Zielführend statt Zeitfresser – Online-Meetings effizient planen und gestalten

In vielen Terminkalendern jagt ein Online-Meeting das nächste. Auf den ersten Blick sind sie auch eine feine Sache für die virtuelle Zusammenarbeit – mit einem Maus-Klick angesetzt und die Organisation besteht zunächst aus nicht mehr als dem Versenden eines Einladungslinks an die Teilnehmenden. Fragt man allerdings Mitarbeitende in Online-Teams nach ihrer Meinung zu virtuellen Meetings, hört man oft folgendes: zu viele, schlecht vorbereitet, ineffizient, langweilig und häufig ergebnislos. Ob es immer das richtige Kommunikationsformat ist, wird selten hinterfragt. Doch Online-Meetings binden wertvolle Arbeitszeit, daher sollten sie sparsam und effizient eingesetzt werden.

Im folgenden Beitrag erkläre ich dir, wie du Online-Meetings in Zukunft zu einem gezielten Booster für die Zusammenarbeit machst. Konkret geht es darum, folgende Aufgaben effizienter zu gestalten:

• Planung
• Vorbereitung
• Durchführung
• Nachbereitung
• Aktivierung der Teilnehmenden 

Online-Meetings mit Ergebnisfokus effizient planen

Ein erfolgreiches, zielsicheres und ergebnisorientiertes Online-Meeting steht und fällt schon damit, ob es im Voraus gut geplant wurde. Die Faustregel lautet hier: Plane nicht das Meeting,  sondern plane, welches Ergebnis du erzielen möchtest. Denn wenn du dir darüber im Klaren bist, kannst du viele Entscheidungen in Bezug auf die Meeting-Organisation besser treffen.

Stelle dir also zunächst die Frage: Was soll mit dem Meeting erreicht werden? Mögliche übergeordnete Ergebnisse können z.B. das Sammeln von Infos und Ideen oder das Erstellen eines Projektplans sein. Im zweiten Schritt musst du dann noch genauer definieren, wie das Ergebnis für einzelne Teilnehmende aussehen soll. Etwa, ob es am Ende eine allgemeine Aufgabenliste oder zugewiesene Aufgaben mit Deadlines gibt.

Hast du als Organisator:in dein Ziel definiert, muss die nächste Frage lauten: Ist ein Meeting zwingend notwendig, um dieses Ziel zu erreichen? Denn ein Meeting ist nicht immer die beste Art, zusammenzuarbeiten. Zudem bindet es wertvolle Arbeitszeit. Als Organisator:in solltest du deshalb sicherstellen, dass die Meeting-Zeit für alle gut für investiert ist. Stellst du fest, dass das gewünschte Ergebnis auch asynchron erzielt werden kann, solltest du lieber diesen Weg wählen. Wenn beispielsweise eine Entscheidung wichtig, aber nicht dringend ist, ist eine schriftliche Abstimmung unter Umständen sinnvoller.

Kommst du nun zum Schluss, dass für deinen Ergebnisfokus ein Online-Meeting das geeignete Tool ist, gibt es noch ein paar weitere Schritte im Planungsprozess.

• Gib deinem Meeting einen Titel,  der auf das gewünschte Ergebnis hinweist (z.B. Ablaufplanung Projekt XY).
• Erstelle eine Liste der Personen, die einen Beitrag zum Ergebnis leisten können.
• Überlege, wieviel Zeit benötigt wird, um das Ergebnis zu erzielen. Reicht ein Termin?
• Plane dir genug Zeit zur Vorbereitung des Termins ein.

Gute Vorbereitung ist ein Muss

Knüpfen wir nun an den letzten Punkt an – die Meeting-Vorbereitung. Diese ist essentiell, um den Erfolg des Termins zu sichern. Denn eine gute Vorbereitung hört bei der Einladung zum Meeting noch lange nicht auf.

So erstellst du die Agenda für dein Online-Meeting

Bist du Organisator:in des Meetings, dann sind nicht die Eingeladenen verantwortlich für den Erfolg des Termins, sondern du! Um „dein“ Online-Meeting zu einem bereichernden Erlebnis für alle Beteiligten machen, solltest du dir also rechtzeitig Gedanken machen, was es vorzubereiten gibt. Stelle dir dabei zunächst folgende Frage: Was können die Eingeladenen schon im Vorfeld tun, um den Erfolg des Meetings zu sichern? Es macht nämlich Sinn, die Teilnehmenden aktiv an der Vorbereitung zu beteiligen.

Weiter solltest du eine ausführliche Agenda erstellen, die du schon mit der ersten Einladung teilst. Sie enthält:

• die Liste der teilnehmenden Personen, aus denen sich ihre Rolle/Aufgabe im Meeting ergibt
• die Topics
• die geplante Zeit für jeden Punkt der Agenda

Tipp: Weniger ist im Online-Meeting mehr – das gilt für Teilnehmende, Topics und Zeit. Die Konzentration lässt im Meeting nach ca. 45-60 Minuten stark nach. Plane deshalb unbedingt ausreichende Pausen ein.

Infos, Daten, Protokoll – was es sonst noch vorzubereiten gibt

Die Teilnehmendenliste solltest du bereits für eine asynchrone Vorstellung nutzen, etwa indem du die LinkedIn oder unternehmensinternen Profile mit den Namen verlinkst. Achte auch darauf, keine Personen einzuladen, die im Meeting keine Rolle/Aufgabe haben oder weise in der Einladung darauf hin, dass ihre Teilnahme optional ist. Weiter solltest du alle Infos oder Daten, die für das Meeting wichtig sind, rechtzeitig vor dem Termin sammeln, ggf. aktualisieren und mit den Teilnehmenden teilen. Anhand der Agenda bereitest du außerdem ein Protokoll vor, in dem du die Ergebnisse einfach dokumentieren kannst.

Bist du selbst „nur“ Teilnehmer:in bzw. Eingeladene:r, solltest du dir im Vorfeld die Frage stellen, ob und wenn ja was du zum Erfolg des Meetings beisteuern kannst. Wenn du hier nichts siehst, frage entweder nach oder lehne die Einladung höflich ab. Über ein Ergebnis kannst du dich auch im Nachhinein informieren. Nimmst du die Einladung zum Meeting an, stehst du damit in der Verantwortung, dass du alle Informationen hast, um einen sinnvollen Beitrag zum Meeting-Erfolg leisten zu können.

Dynamische Moderation für einen effizienten Rahmen

Planung und Vorbereitung sind erfolgreich abgeschlossen und endlich ist es soweit: der Meeting-Termin findet statt! Wichtig ist es nun, deinem Online-Meeting einen Rahmen zu geben, der zeitsparend und effizient ist und außerdem dafür sorgt, dass die Teilnehmenden fokussiert bleiben.

Das richtige Mindset im Online-Meeting

Wichtig ist, dass alle am Meeting Beteiligten das richtige Mindset mitbringen.

Als Organisator:in etwa ist es an dir, im Meeting das Interesse und die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu aktivieren. Mach dir deshalb vor dem Meeting Gedanken, wie das Gelingen kann.

Bist du Teilnehmende:r, solltest du dir darüber bewusst sein, dass du eingeladen wurdest, weil du aktiv zum Meeting-Erfolg beitragen kannst. Sei also offen für neue Methoden und mache auch aktiv Vorschläge, um das Meeting-Erlebnis für alle zu verbessern.

Für Führungskräfte gilt: im Online-Meeting solltest du weder Alleinunterhalter:in, noch stille:r Zuhörer:in sein. Beteilige dich wie alle anderen am Erfolg des Online-Meetings.

Drei Rahmenmethoden für ein dynamisches Online-Meeting

Um den Ablauf deines Online-Meetings dynamisch zu gestalten, gibt es drei Rahmenmethoden, die du den Teilnehmenden gleich zu Beginn erklärst.

Vorstellungsrunde

Lange Vorstellungsrunden schläfern ein. Das kannst du gekonnt vermeiden. In der Begrüßung umreißt du das Meeting-Ziel kurz. Danach stellen sich die Teilnehmenden in max. 1 Minute wie folgt vor:

• (Bei Bedarf): Mein Name ist … 
• Ich bin heute im Online-Meeting, um …
• Meine Zeit in dieses Meeting ist gut investiert, wenn … 

Gerne kannst du einen Timer stellen, um die Zeit zu kontrollieren.

Aktives zuhören im Online-Meeting

Erläutere den Teilnehmenden die Methode des aktiven Zuhören. Die Zustimmung zu einem Wortbeitrag sollen sie ausdrücken, indem sie mit erhobenen Händen „wedeln“. Das ist ein Zeichen aus der Gebärdensprache. So erhält die sprechende Person sofort Feedback und langweilige Zustimmungsabfragen entfallen. Du solltest hierfür darum bitten, dass alle ihre Kamera während des Meetings eingeschaltet lassen.

Abschlussrunde 

In der Abschlussrunde geben die Teilnehmenden wieder in max. 1 Minute Feedback zum Meeting. Lasse sie dafür die folgenden Sätze vervollständigen:

• Ich konnte mein Meeting-Ziel (nicht) erreichen, weil … 
• Für mich war besonders interessant/wichtig, …
• Nach diesem Meeting kann/werde ich … tun 

Da viele Teilnehmenden direkt von deinem Meeting in das nächste wechseln werden, solltest du rechtzeitig mit der Abschlussrunde beginnen (1 Minute/Person zzgl. 5 Minuten für eine finale Zusammenfassung).

Aktivierende Tools erhöhen die Aufmerksamkeit

Eine der größten Herausforderungen im Online-Meeting ist es, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden von Anfang bis Ende aufrecht zu erhalten. Wir kennen das sicher alle. Oft sagen wenige viel, während andere nur zuhören, Kameras werden ausgeschaltet und nebenher E-Mails gelesen oder im Home Office vielleicht sogar mal die Spülmaschine ausgeräumt. Wie kann man also Online-Meetings so gestalten, dass sie kurzweilig und dabei dennoch effizient sind?

Die Lösung: Entlang der Agenda erstellst du als Organisator:in einen Regieplan und bereitest ein digitales Whiteboard vor. Hierbei achtest du darauf, möglichst abwechslungsreiche Meetings zu gestalten und immer wieder alle Teilnehmenden zur aktiven Mitarbeit anzuregen. Erweitere dein persönliches Portfolio an Meeting-Methoden stetig und sorge dafür, dass dein Meeting zu einem tollen Erlebnis für alle Teilnehmenden wird.

Hier ein paar Tipps:

• Wähle für jeden Agenda-Punkt eine Methode, die möglichst viele Teilnehmende anregt, sich aktiv einzubringen. Frage dich vorher also: Was tun wir, um das Ziel des Meetings zu erreichen? Warum tun wir es und warum so? Wer macht was wie lange?
• Das digitale Whiteboard ermöglicht es, interaktiv mit allen Teilnehmenden gleichzeitig zu arbeiten. Bereit es so vor, dass du im Meeting nur noch erklären musst, welche Beteiligung du erwartest. Viele Tools haben auch Template-Bibliotheken, in denen du nützliche Vorlagen für ein Whiteboard findest. Die Arbeit damit ist nicht nur effizient, sie macht auch Spaß und das gleichzeitige Aufschreiben von Ideen spart wertvolle Zeit.
• Ein Timer hilft dir zu verhindern, dass Redezeiten überschritten werden oder Brainstorming-Sessions ins Unendliche laufen.

Finale Meeting-Ergebnisse festhalten

Damit die Ergebnisse deines Online-Meetings letztlich auch nachhaltig und effizient genutzt werden können, müssen die sie unbedingt festgehalten werden. Das Meeting gilt nämlich erst als abgeschlossen, wenn die Ergebnisse geteilt wurden. An einem Meeting können zudem nur in seltenen Fällen alle Teammitglieder teilnehmen. Auch hier ist es deshalb wichtig, sie im Nachhinein ausreichend zu informieren.

Die Lösung: Es wird ein geteiltes Online-Notizbuch erstellt, in dem die Protokolle aller Online-Meetings gesammelt und wichtige Dateien (z.B. Präsentation, Informationen, Screenshots, Whiteboard, etc.) verlinkt werden. Erstelle dafür ein vorgefertigtes Protokoll im Notizbuch anhand der Meeting-Agenda und setze darin Platzhalter, in die im Termin Entscheidungen oder Aufgaben eingetragen werden. Solltest du selbst eine aktive Rolle im Meeting haben, bitte eine andere Person, Protokoll zu führen.

Richte außerdem einen wöchentlichen Update-Termin (Weekly) ein, in dem das Team sich Update zu den Meetings der Woche gibt und plant, wer in der kommenden Woche an welchem Meeting teilnimmt. Ziel im Weekly ist es, andere Team-Mitglieder über die wichtigsten Meeting-Ergebnisse zu informieren (nicht den Weg dahin!). Fasse in wenigen Sätzen zusammen: „Ich habe an Meeting XY teilgenommen. Das Ergebnis des Meetings war … Nach dem Meeting geht es nun so … weiter“. 

So sind alle Teammitglieder informiert, ohne an jedem Meeting persönlich teilnehmen zu müssen.

„New work“ erfordert auch eine neue Meetingkultur

Wir hoffen, du konntest aus diesem Beitrag Anregungen gewinnen, um deine Online-Meetings in Zukunft effizient und effektiv zu gestalten. Denn das Etablieren einer neuen Meetingkultur ist unabdingbar, um „new work“ im digitalen Arbeitsumfeld nachhaltig erfolgreich zu machen.

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