung.
- Direct Routing verwenden: Diese Option wird meist von größeren Unternehmen bevorzugt. Dabei wird eine bereits bestehende Telefonnetz-Verbindung mit Microsoft Teams verbunden.
Beide Varianten haben Vorteile. So bekommt ihr mit einem Microsoft Anrufplan Zugriff auf ein vollständiges Microsoft-Telefonsystem mit internationalen und nationalen Plänen, die zu den Bedürfnissen eures Unternehmens passen. Da die Pläne über Microsoft 365 betrieben werden, ist zudem keine Bereitstellung oder Wartung vor Ort erforderlich.
Direct Routing hingegen kann die richtige Wahl sein, wenn im Unternehmen bereits ein Vertrag mit einem Telefonanbieter besteht, der weiter genutzt werden soll. Die vorhandene Telefonanlage muss nicht ersetzt werden, sondern kann einfach mittels der sogenannten „Session-Border-Controller-Technologie“ mit Microsoft Teams verbunden werden
Telefonieren mit Microsoft Teams: So erwirbt man einen Anrufplan
Microsoft bietet zwei verschiedene, eigene Anrufpläne an: Microsoft 365 Business Voice für Unternehmen mit bis zu 300 Nutzer:innen oder Microsoft 365 E5 für Großunternehmen ab 300 Nutzer:innen. Soll die Telefoneinrichtung per Direct Routing über den Telefonanbieter erfolgen, muss hierfür ebenfalls eine Berechtigung erworben werden.
Nachdem ihr die für euch passende Add-On-Lizenz für Microsoft Teams gekauft habt, müsst ihr diese euren Nutzer:innen zuweisen. Das kann kann übrigens nur, wer globaler, Lizenz- oder Benutzeradministrator ist. Das Einsehen und Zuweisen von erworbenen Lizenzen ist im Admin-Center möglich. Im Bereich „Lizenzen an Benutzer zuweisen“ könnt ihr den Namen der gewünschten Benutzer:innen eingeben und anschließend aktivieren.
Rufnummern in Microsoft Teams einrichten
Sobald ihr die entsprechenden Lizenzen aktiviert habt, müsst ihr Telefonnummern für die Benutzer:innen hinzuzufügen. Es gibt drei verschiedene Arten, wie man diese erhalten kann:
- Neue Nummern über das Admin-Center von Teams erhalten
- Neue Nummern außerhalb des Admin-Centers zu erhalten
- Bestehende Nummern importieren
Im Admin-Center bietet Microsoft Teams eine Vielzahl von Nummernoptionen an, um neue Nummern einzurichten. Es besteht allerdings das Risiko, dass je nach Land oder Region nicht alle gewünschten Nummern verfügbar sind.
Die einfachere Möglichkeit ist es, die Rufnummern von eurem bisherigen Telefonanbieter oder Netzbetreiber zu importieren. Wenn ihr die direkte Weiterleitung, also Direct Routing, über Microsoft Teams nutzt, solltet ihr eure Nummern ohnehin behalten können.
Denkt bei dem Einrichten der Telefonnummern daran, dass ihr nicht nur jene für die Benutzer:innen eures Microsoft Teams benötigt, sondern ggf. auch gebührenfreie Nummern für Audiokonferenzen, Anrufwarteschlangen oder automatische Vermittlungsstellen. Auch diese könnt ihr entweder im Admin-Center erhalten oder euch von eurem Direct-Routing-Anbieter bei der Einrichtung unterstützen lassen.
Externe Anrufe mit Microsoft Teams tätigen
Ist die Einrichtung für externes Telefonieren mit Microsoft Teams nun endlich geschafft, stellt sich letztlich noch die Frage: Wie tätigt man einen externen Anruf über das Programm?
Das ist ganz einfach:
- Wählt Anrufe aus.
- Gebt einen Namen oder eine externe Nummer ein, um jemanden anzurufen.
Hinweis: Wenn eure Organisation über eine Enterprise Voice- oder Business Voice-Lizenz verfügt, könnt ihr beliebige Personen über Teams anrufen, selbst wenn diese es nicht verwenden.
- Wenn ihr bereit seid, startet den Anruf.
Du interessierst dich für weitere Themen rund um Microsoft 365? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du viele spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen.
