Teamwork auf Distanz: Tipps für eine erfolgreiche Online-Zusammenarbeit

Was die Pandemie angestoßen hat, wird aus unserer Arbeitswelt wohl auch in der Zukunft nicht mehr wegzudenken sein. Online-Zusammenarbeit ist dank Home Office und „remote work“ in vielen Teams mittlerweile zur Normalität geworden. Doch damit diese auch gelingt, bedarf es nicht nur Software-Tools und technischer Ausstattung. Genauso wichtig sind verbindliche, sichere Regeln über die Nutzung der Tools und die Zusammenarbeit. Ebenso braucht es Frameworks, als Basis für selbstorganisiertes Arbeiten. Sie stellen den verbindlichen Rahmen dar, in dem sich das Team frei organisieren kann. In diesem Artikel findest du Tipps, wie Tools kreativ genutzt werden können, welche Frameworks die Zusammenarbeit gut unterstützen und wie du mit Regeln sowohl Freiheit als auch gleichzeitig Verbindlichkeit schaffst. So klappt Teamwork auch auf Distanz!

Transparenz mit Team- und Aufgaben-Board

Online-Zusammenarbeit findet nicht „auf Sicht“ statt, sondern räumlich getrennt. Um den Überblick zu behalten, finden in vielen Teams „Dailies“ statt, also tägliche Meetings in denen die Teammitglieder teilen, woran sie gerade arbeiten. Aber nicht in allen Teams ist das möglich (Teilzeitkräfte, Zeitzonen, Erreichbarkeit usw.). Wie kann also in diesem Fall das „Daily“ ersetzt werden?

Die Lösung: Ein übersichtliches, kombiniertes Team- und Aufgaben-Board, das alle Teammitglieder einsehen und pflegen können. Hier findet jedes Teammitglied immer alle relevanten Informationen – und auch die Führungskraft hat stets den Überblick, wo das Team gerade steht.

Als Führungskraft solltest du darauf achten, deinen Mitarbeitenden genug Freiraum zur Planung ihres Arbeitstags zu geben. Verschaffe dir täglich im Team-Board einen Überblick und frage nur nach, wo es notwendig ist. So hast du dein Team im Blick, vermittelst aber nicht das Gefühl, deine Mitarbeitenden ständig zu kontrollieren.

Als Teammitglied sollten du und dein Team eure Führungskraft wissen lassen, woran ihr arbeitet und wie weit ihr damit vorangekommen seid. Und auch ihr benötigt diesen Überblick, um z.B. Aufgaben, für die eine andere Person vorarbeiten muss, zum richtigen Zeitpunkt einplanen zu können. Die Verbindlichkeit des Team-Boards, verschafft euch gleichzeitig auch mehr Freiheit in der persönlichen Aufgabenplanung.

So sieht das Team- und Aufgabenboard aus

Egal ob als digitales Whiteboard, geteiltes Notizbuch oder in einer anderen Datei – alle Teams haben Zugriff auf das Team-Board. Es enthält die folgenden Informationen:

Wer ist im Team?
An welchem Thema arbeitet wer?
Wer hat welche Rollen?
Wann findet das nächste Meeting statt?

Außerdem wird ein einfaches Aufgaben-Board mit folgenden Spalten gepflegt:

To-Do: Welche Aufgaben stehen an? Wer erledigt sie?
Doing: Welche Aufgaben wurden von wem begonnen?
Done: Was wurde erledigt?

Das Board wird regelmäßig aktualisiert. Im Aufgabenbereich verschieben die Teammitglieder selbst „ihre“ Aufgaben in Doing bzw. Done, wenn sie begonnen oder erledigt wurden.

Aufgaben in der Online-Zusammenarbeit SMART formulieren

Teams haben ein übergeordnetes Ziel: Zu erledigende Aufgaben aufteilen. Wie kann also sichergestellt werden, dass bei der Online-Zusammenarbeit alle Teammitglieder ohne häufiges Nachfragen wissen, wie das Arbeitsergebnis aussehen muss?

Die Lösung: Aufgaben müssen so delegiert werden, dass sich aus der Beschreibung ergibt, wann sie vollständig erledigt sind. Dazu eignet sich die bekannte SMART-Formel. Eine Aufgabe ist danach nur vollständig formuliert, wenn sie folgende Informationen enthält:

Die SMART-Formel im Überblick

S = spezifisch: Formuliere die Aufgabe so genau wie möglich.
M = messbar: Was gehört alles zur Erledigung der Aufgabe? (Checkliste, Definition of Done)
A = akzeptiert: Warum ist es wichtig, diese Aufgabe zu erledigen?
R = realistisch: Kann die Person, die die Aufgabe übernimmt, diese auch erledigen? (Wissen & zeitliche Ressourcen)
T = terminiert: Wann muss die Aufgabe erledigt sein? Wann kann/muss mit der Erledigung begonnen werden?

Nur wenn ihr im Team den genauen Umfang eurer Aufgaben kennt, könnt ihr die Zeit, die ihr für die Erledigung braucht, sicher einschätzen und einplanen. Übernehmt Verantwortung dafür, dass ihr Aufgaben richtig verstanden habt. Ebenso kannst du als Führungskraft nur dann erwarten, dass Aufgaben vollständig erledigt sind, wenn du zuvor genau definiert hast, was du erwartest und wann die Aufgabe abgeschlossen ist.

Free your team! – Verantwortung in der Online-Zusammenarbeit teilen

Die schnelle Rückfrage „über den Schreibtisch“ gibt es in der Online-Zusammenarbeit nicht. Rücksprachen und Freigaben binden hier wertvolle Arbeitszeit. Wie kann man also Verantwortung angemessen verteilen, sodass Rückfragen entfallen und selbstorganisiertes Arbeiten möglich ist?

Die Lösung: Free your team! Das Delegation-Board bringt die notwendige Übersicht und Sicherheit, damit du als Teammitglied weißt, wann du selbst entscheiden kannst und wann du die Entscheidung der Führungskraft einholen musst. Als Führungskraft solltest du dich daran erinnern, dass du nicht jede Entscheidung selbst treffen und jede Freigabe erteilen kannst, da du sonst zum Flaschenhals deines Teams wirst.

So gestaltet man das Delegation-Board

Des Delegation-Board unterscheidet zwischen sieben Abstufungen der Entscheidungskompetenz:

Verkünden
Verkaufen
Befragen
Einigen
Beraten
Erkundigen
Delegieren

Während auf Level 1 die Führungskraft die Entscheidung selbst trifft und sie den Mitarbeitenden lediglich mitteilt, liegt die Entscheidung auf Level 7 völlig bei den Mitarbeitenden. Auf Level 4 wird die Entscheidung gemeinsam getroffen, nachdem ein Konsens gefunden wurde. Führungskraft und Team diskutieren und legen gemeinsam fest, welche Entscheidung bzw. Freigabe auf welchem Level delegiert wird. Das Delegation-Board wird dann für alle einsehbar visualisiert und abgelegt.

Kommunikations-Regeln für effiziente Online-Zusammenarbeit

Das Thema Kommunikation ist bei der Online-Zusammenarbeit wohl allgemein die größte Herausforderung. Online-Meetings sind häufig ineffizient, da Informationen erst im Termin geteilt werden und deshalb nicht sofort entscheidungsreif sind. Besser ist es daher, Informationen schon bereitzustellen, bevor man darüber online spricht. Die E-Mail ist dabei nur einer von vielen Wegen, asynchron digital zu kommunizieren. Nicht selten führt ein falsch gewählter Kanal zu Missverständnissen. Wie aber wählt man den richtigen Kommunikationskanal und stellt sicher, dass Nachrichten beim Empfänger ankommen?

Auch interessant: Zielführend statt Zeitfresser – So gestaltest du Online-Meetings effektiv und effizient

So legst du Regeln für die Online-Kommunikation fest

Eine ausschlaggebende Rolle dabei spielen Anlass, Zeitpunkt, Empfängerkreis und Format. Um hier Sicherheit zu schaffen, solltet ihr als Team verbindliche Regeln vereinbaren, die von allen eingehalten werden.

Erstellt dazu nächste eine Liste der Anlässe und Themen, zu denen asynchron, also außerhalb von Online-Meetings oder Telefonaten, Informationen und Nachrichten ausgetauscht werden können. Führt außerdem die bestehenden Kanäle auf – und wer Mitglied in welchem Kanal ist und deshalb Zugriff auf dort liegende Infos hat. Vereinbart im Team, welchen Kanal ihr wann nutzt und wo ihr welche Informationen für wen ablegt.

Alle Teammitglieder checken regelmäßig die für sie relevanten Kanäle oder abonnieren diese. Soll eine Person direkt in einer für alle zugänglichen Channel-Nachricht angesprochen werden, nutzt dafür die Funktion @Name.

Dokumentiert diese Regeln und macht sie für alle einsehbar, z.B. in einem Team- und Aufgaben-Board.

Erreichbarkeit mit Videoclip-Briefing

Bleiben wir weiter beim Thema Kommunikation. Eine weitere Problemquelle: Nicht immer können alle bei jedem Meeting anwesend sein. Wie kann man also sicherstellen, dass alle Teammitglieder auch komplexe Sachverhalte vollständig verstehen und die relevanten Informationen erhalten, selbst wenn sie bei einem Meeting nicht anwesend waren?

Eine weitere Möglichkeit der Kommunikation ist es, technische oder umfangreiche Informationen asynchron bereitzustellen. Das funktioniert am besten per Video-Briefing.

So bereitest du ein Video-Briefing vor

Erstelle dazu ein Online-Meeting mit einem Video-Conferencing-Tool. Wenn andere Personen an dem Meeting teilnehmen, zeichne das Meeting auf. Wenn niemand weiteres teilnehmen kann, melde dich mit zwei Geräten, z.B. Laptop und Smartphone über den Anmeldelink an, starte die Meeting-Aufzeichnung und teile deinen Bildschirm. Nun klickst du z.B. Schritt für Schritt durch eine Software oder zeigst eine Präsentation und erklärst dazu alles Notwendige. Wenn du nichts zeigen musst, zeichne dein Kamerabild auf und sprich deine Zuschauenden direkt an. So erhältst du ein Erklärvideo, das du deinem Team per Filesharing zur Verfügung stellen kannst.

Online-Zusammenarbeit stellt uns oft vor Herausforderungen

Wie du im Berufsalltag sicher schon selbst erlebt hast, stellt uns das neue Zeitalter rund um Home Office und „new work“ im digitalen Arbeitsumfeld nicht selten vor Herausforderungen. Wir hoffen, du konntest aus diesem Beitrag Anregungen gewinnen, um die Online-Zusammenarbeit in deinem Team in Zukunft nachhaltig sinnvoller gestalten zu können.

Du interessierst dich für weitere Tipps rund um das Thema Online-Zusammenarbeit? Dann wirf gerne einen Blick in unser Buch „Online Team Hacks“, erschienen im managerSeminare Verlag. Hier bekommst du Impulse und Tools für erfolgreiches arbeiten in Online-Umgebungen. Weitere spannende Themen rund um Microsoft 365 findest du außerdem regelmäßig auf unserem flecsable Blog.