Live-Online-Trainings als steuerfreie betriebliche Weiterbildung – alles, was ihr wissen müsst

/in /von

Die meisten Arbeitnehmer:innen erachten regelmäßige Fort- und Weiterbildungen in ihrem Beruf als besonders wichtig. Diese kosten allerdings nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Viele Arbeitgeber:innen greifen ihren Mitarbeitenden deshalb unter die Arme und übernehmen die Kosten für solche Weiterbildungsmaßnahmen. Dabei gibt es die Möglichkeit, dass das Unternehmen seinen Angestellten Weiterbildungen beitrags- und steuerfrei erstatten kann. Wir erklären euch heute, wie das funktioniert, was ihr dabei beachten müsst und beantworten außerdem die Frage: Gelten auch Live-Online-Trainings für Mitarbeitende als steuerfreie betriebliche Weiterbildung?

Steuerfreie betriebliche Weiterbildung: Das Wichtigste in Kürze

Die gesetzliche Grundlage für die steuerfreie Gewährleistung von betrieblichen Weiterbildungsmaßnahmen ist in § 3 Nr. 19 EStG  geregelt.

Zunächst einmal fassen wir für euch in aller Kürze die wichtigsten Informationen dazu zusammen. Unter Weiterbildungsleistungen versteht man das Budget, welches ihr in die Schulung und Weiterbildung eurer Mitarbeiter:innen investiert. Geschieht das in einem „überwiegenden betrieblichen Interesse“, so ist die Fort- oder Weiterbildung steuer- und sozialversicherungsfrei. Ist dies allerdings nicht der Fall, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Das gilt übrigens für alle Arbeitnehmer:innen, egal ob Vollzeit, Teilzeit, Mini-Jobber:innen, Werkstudierende oder Auszubildende.

Als Arbeitgeber:in könnt ihr die Kosten für eine Weiterbildung entweder direkt übernehmen oder sie euren Mitarbeitenden nachträglich erstatten. Wählt ihr die Kostenerstattung, so habt ihr eine  Dokumentationspflicht. Das bedeutet, dass ihr euren Mitarbeitenden die Übernahme der Kosten zum einen vor Vertragsabschluss schriftlich zusagen müsst und eure Mitarbeiter:innen zum anderen die Rechnungen im Original einreichen müssen.
Irrelevant ist dabei, ob ihr als Arbeitgeber:in die Weiterbildung selbst organisiert, durch eine Dritte im Unternehmen oder in anderen Räumlichkeiten durchführt oder ob eure Mitarbeiter:innen sich ihre Kurse direkt selbst beim Drittanbieter auswählen. Egal ist außerdem, ob die Bildungsmaßnahme während oder nach der Arbeitszeit stattfindet.

Wann ist „überwiegend betriebliches Interesse“ gegeben?  

Es stellt sich nun zunächst die Frage, wie „überwiegend betriebliches Interesse“ in Bezug auf eine steuerfreie Weiterbildungsmaßnahme definiert wird.

Ganz einfach gesagt ist dafür erforderlich, dass eure Mitarbeiter:innen ihre aktuellen oder zukünftigen Aufgaben noch besser wahrnehmen können – also ihre Einsatzfähigkeit erhöht wird. Es ist also entscheidend, ob das Angebote für ihre Rolle und Funktion erforderliches Wissen vertieft und Fähigkeiten geschult werden, die für euer Unternehmen besonders wertvoll sind. Mögliche Bildungsmaßnahmen sind also abhängig von den Fähigkeiten, Rollen und Funktionen eurer Mitarbeitenden.

Ein wichtiger Indikator ist es, ob bei einer Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile für Unternehmen und Mitarbeitende die Vorteile überwiegend auf Unternehmensseite liegen. Weiter ist ein betriebliches Interesse anzunehmen, wenn die Weiterbildung nicht freiwillig erfolgt, sondern dem:der Arbeitnehmer:in quasi „aufgezwungen“ wird.

