Wie gestaltet man hybride Meetings erfolgreich? – Tipps und Tricks
In vielen Unternehmen können Arbeitnehmer:innen mittlerweile regelmäßig aus dem Home Office arbeiten. Deshalb ist es beispielsweise nicht unüblich, dass bei Besprechungen ein Teil der Kolleg:innen vor Ort ist, während andere sich virtuell hinzuschalten. Hybride Meetings können Teams allerdings auch vor neue Herausforderungen stellen. Werden diese Besprechungen nicht durchdacht geplant, läuft man schnell Gefahr, dass Informationen untergehen, Teilnehmende nicht berücksichtigt werden, sich geistig ausklinken und am Ende alles im Chaos endet. Wir geben dir deshalb in diesem Beitrag einige Tipps, wie du dein hybrides Meeting effizient und erfolgreich gestalten kannst!
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Hybride Meetings erfordern die richtige Technik
Hybride Teams, die zum Teil im Büro aber auch im Home Office arbeiten benötigen für ihre Meetings vor allem einen Ort, an dem alle Teilnehmenden gleichermaßen zusammengebracht werden können. Dazu ist vor allem die richtige Technik essentiell. Es gibt zwar bereits Ansätze für Virtual-Reality-Meetings, doch hier kann man noch von Zukunftsmusik sprechen. Vielmehr sollte man in der jetzigen Zeit pragmatische Lösungen finden, die für Unternehmen verschiedener Größenordnungen umsetzbar sind.
Ein oftmals großes technisches Problem in hybriden Meetings ist eine unzureichende Tonqualität sowie eine schlechte Sicht auf die Teilnehmenden im Konferenzraum. Das hat zur Folge, dass sich die Online-Teilnehmer:innen nicht nur örtlich, sondern auch inhaltlich schnell fern von der Besprechung fühlen können. Es ist deshalb besonders wichtig, sie mit entsprechender Technik ab- und ins Meeting hinein zu holen. Idealerweise sollte im Meetingraum eine Raumkamera installiert werden, die dazu geeignet ist alle vor Ort Teilnehmenden im Bild einzufangen. Weiter muss dazu ein Raummikrofon platziert werden, das die Übertragung der Sprache garantiert. Auch sollten Lautsprecher an verschiedenen Orten im Raum angebracht werden, sodass die Online-Teilnehmenden gut verstanden werden können.
Idealerweise hat man außerdem einen großen (Fernseh-)Bildschirm im Konferenzraum, auf dem alle am Konferenztisch versammelten Mitarbeitenden ihre Kolleg:innen im Home-Office gut sehen und ansprechen können. Sollte das nicht möglich sein, sollten alle körperlich Anwesenden einen Laptop vor sich haben, auf dem sie die remote Teilnehmenden sehen können.
Hybride Meetings brauchen Moderatoren
In hybriden Meetings ist aus außerdem sehr sinnvoll, einen oder zwei Teilnehmende zu Moderator:innen zu ernennen. Mindestens eine:r von beiden sollte vor Ort anwesend sein, der:die ander:e könnte hingegen für die Online-Teilnehmenden verantwortlich sein. Der:die Moderator:in vor Ort lenkt das Geschehen im Raum, achtet auf die Gruppendynamik und darauf, dass die in Präsenz Teilnehmenden auch ihre Kolleg:innen im Home-Office zu Wort kommen lassen. Zudem kontrollieren sie die Raumtechnik. Als Online-Moderator:in sollte man beispielsweise den Gruppenchat im Blick haben und auf Wortmeldungen der virtuellen Teilnehmenden aufmerksam machen.
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Hybride Meetings: „Online first“-Regel einführen
Dass es nämlich als Online-Teilnehmer:in gar nicht so leicht ist, zu Wort zu kommen, kennst du sicher selbst. Im Meetingraum vor Ort kann es nämlich sehr schnell zu lebhaften Diskussionen kommen. Eine einfache Möglichkeit, um zu vermeiden, dass virtuelle Teilnehmende dabei untergehen, ist die Einführung einer „Online first“-Regel für hybride Meetings. Das meint, dass sobald eine Frage geäußert wird oder eine Meinungsäußerung gewünscht ist, sich grundsätzlich zuerst die Kolleg:innen im Home-Office äußern dürfen. So gibst du ihnen genug Raum, sich einzubringen und reduzierst die Gefahr, dass sie sich ausgeschlossen fühlen.
Hybrides Meeting heißt: Kamera an, bitte!
Weiter sollten alle virtuell Teilnehmenden ausdrücklich darum gebeten werden, ihre Webcam einzuschalten. Zwar kann man hierzu rein rechtlich niemanden zwingen, weise aber deine Kolleg:innen ruhig darauf hin, dass die eingeschaltete Kamera einen wichtigen Teil zu einem erfolgreichen hybriden Meeting beiträgt. Gestik und Mimik sind nämlich essentiell, um sich im Team gegenseitig zu verstehen. Auch ist es deutlich einfacher, wenn Online-Teilnehmer:innen einfach eine Hand heben können, um zu signalisieren, dass sie etwas sagen möchten. Generell wird die Atmosphäre deutlich weniger anonym, wenn man sich gegenseitig ins Gesicht blicken kann. Auch schützt es davor, dass sich virtuell Teilnehmende gedanklich aus dem Meeting ausklinken und nebenbei vielleicht noch andere Dinge erledigen.
In hybriden Meetings auf Online-Aktivitäten setzen
Die aktive Beteiligung der Online-Teilnehmer:innen ist generell eine der größten Hürden in hybriden Meetings. In „offline“-Besprechungen ist es normalerweise üblich, Gedanken auf einem Whiteboard oder einem Flipchart im Konferenzraum festzuhalten. Kolleg:innen, die zu Hause vor dem Bildschirm sitzen können hier sich hierbei jedoch nur schlecht einbringen. Zudem lassen sich handschriftliche Aufzeichnungen durch die Webcam oft auch nur schlecht lesen.
Es ist daher sinnvoll, solche Aktivitäten in Online-Räume zu verlagern, auch für diejenigen, die vor Ort anwesend sind. Digitale Whiteboards gibt es mittlerweile zur Genüge – ein beliebtes Programm ist beispielsweise „Miro“. So können alle Teilnehmenden gleichermaßen Notizen machen und aktiv mitarbeiten. Ein weiterer Pluspunkt: Die Meeting-Ergebnisse haben alle auf diese Weise direkt in digitaler Form auf ihrem Laptop.
Wir hoffen, dieser Beitrag hat dir geholfen! Weitere Tipps und Impulse für die Arbeit in deinem Online-Team kannst du außerdem in unserem Buch „Online-Teamhacks“, erschienen im ManagerSeminare Verlag, nachlesen.
