Remote-Onboarding in hybriden Teams: Tipps und Tricks für die erfolgreiche Integration neuer Kolleg:innen

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Eine große Herausforderung in der Online-Zusammenarbeit ist es, das Gemeinschaftsgefühl innerhalb eines Teams auch virtuell herzustellen. Denn in der Online-Arbeitswelt fallen ungezwungene Begegnungen im Arbeitsalltag, etwa der Plausch an der Kaffeemaschine oder die gemeinsame Mittagspause, gänzlich weg. Auch eine freundliche Begrüßung am Morgen und das Verabschieden zum Feierabend finden meist nur per Chat-Nachricht statt. Besonders neue Teammitglieder haben es deshalb schwer, sich in Online-Teams zu integrieren. Doch es gibt einige Dinge, die euer Team aktiv tun kann, um ein Remote-Onboarding sinnvoll zu gestalten und neuen Kolleg:innen den Start zu erleichtern. In diesem Beitrag erklären wir euch, wie Onboarding auch remote funktionieren und die Integration ins Online-Team beschleunigt werden kann.

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Remote-Onboarding: Vernetzen neuer Teammitglieder per Speed-Dating

Arbeitet ihr als Team vor Ort, so lernen neue Teammitglieder die Kolleg:innen in der Regel schnell kennen und können ihnen in den ersten Tagen und Wochen über die Schulter schauen. Auch im Rahmen eines Remote-Onboarding wird sicherlich ein Willkommens-Meeting geplant sein. Doch das reicht in der Regel nicht aus, um das Gefühl zu haben, das neue Team wirklich zu kennen. Wie also können neue Teammitglieder ihr Team online kennenlernen?

Unsere Lösung lautet: Speed-Dating! Am ersten Tag soll nur ein kurzes Willkommens-Meeting – ohne zumeist langatmige Vorstellungsrunde – stattfinden. In der ersten Woche hat das neue Teammitglied dann Kennenlern-Speed-Dates mit den anderen Kolleg:innen. Denn nur wer alle Teammitglieder kennt, kann sich seinem Team zugehörig und sich wohl fühlen. Das Kennenlernen bindet zwar Zeit für alle Teammitglieder, ist aber essentiell für ein erfolgreiches Remote-Onboarding. Übrigens sollte sich auch die Führungskraft unbedingt Zeit für ein Speed-Date nehmen – denn so kann die Basis für ein vertrauensvolles Verhältnis geschaffen werden.

So funktioniert’s: In den ersten Tagen hat das neue Teammitglied täglich mindestens ein Speed-Date. Das bedeutet, es wird ein kurzes Zweier-Meeting mit einer anderen Person aus dem Team angesetzt. 15 Minuten reichen hierbei schon aus. Stellt euch in diesem Meeting kurz persönlich vor und beschränkt euch dabei idealerweise nicht nur auf langweilige Fakten aus eurem Lebenslauf. Versucht Gemeinsamkeiten zu finden und teilt vor allem auch mit, zu welchen Fragen ihr ein:e besonders gute:r Ansprechpartner:in seid. Erklärt dem neuen Teammitglied eure Aufgaben und Rolle im Team. So könnt ihr herausfinden, wo sich eure Aufgaben ggf. berühren oder überschneiden. Tipp: Schaltet unbedingt eure Kameras an. Denn ein Gesicht zur Stimme zu haben erleichtert den Kennenlernprozess deutlich.

Das Speed-Dating ist im Rahmen des Remote-Onboardings eine gute Möglichkeit, den:die neue Kolleg:in willkommen zu heißen, besser kennenzulernen und seine oder ihre Stärken schnell einschätzen zu können. Seid offen und interessiert, stellt Fragen und beantwortet Gegenfragen. Dann ist ein erster wichtiger Schritt für die erfolgreiche Integration des neuen Teammitglieds bereits getan.

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Einarbeitungsplan und „Best Buddy“ als Unterstützung für das neue Teammitglied

Startet ein neues Teammitglied vor Ort, so wird es in den ersten Tagen meist im Unternehmen herumgeführt, lernt das Team kennen und spürt die Arbeitsatmosphäre im Büro. Doch wie funktioniert dieser Prozess im Remote-Onboarding? Laptop anschalten, und dann?

Wir haben einen weiteren hilfreichen Tipp, um die Orientierungsphase für das neue Teammitglied angenehm zu gestalten. In den ersten Wochen erhält es einerseits einen Einarbeitungsplan und zum anderen einen „Best Buddy“. Dabei handelt es sich um ein Teammitglied, welches den:die neue Kolleg:in in der Einarbeitungsphase begleitet.

Der Einarbeitungsplan sollte folgendes enthalten:

  • Welche Dokumente sollen gelesen werden und wo sind diese abgelegt?
  • Wem sollte der:die Kolleg:in vorgestellt werden (intern und ggf. extern)?
  • Welche Projekte/Aufgaben/Ereignisse sind relevant?
  • Wer ist in welchem Zeitraum der Best Buddy?
  • Welche Termine stehen in den nächsten Wochen an? Und wer lädt das neue Teammitglied dazu ein?

Diese Informationen teilt ihr eurem neuen Teammitglied am ersten Arbeitstag mit.

Nun kommt der „Best Buddy“ ins Spiel. Er:sie und das neue Teammitglied treffen sich mind. zweimal täglich zum virtuellen Briefing. Hier können Fragen gestellt und geklärt werden. Aufgabe des „Best Buddies“ ist es auch, das neue Teammitglied mit den wichtigen Ansprechpartner:innen bekannt zu machen. Der „Best Buddy“ kann übrigens auch wöchentlich gewechselt werden. So muss die Einarbeitung nicht von einer Person alleine gestemmt werden und das Teammitglied lernt noch weitere neue Kolleg:innen besser kennen.

Bist du selbst neues Teammitglied? Dann raten wir dir: Sei offen und interessiert. Hast du das Gefühl, es fehlen dir Informationen zu einem bestimmten Thema, frage aktiv nach.

Als „Best Buddy“ sollte dir bewusst sein, dass sich ein neues Teammitglied im Remote-Team zu Beginn sehr einsam fühlen kann. Sei erreichbar, stelle viele Fragen und lasse den:die neue Kolleg:in erzählen, was er:sie schon weiß oder kennengelernt hat. Stelle außerdem sicher, dass das neue Mitglied stets mit Aufgaben versorgt ist – denn insbesondere Langeweile sorgt dafür, dass es sich Fehl am Platz fühlt.

Who’s who? – Das Team im Remote-Onboarding kennenlernen

Im Arbeitsalltag sind Online-Meetings oft eng getaktet. Dabei bleibt meist keine Zeit, eine Vorstellungsrunde für neue Kolleg:innen mit einzuplanen. Wie aber soll der:die neue Kolleg:in der Besprechung effektiv folgen können, wenn es gar nicht weiß, wer eigentlich daran teilnimmt?

Eine Möglichkeit, das neue Teammitglied im Remote-Onboarding mit dem Team vertraut zu machen, ist das Kennenlernen mit „Who’s who“. Darunter verstehen wir, dass jedes Teammitglied einen virtuellen Steckbrief gestaltet. Dazu wird eine Vorlage erstellt. Jede:r im Team – auch die Führungskraft – füllt diese aus und ergänzt bzw. aktualisiert bei Bedarf. Der Steckbrief soll sich vor allem auf berufliche Informationen beziehen (für Persönliches gibt es ja die Speed-Dates!). Auch ist es hilfreich, Hinweise einzufügen, wer für welche Fragen der:die richtige Ansprechpartnerin:ist.

Das neue Teammitglied wird darüber informiert, wo diese Steckbriefe abgelegt sind. Wird es zu einem Meeting eingeladen, kann es sich vorab anhand der Steckbriefe darüber informieren, wer am Meeting teilnimmt. So lernt es bereits vor dem Meeting die Kolleg:innen kennen und weiß, wer welche Rollen und Aufgaben im Team hat.

Transparenz mit Team-Code und Team-Wiki

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Remote-Onboarding ist es, dass das neue Teammitglied die „DNA“ seines Teams kennenlernt. Denn jedes Team hat eigene Abkürzungen, Regeln, Routinen oder pflegt Team-Rituale. Nur wer diesen Team-Code kennt, ist auch wirklich Teil des Teams.

Damit euer neues Teammitglied diesen schnell kennenlernt, ist das Erstellen eines Team-Wikis sinnvoll. Das ist sozusagen ein Glossar, der im Unternehmen bzw. Team üblichen Abkürzungen und Hinweisen zu Regeln, Routinen und Ritualen sowie den wichtigsten, regelmäßigen Team-Events. Ihr könnt es beispielsweise als geteiltes Dokument oder digitales Notizbuch in Microsoft Teams anlegen.

Für die Erstellung sammelt zunächst Ideen, welche Informationen für neue Teammitglieder am wichtigsten sind. Führt beispielsweise ein Brainstorming durch, welche Informationen ihr selbst vermisst habt, als ihr ins Unternehmen gekommen seid. Ihr könnt auch Punkte sammeln wie etwa „Typisch wir“ oder „Das sagen andere Teams über uns“.

Nachdem ihr eine Gliederung für das Team-Wiki erstellt habt, steuert jedes Teammitglied dazu Wissen bei. Abkürzungen ordnet ihr am besten alphabetisch. Bittet außerdem das neue Teammitglied darum, euch auf etwaige fehlende Informationen hinzuweisen und ergänzt bzw. aktualisiert das Wiki fortlaufend. Denn kleine Änderungen kosten wenig Zeit und sind beim nächsten Remote-Onboarding dann schon verfügbar. Übrigens könnt ihr auch selbst darin etwas nachschlagen, was ihr vielleicht nicht mehr wisst, etwa wo ihr welche Datei findet oder ablegen sollt.

Wir hoffen, wir konnten Dir mit diesem Beitrag weiterhelfen! Du interessierst dich für weitere Themen rund um hybrides Arbeiten? Dann schau gerne auf unserem flecsable Blog vorbei. Hier findest du viele spannende Beiträge zu verschiedenen Aspekten der Online-Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen.