Wo speichert Microsoft Teams geteilte Dateien und Dokumente – und wie findet man sie wieder?
Microsoft Teams ist ein Tool, das die Online-Zusammenarbeit in der digitalen Arbeitswelt enorm erleichtert. So kann man beispielsweise per Mausklick Dateien ganz einfach mit seinen Kolleg:innen teilen. Aber was ist, wenn ich etwa eine Powerpoint-Präsentation, die in einem Meeting geteilt wurde oder ein Word-Dokument, das mir jemand per Teams-Chat privat gesendet hat, ein paar Monate später noch einmal benötige? Wir geben euch in unserem heutigen Beitrag die Antwort auf eine häufig gestellte Frage: Wo speichert Microsoft Teams geteilte Dateien und Dokumente – und wie finde ich sie am leichtesten wieder?
Geteilte Dateien in Microsoft Teams – drei verschiedene Möglichkeiten
Grundgedanke der Microsoft-365-Welt ist es, die Microsoft Dienste untereinander zu vernetzen und die Arbeit mit den verschiedenen Programmen so effizient wie möglich zu gestalten. Deshalb arbeitet etwa Microsoft Teams zur Dateiablage sowohl mit den Programmen SharePoint als auch OneDrive. Das führt dazu, dass man Dateien im Wesentlichen auf drei verschiedene Arten in Teams wiederfinden kann.
- Direkt in der Teams-App über den Datei-Reiter
- Über Office.com bzw. SharePoint Online
- Über OneDrive
Wie genau das für jede Option im Einzelnen funktioniert, erklären wir euch nun nacheinander.
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Gespeicherte Dateien und Dokumente in Microsoft Teams finden
Der wahrscheinlich einfachste und schnellste Weg, geteilte Daten und Dokumente in Microsoft Teams wiederzufinden, ist im Programm selbst. Das geht über den Menüpunkt ‚Dateien‘. Diesen gibt es in der App gleich an mehreren Orten. Zum einen am linken Rand des Programms als eigenen Reiter, innerhalb unterschiedlicher Kanäle oder auch in 1:1-Unterhaltungen, Gruppenchats und Meeting-Chats.
Dateien, die in einem Kanal geteilt werden, werden im SharePoint-Ordner des Teams gespeichert. Diese Dateien findet ihr über die Registerkarte ‚Dateien‘ am oberen Rand jedes Kanals. Dateien, die in einen 1:1- oder Gruppenchat hochgeladen wurden, werden in eurem OneDrive for Business-Ordner gespeichert und sind nur für die Personen in der entsprechenden Unterhaltung freigegeben. Im Chat findet ihr diese ebenfalls oben über den Reiter ‚Dateien‘.
Wichtig ist also, den richtigen Tab auszuwählen, je nachdem wo die gesuchte Datei geteilt wurde. Der übergeordnete Menüpunkt ‚Dateien‘ ist bei der Suche von bestimmten Dateien übrigens eher weniger hilfreich, da die Liste geteilter Dateien in Microsoft Teams nur einen begrenzten Zeitraum anzeigt. Ein wenig praktischer hingegen ist der Tab ‚Downloads‘. Hier befinden sich nämlich alle Dokumente, die ein:e Nutzer:in in der Vergangenheit über Teams heruntergeladen hat.
Kennt ihr den Namen oder andere Eckpunkte der gesuchten Datei, hilft euch außerdem auch Suchfunktion beim Auffinden der gewünschten Inhalte.
Geteilte Dateien über Office.com sehen
Eine zweite Möglichkeit geteilte Dateien in Microsoft Teams wiederzufinden, ist es, sich direkt über Office.com in das Microsoft-Konto einzuloggen.
Ihr findet hier nicht nur die Browser-Versionen der Microsoft 365 Apps, sondern auch die Übersicht ‚Mein Inhalt‘. In dieser Ablage könnt ihr geteilte Dateien und Dokumente unter anderem nach Person und Besprechung filtern. Neben Teams-Dateien werden hier übrigens auch Dokumente gespeichert, die als E-Mail-Anhang oder über andere Apps gesendet wurden. Ihr habt mit dieser Variante also gleich sämtliche Dateien an einem Ort im Überblick.
Dokumente über die OneDrive Web App wiederfinden
Drittens und letztens könnt ihr in Microsoft Teams geteilte Dateien und Dokumente auch über die Web-Version von Microsoft OneDrive finden, sofern es sich um privat in Chats geteilte Dateien handelt (siehe oben). Unter ‚Geteilt‘ findet ihr dann nicht nur Dateien, die andere Personen mit euch geteilt haben, sondern andersherum auch alle Inhalte, die ihr für andere freigegeben habt, entweder über den Teams-Chat oder als direkte Freigabe in OneDrive.
Auch hier könnte ihr die Suche für ein schnelleres Auffinden vermisster Dokumente nutzen.
Gelöschte Datei in Microsoft Teams wiederherstellen
Solltet ihr nun eine Datei in Microsoft Teams partout nicht mehr auffinden können, besteht leider auch die Möglichkeit, dass ihr sie versehentlich gelöscht habt. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, wie ihr ins Nirvana beförderte Dateien und Dokumente wiederherstellen könnt. Voraussetzung ist allerdings, dass das Löschen noch nicht zu lange her ist.
Was viele Nutzer:innen nämlich nicht wissen: Auch OneDrive und SharePoint haben einen Papierkorb. Gelöschte Dateien und Dokumente – auch aus Microsoft Teams – werden dort für 93 Tage, also ca. drei Monate, aufbewahrt, bevor sie endgültig ‚entsorgt‘ werden.
Um eine gelöschte Datei aus Microsoft Teams wiederherzustellen, öffnet zunächst SharePoint bzw. OneDrive über die Schaltfläche in der Teams-App. Klickt dann auf den ‚Papierkorb‘, um die zwischengespeicherten Dokumente aufzurufen. Wenn ihr Glück habt, findet ihr hier eure vermisste Datei und könnte sie dann wieder zurückholen.