Gegen ein „überwiegend betriebliches Interesse“ spricht allerdings, wenn ein:e Arbeitgeber:in exorbitant hohe Kosten für die Bildungsmaßnahme übernimmt. Es gibt zwar keinen Maximalbetrag für steuerfreie betrieblichen Weiterbildungen. Ihr solltet aber trotzdem immer daran denken: je höher die Kosten, desto schwerer lässt sich das betriebliche Interesse rechtfertigen. Auch wenn nur ein spezieller, nicht objektiv ausgewählter Personenkreis die Schulung besuchen darf, ist ein betriebliches Interesse anzuzweifeln.

A‍uch interessant: Teamwork auf Distanz: Tipps für eine erfolgreiche Online-Zusammenarbeit

Neuregelung für nicht ausschließlich betriebsbezogene Weiterbildung

Es gibt allerdings seit kurzem zwei gesetzlich neu geregelte Fälle, in denen eine steuerfreie betriebliche Weiterbildung bejaht wird, obwohl diese nicht im ganz überwiegenden Interesse der Arbeitgebenden liegt.

Dazu gehören zum einen Weiterbildungen, die ganz allgemein für die Berufstätigkeit förderlich sein können (z.B. ein Sprach- oder Computerkurs). Sie sollen eine Anpassung und Fortentwicklung der beruflichen Kompetenz des:der Arbeitnehmer:in ermöglichen und dazu beitragen, dass diese:r den beruflichen Herausforderung besser gerecht wird.

Steuerfrei sind zudem auch Weiterbildungen, die der beruflichen Neuorientierung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses dienen. Darunter fallen etwa Kosten, die der:die Arbeitnehmer:in für externe Dienstleistungen ausgibt, die darauf abzielen, den:der ausscheidendem:n Arbeitnehmer:in bei seinem:ihrem weiteren beruflichen Werdegang zu begleiten und bei der Jobsuche oder dem Start in eine Selbstständigkeit zu unterstützen.

Sind Live-Online-Trainings eine steuerfreie betriebliche Weiterbildung? 

Nun wollen wir noch die Frage beantworten: Sind Live-Online-Trainings – wie wir sie beispielsweise anbieten – ebenfalls als steuerfreie betriebliche Weiterbildung möglich?

Da Online-Weiterbildungsangebote in den letzten Jahren besonders durch die Corona-Pandemie einen großen Boom erlebt haben, herrschte hier aus rechtlicher Sicht zunächst Unklarheit. Für die steuerliche Beurteilung von Online-Weiterbildungen vertritt die Verwaltung (OFD Frankfurt, Verfügung vom 25.02.2021 – S 2342 A – 89 – ST 210) in diesem Zusammenhang allerdings eine klare Auffassung:

„Die Einräumung eines unentgeltlichen Nutzungsrechts durch den Arbeitgeber für nicht arbeitsplatzbezogene Online-Weiterbildungsmaßnahmen stellt beim Mitarbeiter grundsätzlich einen geldwerten Vorteil und somit Arbeitslohn dar (§ 19 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Eine Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit im obigen gesetzlichen Sinne ist gegeben, wenn durch die Bildungsmaßnahme Kenntnisse/Fertigkeiten vermittelt werden, die ganz allgemein der Berufstätigkeit förderlich sein können. Das Format der Weiterbildungsmaßnahme ist für die Anwendung der Steuerbefreiung unerheblich. Deshalb können sowohl Video-Schulungen als auch E-Learning-Angebote ohne einen Dozenten begünstigt werden und damit steuerfrei sein.“

Das bedeutet also, dass unter eine steuerfreie betriebliche Weiterbildung auch (unsere) Live-Online-Trainings fallen. Warum diese für uns das Beste aus eLearning und Präsenzseminar vereinen und wie unser Trainingskatalog funktioniert, kannst du hier nachlesen.

Du interessierst dich für weitere Themen rund um Microsoft 365 und digitales Arbeiten? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du jede Woche spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen.